浅析电子档案的管理与保存

刘静

二十一世纪是一个数字化的时代，随着计算机技术、网络技术、存储技术以及介质的快速發展，电子文档在社会发展与演变中成了重要的信息源。电子文档具有检索方便快捷、传输快、信息量大、内容丰富多样的特点，与传统的纸质文档相较，具有诸多的优点。在电子文档中，有一部分具有归档保存价值以及备查、凭证作用的称之为电子档案。电子档案具有同传统纸质档案不同的特性，在保存、维护方面有别于传统的档案管理，而使电子档案能够安全可靠的保存并保持其完整性、真实性以及原始性则是当前急需解决的问题。

1、电子档案的特点

电子档案是由电子文件转化而来，而电子文件是信息数字化的产物，是文字、图形、声音、影像等多种数字信息的集合体，产生和读取都需要借助计算机才能够实现。对于电子档案，目前尚无统一明确的定义，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件基本可以认定的为电子档案。电子档案具有检索方便快速的特点。电子档案的载体是磁盘、光盘等可通过计算机读取的介质，而作为电子文件，计算机超高的运算速度使档案检索的时间大大缩短，促进了档案的利用。电子档案对于网络传输具有适用性。电子文件本身即是网络资源的一种，因此，可通过计算机网络进行远距离的快速传输是其重要特点之一。网络传输具有传统传输方式无可比拟的速度优势，在现代快节奏的社会环境中，对于档案的利用来说，不但可充分的发挥其价值，因速度优势而产生的经济效益也是十分可观的。此外，作为一种网络资源，其共享所达到的社会价值也是不可估量的。电子档案对于物理空间的占用极小，无污染，对于生物侵害如色虫、鼠及其他有害生物具有天然的免疫。电子档案的载体具有重写性，这使得电子档案的真实性与可靠性受到影响。

2、电子档案管理与保存中存在的问题

2.1技术的发展对电子档案管理的影响问题。技术具有天然的脆弱性，而计算机技术的发展可谓是日新月异，软硬件系统的升级换代很快，使得不同系统时代生成的电子档案在一定程度上存在着“代沟”。如何消除这些“代沟”，使得电子档案在时光岁月中保持信息的原始、完整与真实与可用，是电子档案管理与保存的一大问题。

2.2电子档案存储介质的更新换代问题。如同计算机技术的发展一样，作为计算机信息脱机备份的存储介质，其发展与更新换代也是十分快速频繁。目前来说，作为电子文件存储介质的材料主要还是磁性材料与光盘材料。磁性材料介质如软磁盘，从最初的8寸盘到5寸盘再到3寸盘，目前已基本淘汰，存储其上的信息在当前软硬件环境下如何读取已成为一个问题。作为当前主流存储介质的光盘，其发展与更新也是十分迅速，CD系列、DVD系列、蓝光盘等介质五花八门的种类与用途，使得确保电子档案的长期可读性成了一种新的挑战。

2.3电子档案存储格式多样化问题。由于软件系统存在多样性，同种用途的软件往往存在着多个不同的开发者，也就使得计算机在形成信息记录时，存在着多种存储格式。软件设计和使用大多只考虑专业性的需求，在通用性与兼容性上往往考虑不足，这种多格式化形式的存在，使得电子档案在存储、读取以及利用上存在着诸多的问题，就电子档案的长期可读与利用来说，是十分不利的。

2.4安全性问题

毫无疑问，电子档案在诸多方面有着明显的优势，但与传统纸质档案相较，在安全性方面却也有着天然的劣势。网络的便捷为电子档案的传输利用提供了方便，但也使得电子档案的安全性受到质疑，非授权访问、恶意攻击等网络黑客行为对于电子档案的安全来说是重大的威胁。

3、电子档案的管理、保存与维护措施

3.1电子档案的管理措施。电子档案的形成、整理、保存和利用等各个环节对于信息的原始性、完整性以及真实性等都具有重要的影响，任何一个环节的问题，都有可能使信息的属性产生变化。因此，建立一套科学、合理、严谨的管理制度，从每一个环节上进行严密的把控，才能确保电子档案的真实、完整及有效。首先，电子档案的制作过程要责任分明，档案形成后应及时进行积累。对于电子档案的形成，制作人员应该对其制作的文件负有全责，应确保档案的形成中元数据与背景信息的完整与准确，要注意档案形成中参与人员的责任范围，避免误操作或是有意图的删改等造成档案信息的改变。此外，电子档案形成后应及时进行积累，以防在分散状态下发生信息损失和变动，收集积累过程中的一切变更都应记录在案，对收集积累起来的电子档案要有备份。其次，应建立科学的归档制度并严格执行。归档是电子档案区别于电子文件的重要标志，只有经过归档处理的电子文件，才具备电子档案的属性，因此，建立科学的归档制度并严格执行对于电子档案的管理具有重要的意义。第三，应建立严格的电子档案保管制度并严格执行。对于归档的电子档案，应使用光盘作为存储介质并进行相应的保护处理，使之处于只读状态；在系统软硬件平台发生变化时需要对电子档案进行转化处理时，应确保档案信息在转换过程不失真；要定期对电子档案的安全性、有效性进行检查，发现问题应及时采取维护措施。第四，加强电子档案利用过程中的管理。电子档案在入库后，原则上原始载体不得外借，对于档案的利用只能采取复制拷贝的形式进行。对于电子档案的利用，应严格实际权限控制，确保电子档案在利用过程中的安全性，避免利用过程中信息的泄密与损伤。

3.2电子档案保管措施。3.2.1保证电子档案载体在物理环境上的安全。电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。电子档案载体材料的特点，决定了电子档案容易受外部环境的影响，因此，应在物理上建立一个适宜电子档案载体保存的环境。保管电子档案的环境温度最好控制在14℃--24℃之间，温差一般小于5℃。温度过高会使档案介质变脆，带基机械强度下降，加速老化，寿命缩短。保管电子档案的环境湿度最好控制在40%-60%之间。湿度过大会引起磁带、磁盘膨胀与变形，湿度过小容易变脆易碎。存放载体的柜、架及库房应达到有关标准的要求，载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等。3.2.2采用统一的电子档案存储格式。通常电子档案的来源并不固定，生成的格式也多种多样，技术与形式上的差异，必然会导致在日后的还原上，所采取的技术也不同，这就造成了电子档案保管与利用的技术复杂性。因此，在电子档案保存过程中，除对信息内容的保存，还应对其所依赖的技术及数据结构进行记录保存，或者采取统一的技术或方法进行转换后再保存，减少电子档案对技术与设备平台的依赖性。3.2.3确保电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须要保持其数据的原始性，这就要求在保存时，要针对其原始形成的格式同步进行软硬件技术的封装保存。也就是说，要保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时，使之按本来的面目进行显示。

（作者单位：丰县城市管理局）