传统人事档案管理面临的挑战

摘 要：新形势下，传统人事管理对我国建设人才一流强国目标的限制日趋显露。全面系统的人事制度改革仍就有待深入。由人事管理转向人力资源管理的过程中暴露出许多新的问题。这些问题直接影响着人事管理改革的内容。人事管理改革必须要完成几个转变，包括：机制转变、制度改变、角色转变、风气转变等等。人事管理改革又进一步给人事档案管理带来了诸多挑战，要求人事档案工作要跟上改革的步伐。这种挑战是来自于多方面的，既包括管理理念、管理功能，也包括管理制度与管理方式等。人事档案管理改革应该要照顾到这些方面，使人事档案工作更加适应新型人事管理的要求。

关键词：人事改革；人事档案；挑战

一、对传统人事档案管理理念的挑战

传统人事档案管理从理念层面讲重点在于一个“管”字。这一点在我国人事档案产生之初就已埋下了“根基”。建立人事档案的目的在于如何对干部进行政治性考核，如何对干部的晋升、调动进行约束，简单说，就是如何“管住人”。2006年《青年报》曾刊载一篇题为《“马兰事件”揭文艺单一体制之弊》的文章，讨论了安徽省黄梅戏剧院扣押黄梅戲演员马兰人事档案一事。文中著名作家余秋雨的一句话耐人寻味：“马兰的对手，是一种不良体制，而不是某几个人。”此案例清晰地反映出了传统人事档案管理之理念。在这种理念指导下的人事档案管理工作可以说毫无人性化可言，明明是记录个人经历的东西，到头来却成为个人发展之羁绊。明明是自己的东西，想要利用却要看所谓的“管理者”的眼色。现今实行的人事管理改革，其核心就是围绕着“以人为本”来进行改革，在这样的核心思想面前，再抱着老一套的人事档案管理理念显然已不合时宜。

二、对传统人事档案管理功能的挑战

传统的人事管理是为了考核干部，进行政治审查鉴别，因此建立完备严密的人事档案制度是一种必然需要，政审当然成为当时人事档案制度最重要的内容。在战争年代，尤其对一些从事地下工作的干部而言，人事档案是个人与组织最重要的联系纽带，如果档案丢失，则往往意味着过去政治生命的记录被抹去。所以，我们才在众多的文艺作品中看到，党员干部的人事档案成为旧政权最想获得的机密。

建国后，人事档案制度作为一种经验在全国被推广建立起来。前文已经提到，从延安时代直到上个世纪80年代，半个世纪的时间里，中国人是以一种“政治人”的面目而存在的，而人事档案记载的最重要的项目也是一个“政治人”的身份要素。

但是，随着社会的发展，尤其是经济体制改革步伐逐步加快，人事档案与社会管理职能的分离将成为趋势。具体体现在：

（一）传统的“政治人”、“单位人”将越来越多地转变为“社会人”，现在人事档案的很多功用正在逐渐消失。比如出国政审，在广州，因私出境已经开始不用政审了，持户口本和身份证就能办理护照。再如职称，目前社会化的职称资格考试越来越多，而通过档案资料申报职称评审的人数正在逐年减少。

（二）档案管理还将和社会保险分离，每个劳动者都持有缴费手册，上面记录有参加工作的时间和单位，这样就可以清楚地核算个人的保费数额了，以往那种捧着人事档案去审批工资、保险，办理退休的现象将会一去不复返。所有这些，都给目前的人事档案管理功能提出了严峻的挑战。

三、对传统人事档案管理制度与管理方式的挑战

理念指导制度，制度又约束行为（方式）。由此可见，有什么样的理念，伴随而生也就会有什么样的制度与管理方式。在保守的“管”字当头的理念下，传统的人事档案管理制度和方式犹如一潭死水，毫无生机。笔者查阅了部分单位的人事档案管理制度，尽管内容上略有差别，但印象最深的就是大多数单位人事档案管理制度开篇的“保密”二字。也就是在这种略显“左”的保密思想下，无数人事档案人耗掉了青春，耗掉了热情。人事档案工作逐渐成了一项默默无闻的工作，因为它不像其他工作那样容易引人注意，发挥不出多少作用，更不容易取得明显成绩。有些单位的领导干部和部分同志更认为档案工作不如其他工作重要，没有把档案工作摆到应有的位置，出现那种要用时想到、不用时不要、考核检查时才突击整理的现象，平时对档案工作缺少投入，出现问题后也不积极主动地去想办法解决。导致了全国上下整体人事档案工作一直处于被动应付的状态。结合当前实际来看，比如《干部档案管理条例》规定“干部档案实行党委或行政主管部门领导下集中统一和分级负责的管理体制”。但当前的实际情况是：

其一，干部人事档案的管理机构突破了原有的体制。干部实行分类管理后统一的干部概念不复存在。特别是企业单位，由身份管理转为岗位管理，“干部档案”被“员工档案”所包容，企业的行政级别被取消，管理者由职工代表大会选举产生，按原行政级别分级负责人事档案的管理体制自然消亡。而新的管理体制又未建立，企业破、停、撤、并后，这部分人事档案的管理已经脱离了干部人事档案管理的原有体制。因此，在操作规程、档案使用上也脱离了组织人事部门的监管覆盖面。

其二，在多种所有制经济组织中从业的员工档案，现已多半委托社会中介机构管理，但不排除单位自行保管档案的现象存在。究竟什么单位能够自行管理员工的人事档案，什么单位不能够管理自己员工的档案，始终缺少明确、统一的规定。人事档案的管理体制如何自上而下、由点及面的理顺问题既让企业经营者困惑，也让人事档案管理者茫然。

其三，中组部、人事部文件规定，流动人员的人事档案管理只能由政府人事部门所属的人才服务机构负责，但现在有些职业介绍服务机构却管理着大量人事档案；还有一些人事档案因各种原因尚在个人手中。这些人事档案的管理应该说是现今漏洞最大，也是最需要监管的。

作者简介：白冰（1987—），女，内蒙古乌兰浩特人，内蒙古乌兰浩特市兴安盟人民医院设备档案员。