高校科研经费全过程管理探究

（西安交通大学 陕西西安710049）

一、目前高校科研经费管理存在的主要问题

（一）预算编制不规范

目前，由于项目负责人对于科研经费预算不够重视，“重立项、轻预算”现象普遍存在。课题申报中预算编制的工作主要由课题组成员完成，很多课题甚至是由博士生或硕士生根据个人估计粗略编制，这就导致在预算批复后实际支出时会出现较大问题，预算与实际支出严重偏离，需要支出的项目预算不足，不需支出的项目预算无法执行。预算编制不规范，直接影响了后续的经费支出，甚至影响到最终的课题决算工作。

（二）会计核算工作中存在的问题

由于目前高校普遍存在财务人员严重不足的情况，从而导致会计核算工作无法严格实现会计监督功能，会计核算的监督更多的关注于票据的真实性和手续的完备性，较难实现从预算、决算的角度实现较为全面的会计监督，对于购置设备与课题的相关性，测试费用支出的合理性等方面较难实现相关的监督审核职能，对于防止非法转移课题经费、套用课题经费的现象存在管理漏洞。

（三）外协经费监管不严

外协经费一直是科研经费审计的重要内容，但也一直是容易出现问题的项目。课题经费审计中也发现过虚列经济事项签订合法合同将科研经费转移至关联单位的情况，个别科研课题甚至出现擅自增加原预算中没有的协作单位的情况，从而使科研经费使用脱离学校监管。

（四）决算中存在的相关问题

由于经费使用的不合理不合规，导致最终决算时预算与实际支出存在较大偏差，很多课题在决算时大量调账，破坏了原有账务的连贯性和完整性。另外，对于结余经费的管理，存在随意性，导致与原课题无关的支出在该项目中开支，从而无法确保课题经费专款专用。另外，缺乏完善的科研经费使用效率综合评价指标，现有评价指标主要集中在科研经费使用率的考核上，无法全面客观地反映科研经费的使用情况。

二、科研经费全过程管理的优势和操作中存在的困难

（一）科研经费全过程管理的优势

1.科研经费全过程管理更具系统性。科研经费全过程管理起始于预算编制，结束于课题决算，贯穿整个经费开支全过程，因此更具有系统性。相对于以前针对每个环节的分别管理，全过程管理更能从宏观的角度，更好地保证科研经费按照预算合理开支，从而减少违法违规现象，缩小预算执行和经费实际开支之间的差距。

2.科研经费全过程管理，使高校各行政部门的联系更加紧密。全过程管理需要高校各相关行政部门密切联系、协同合作，进一步提高办事效率，优化办事流程，为科研课题顺利进行提供保障。加强信息共享、有效沟通，变以往的被动管理为主动管理，将各种问题防患于未然，建立良性循环，共同推进科研项目的完成。

3.科研经费全过程管理保证了科研经费的合法合规使用，有效纠正了现有科研经费使用中存在的乱象。实现科研经费全过程管理能够有效地规避和及时纠正不合理、不合法的现象，最大程度地避免了借助外协费、测试费、会议费等金额较大项目转移课题经费的情况，保证科研经费在学校监管下的合理开支。

（二）科研经费全过程管理操作中存在的困难

1.科研经费全过程管理对财务人员的职业素养和专业水平提出了更高的要求。科研经费全过程管理要求财务人员不仅要审核票据和业务的真实性，同时还要关注相关业务的发生是否与课题的预算相符。不仅要从细节上考虑手续的完备性，也要从大局上关注整个经费的执行情况。科研经费全过程管理要求财务人员具有更高程度的专业水平和职业素养。财务部门在执行审核监督功能的同时，也要为课题负责人提供相关的专业建议和指导。

2.科研经费全过程管理，很大程度上加大了财务人员的工作强度，现有情况下高校缺乏合理的激励机制。财务人员相对不足的情况在各高校普遍存在，财务人员完成高校日益增多的日常业务已经压力颇大。而科研经费全过程管理要求财务人员的工作更加细致，对相关材料的审核更加严密，这在一定程度上提高了财务人员的工作强度，高校中缺乏将工作量与绩效考评相挂钩的管理机制，使得财务人员对于科研经费的精细管理缺乏动力。

3.科研经费全过程管理，需要各部门的严密配合。高校各部门之间的联系有时相对松散，导致一定程度上存在由于沟通不畅而引发的办事效率低下现象。科研经费全过程管理要求与科研经费管理有关的科研管理部门、财务部门、审计部门相互之间严密配合，在科研经费管理的各个环节协调合作，流畅沟通，及时解决各种问题。

三、高校科研管理的全过程管理探究

（一）全过程管理的机构设置和职责划分

科研经费全过程管理需要高校内与科研经费管理相关的财务部门、科研管理部门、审计部门之间相互配合，协同合作。

1.在预算编制环节，由财务部门审核申请书中财务数据的合理性，科研管理部门审核申请书中有关的科研内容，两个部门相互协作，分别从经费使用和相关政策要求出发，保证预算的合理合规编制。

2.在科研经费拨款环节，需要科研管理部门进行相关的合同管理、项目管理工作。财务部门负责相关款项的核实并拨款至专户。

3.在经费使用环节，由财务部门保证会计核算的合法、合规、合理，由科研管理部门掌握课题执行情况以及根据实际使用情况协调相关部门进行预算调整，并由审计部门不定期地组织相关的经费检查工作，及时纠正经费使用中的违法违规现象。

4.在经费决算环节，财务部门负责审核决算报表，提供相关记账凭证、项目账。科研管理部门负责审核科研项目的技术完成情况，审计部门审计该科研课题的所有经费使用情况。

（二）科研经费全过程管理方案探究

1.预算编制环节。预算编制是课题经费使用的起始环节，也是今后科研经费能否合理合规使用的关键。以往，预算编制完全由课题组成员完成，而依据的标准主要是经验或者预计，存在很大的随机性，从而导致预算批复后经费使用存在很大的困难。

2.科研经费的全过程管理。从预算编制出发，由财务人员与课题组成员共同完成预算编制。财务人员从相关经费管理政策制度出发，重点审核预算支出结构的合理性和预算说明部分对各支出科目的主要用途、与课题研究相关性及其测算方法、测算依据等有关的文字说明。指导课题组成员在课题实际支出需求的基础上，根据财务人员建议编制科学合理的预算。例如，对于材料费的部分，指导课题组人员在预算编制时将高价值材料与设备进行区分。在设备费的部分，剔除出一些不符合要求的通用设备，使得专用设备的预算编制更为严谨和可行。对于会议费部分主要从相关的开支标准出发，规范专家咨询费等费用的开支。对于差旅费，按照现行的差旅费标准，合理编制预算。对于间接费用部分，按照相关政策文件充分预算开支，保证预算符合实际需要。

3.经费拨付环节。财务部门负责及时确认相关的到款，由经费负责人携带合同到科研管理部门办理相关项目合同管理手续，并由科研管理部门开具科研经费来款进账单，列明相关的外协费、硬件费。财务部门根据科研管理部门开具的科研经费来款进账单办理相关的经费划拨手续，划入该课题的专户，保证专款专用。在这个过程中，财务部门完成来款的确认，并对有外协单位的项目将今后需要转出的外协费转入外协待转户，从而避免外协经费与本单位课题经费混用的现象。

4.会计核算环节。这个环节是科研经费管理的重要环节，也是科研经费能否合理、合规使用的关键环节，针对会计核算高校制定了相应的具体的核算制度，从而使会计核算更加规范有效。但由于高校财务人员相对缺乏，工作量巨大，所以导致目前的会计核算更多的着眼于审核票据的真实性和手续的完备性，很少从预算执行的角度来实现会计监督功能。随着政府对于科研经费监管的重视以及科研经费审计的更多关注，能否按照预算使用科研经费对会计核算提出了更高层次的要求。

5.预算控制环节。预算控制贯穿于整个科研经费管理的全过程。财务部门将相关款项拨款至课题专户的同时，将该课题预算录入项目预算控制系统，借助控制系统对课题各项支出进行预算控制，通过技术手段直接避免了超出预算支出经费的可能性。当课题支出确实需要进行预算调整时，对于课题总预算不变，材料费、测试费、燃料动力费等相关项目之间进行调整的课题预算，由课题负责人根据实施过程中科研活动的实际需要提出申请，由学校相关部门审批，并报经预算调整委员会讨论通过，可以由财务部门在项目预算控制系统中进行预算控制调整，保证课题的后续支出。

6.决算结题环节。由财务部门协助课题负责人将财务项目账与课题预算相比较，审核财务项目账的拨款到账、外协款、自筹经费以及预算执行情况，按照科研经费主管部门的要求审核财务决算表，提供相关会计凭证。保证账表相符、账实相符、账证相符。在后续的审计环节，财务部门、科研管理部门协助相关审计机构，保证审计工作的顺利完成。在审计完成后，对于结余经费应督促其按照预算尽快完成后续支出，确保结题和结账的同步性。