信息化时代档案管理的重要性

高明

（重庆市秀山县国土房管局　重庆秀山　409900）

信息化时代档案管理的重要性

高明

（重庆市秀山县国土房管局重庆秀山409900）

随着社会的不断进步，互联网技术也在不断的发展，这使得当今社会逐渐进入信息化时代，而在此背景下，各行各业都在积极的开展信息化的建设。档案作为一种工作历史记录，其代表特殊的文化资源，同时还是一种重要的记录形式以及载体。基于此，本文就档案信息化管理的重要性进行分析，并提出信息化时代档案管理的建议。

信息化时代；档案管理；重要性

引言

随着科学技术的不断进步，信息化技术也在快速发展，这使得企业档案管理工作面临越来越严峻的挑战。目前，传统档案管理模式也无法适应现代社会发展的需求，同时也无法与先进的科学管理方案接轨。因此，企业必须寻找全新的、符合社会发展的管理模式，推动企业档案管理工作的顺利发展。

1　信息化时代档案管理的内容

一般情况下，企业档案管理包括档案的收集、整理、保管、编目、检索与统计等。在信息时代，档案管理工作的内容发生了很大的变化。特别是在计算机技术加入之后，使得档案管理由传统的、简单的纸介保管向现代化、数字化改变。通过利用计算机信息技术，可以对企业档案的编次、分类进行统一的管理。当有需要提取档案时，可利用计算机技术进行筛选与查找，进而快速高效地提取所需要的文件，提高工作效率。信息时代档案管理工作的主要内容包括：档案管理设备建设、档案信息资源建设、档案信息化和规范化管理、档案信息化网络建设、信息化档案管理人才的培养等内容。

2　信息化时代档案管理的重要性

2.1可以提高档案管理工作的效率

为了能够提高企业档案管理的工作效率，必须将档案管理工作与信息化结合，进而使企业的档案管理工作逐渐从封闭化转向开放化，并实现对档案资源的合理配置，最终为社会以及相关机构提供更好的服务。此外，因为企业或机构的决策均取决于档案，所以企业的档案必须具有合理性、准确性以及可靠性等特征。同时，实现企业档案管理工作的信息化，还可以节约工作人员的时间，进而使企业工作人员在最短的时间内就可以查阅到其所需要的档案与信息，最终达到提高档案管理工作效率的目的。

2.2可以避免档案的遗失

到目前为止，许多单位和机构几乎都遇到了此类问题，就是重要的档案因存放方式的不恰当，或是存放时间过长而导致档案出现被损坏或遗失的情况。但实现档案管理工作信息化则可以很好的避免这一问题的发生，因为档案管理信息化是将档案存入计算机，而计算机的实际容量是非常大的，所以可以存放很多的档案，同时还能实现自动检阅与自动搜索，进而避免纸质档案容易受潮、容易遗失的现象发生。

2.3能够实现资源的共享

档案从实质上来说也是属于资源的，所以只有井然有序的进行企业档案的管理工作，才能确保机构、企业的正常运行。实现档案的信息管理，可以保存大量的历史资料，且这些历史资料还是社会各界人士对政策的形成、工作考察以及学术研究等进行深入了解的重要依据，同时还能使人们有案可查、有据可依。除此之外，这些档案信息在社会各行各业、各个领域的发展过程中，具有非常强的利用价值，有些甚至还与民众的日常生活息息相关。

2.4在现代化的经济决策中能起到重要作用

随着社会经济的快速发展，行业竞争越来越激烈。所以如果企业决策出现不合理的地方，就会对企业自身的发展造成不良的影响。而如果要实现正确的、合理的决策，就必须依据过去的档案与资料进行。例如，企业如果想要制定正确的生产工艺与经营决策，必须对企业自身过去的生产信息进行全面的了解，或是掌握其他企业的生产档案，但同行对档案信息都必须是保密的，一条档案信息，有时甚至会决定企业的生存和发展。

2.5为整个管理工作奠定基础

企业档案的信息化管理是整个管理工作的重要基础，且信息化管理平台如图1。其中，在知识管理平台上，可将档案全部转化为计算机中的文字、图像、声音、视频等信息，然后再对这些信息进行必要的整理、汇集与分类。这些都给企业各部门工作的实施带来了一定的便利，进而使得各部门在其工作中可以获得准确的、真实的资料，然后进行良好的沟通与协调。档案信息化管理不仅大大提高了企业档案管理的水平，还为整个管理工作奠定了坚实的基础。

图1　信息化管理平台

2.6节约一定的资源

企业过去的纸质档案不仅需要相关工作人员花费大量的时间与精力进行收集、整理与保存，同时还需要耗费大量的纸张，这是不经济、不环保的做法，且储存量也是有限的。此外，纸质档案在其使用过程中极易出现受潮、被损坏的情况。而信息化档案管理方式能够很好的避免这一状况的发生，其不仅不需要耗费大量的纸张，还提高了档案的存储量，更不会被破坏。所以信息化档案管理方式，不仅可以节约一些资源，还能降低纸张成本。

3　信息化时代档案管理的建议

3.1科技存档

随着信息化的不断推进，企业目前的档案管理工作也应向数字化靠拢，并从实体档案管理转变为对信息资源的科技化管理。科技化管理档案主要运用现代化手段对档案信息资源进行管理，同时以基本信息为管理对象，对各个部门信息行进数字化处理。在进行电子存档时，需做好以下几方面的工作：①要建立相关档案的网页，并建立数字化视频档案数据库检索模式，以便于档案的查找与利用。②要充分利用相关部门网站制作网页，使档案管理服务于系统互联网，并形成科技化的电子档案数据库管理中心。③在建立电子档案过程中，要确保档案内容的真实性与安全性，并快速实现资源共享。④在互联网方面，应实现档案管理的自动化和法制化，从而真正做到档案信息交流和利用。

3.2信息化管理

传统的档案管理模式一般都是以图片、手写信息、影像等为载体进行档案管理工作的，而档案管理人员也都是以手工操作的形式完成档案的收集和整理工作的，最后再完成存档工作。随着信息化程度加深，特别是国外先进档案管理技术的引进，奠定了档案管理科技化基础，电子化档案管理模式使档案从人工手写变为计算机存档，这是办公手段的历史性改变，为档案管理提出了更高要求，使档案管理走向现代化和科技化。此外，这也从另一个角度要求档案工作者加强学习档案管理技能，适应新形势下的工作方式变更，更加快捷、准确地为社会创造更多的经济效益。

3.3工作重心向信息偏移

在传统档案整理工作的实践过程中，主要工作是档案实体数据整理。且在实际档案管理工作中，档案实体管理主要是对档案流程化进行一定的控制。随着计算机存档技术的不断推广，给传统档案管理模式带来了巨大的挑战。目前，传统档案管理已无法应对电子信息时代的数字化处理要求，基于此，档案实体化管理越来越弱化。档案管理事业的关注焦点从文件实体化转向文件形成化发展，进而使文件整理和保管与科技有机联系起来。

3.4培养信息化档案管理人才

在档案管理工作中，应重点关注现代化管理人才的引进与培养，全面提高相关工作人员的素质，积极改善档案管理设备，提高档案管理手段。要想实现以上目标，应做好以下方面的工作：①要努力培养档案管理的数据库开发人才，只有优秀的人才储备，才能更好地服务于档案管理工作。②企业要积极地为档案管理人才提供提升能力的机会，设立专门的培训机构，提高档案管理人员的知识结构和整体水平，加强工作人员的理论研讨和学术交流。③要引进了解信息化的技术人才，具有现代化管理水平的管理人员，切实提升档案管理部门的服务质量。

4　结语

随着信息技术的快速发展，传统实体式档案存档模式已不再适用于企业的发展，这使得档案信息处理自动化和数字化势在必行。在此情况下，企业要积极寻找传统档案管理模式的缺陷，并主动应用现代化档案管理模式，制定符合企业实际发展的方法，更好地为社会服务。

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2015-8-31