地方文献的收集整理与利用

刘锐

[摘 要]地方文献工作是指对地方文献进行搜集、整理、利用的工作过程，本文论述了地方文献的整理和利用工作。

[关键词]地方文献；收集整理；利用

地方文献工作是图书馆在拥有一定的地方文献基础上开展的，根据地方文献的特点、工作机构的不同，读者对象和需求的差异，也有许多不同的特点。

一、地方文献的收集整理

（一）地方文献收集

地方文献的复杂多样，生产单位的不同隶属关系和出版发行渠道的千变万化，使地方文献的收集工作变得异常艰难。从图书馆的角度，地方文献的来源无外乎采和访、接受呈缴、个人和团体捐赠、交换、复制这样一些手段。

采：是通过书目和网络订购、现场采购的方式（书店、书市、旧书摊和到有关单位上门采购），主要是对公开文献信息的采集，是有价采购。

访：主要是对一些非公开文献信息的访求，这些非公开文献信息以散见在各机关、社会团体的“灰色文献”为主，也包括自办发行的正式出版物，多以求得对方单位无偿赠与。

呈缴：一是出版部门和机关团体出版的地方文献在地方文献呈缴本制度的约束下，主动向当地公共图书馆呈缴文献；二是公共图书馆主动持当地有关部门的“红头文件”，上门接受“呈缴”。

捐赠；接受个人和团体捐赠，这虽然是一种“守株待兔”式的被动收集方式，但只要图书馆大力宣传这种功德意识，得到社会和各界人士的支持，让更多的人自愿捐赠，也不失为一种好的方式。

交换：将多余的复本或与本馆收藏范围和特色不符的地方文献通过交换的方式，获得自己需要的文献品种，这是互换单位双赢的“交易”。

复制；在其他方式不能获取到本馆所需资料时，可以采取复制的手段获取以补缺。复制的方式有复印、扫描、照相和从网上下载等方法。短短十个字的收集方法，说起来容易，做起来却相当困难，是要花费大量的人力、精力、物力和财力的。

（二）地方文献整理工作

地方文献整理工作包括地方文献的分类、编目和典藏等程序。文献的整理，除古籍采用四部分类法外，我国现已基本上采用《中国图书分类法》 （以下简称《中图法》）类分图书，由于地方文献地域的特殊性，在采用《中图法》分类时，仍有许多弊端，因此，有的馆自编“地方文献分类表”。有的馆将《中图法》相关类目类号进行改用，有的直接用《中图法》把普通图书和地方文献共用同一类目，把地方文献单独排架以区别等等，五花八门，没有统一标准，显得十分繁杂。

在地方文献著录方面，除落后地区的一些县级馆仍采用手工著录和使用目录卡片外，绝大多数的馆都采用了计算机进行编目，我国采用的是CN—MARC格式.但用于地方文献编目，有不少的馆往往只是基于文献形式特征的描述，如题名、责任者、出版社、ISBN、丛书名、索取号等，而反映地方内容特征（除非题名中含有）的描述，属于主题标引，作为地方特性的检索口，但事实是绝大多数的馆没有这样做，原因是多方面的。

地方文献的典藏也由于各馆情况不一，典藏方式也各异。如书库组织方式，有将地方文献与普通图书混排，而将地方目录单独列出；有的则将地方文献和目录全部采取混排，要查找地方文献只能从含有区域特征的书名或分类号中合有“按中国地区表分”的地区号中去查找；有的馆是从书库中提出地方文献保存本，放在专室中提供阅览，复本放在书库中提供借阅；有的馆则将所有地方文献类型设专室管理；而我省省图书馆的模式则是，地方文献部只负责图书的管理，而地方期刊、报纸和非纸质地方文献则分别属于报刊部和技术部管理。

地方文献的排架由于书库组织方式的不同，排架也是各行其是。与普通图书混排的，肯定是严格按照《中图法》的分类体系和类号的层级关系排；单独陈列的，则按文献的区域特征排和不同文献类型排，将这些不同类型的文献分区域排架，在图书类型中，普通地方文献按《中图法》类号排，地方志、年鉴、统计年鉴和文史资料则按省、市、地、县四级行政区划排列，实践证明，这样排架符合读者查阅习惯。

至于藏书清点，很明显.集中管理有利于分类统计，对地方文献资源建设能起到很好的指导性作用。

文献采访与分编典藏是图书馆开展地方文献资源建设的最基本的手段。但许多馆都比较重视文献的采访而忽视文献的著录标引、典藏保护，这从对这些工作环节的理论研究的热情可略见一斑。中国图书馆学会地方文献研究专业委员主办的“2006年地方文献工作学术研讨会”收到的论文中，文献采访内容的占17.8%，而关于文献著录标引、典藏保护的论文只占2.6%，其原因就在于各馆的地方文献工作处于各自为战的初级阶段，统一技术标准、规范化问题还没有引起足够的重视。

二、地方文献开发利用

地方文献收集整理的目的.就是为了开发利用，服务于地方文献用户的需求。由于各类型图书馆开展地方文献工作的方式不同，收集的重点不同，形成了各自不同的特色，因而服务各种不同类型用户的针对性也不同。地方文献类型和载体的多样化，使广大用户有了更多的选择，也产生更多的需求.有对文献学科内容的选择。有对服务手段的选择，有对服务方式的选择等等。根据用户的不同需求.进行有针对性的开发利用工作。

公共图书馆的用户，行业和学科背景比较广泛，从对地方文献需求的反馈信息上看，主要对地方志、人物传记的编写、史料查询等方面有较多需求；而专业图书馆、科研图书馆的用户，专业性较强，对现行地方政策法规、统计资料、科学数据的需求旺盛，而且对实效性、准确性、新颖性的要求较高。因此，各类型图书馆在开发利用本馆地方文献资源时，应对用户需求进行全面研究，如开展问卷调查.作好用户利用资源的详细统计，从中分析用户关于学科范围、时间和对文献类型及文献质量深度的需求情况，制定出开发文献的计划，在作计划前还应对本馆文献或某类文献进行数量、质量的调研，没有一定的文献保障，就没有开发的价值、就达不到用户的特定需求。

参考文献：

[1]高亚平.我们是怎样进行地方文献收集整理和开发利用的[J].图书馆建设，2002（S2）.

[2]李欣.利用现代化技术开发地方文献数据库——开发地方文献，为经济建设服务[A].全面建设小康社会：中国科技工作者的历史责任——中国科协2003年学术年会论文集（下）[C]；2003年.