试论被兼并单位档案的“三性”及其对策

姜辉

[摘 要]档案，是人们社会生活中的产物；是企事业单位兴衰起伏和发展演变及历史沿革过程中所留下的痕迹与烙印；也是单位各项基础管理工作中形成的有价值的文字资料。特别是“被撤消单位”（也称被兼并单位）的档案的“三性”（即整体性、完整性、严肃性）就显得尤为重要了。

[关键词]被兼并单位；重组；档案管理；整体性；完整性；严肃性及对策

现实生活中，特别是改革开放进一步深化的今天，市场经济的浪潮冲击着每个生活角落。一些单位受市场经济条件的制约或受国家有关政策的调控，处处以市场为导向，以经济效益为中心，使得单位及其内部机构发生深刻的变化。为此，改制、重组与内部调整的政策纷纷出台，单位兼并不以为然。现阶段几乎成为“家常便饭”，就在单位或内部机构发生重大变革时，人们往往只注重于被兼并单位的经营资产、技术和经济效益与社会效益这个“硬件”，却忽视了被兼并单位留下的印记----档案这个“软件”。本文试图对被兼并单位的“软件”----档案的整体性、完整性与严肃性作一简要剖析：

一、整体性

所谓整体性，是指一个独立的经济实体单位被兼并后，其产生与发展演变过程中，所经历的一切经济与社会活动中形成的所有文字资料，且经过收集、整理、筛选和立卷归档的全部具有价值的档案材料。这个单位虽然消亡了，但是，在它生存发展时期留下一连串的时代烙印是不可磨灭的。就如同一个自然的人一样，从他出生直至最后结束生命，一生中经历了由婴儿哺育、青少年成长、教育和长大成人后参加工作以及各项工作和阅历的全部过程。并且每个人都有自己的习性、爱好、特长，工作业绩、事业成就等等。诸如身份证、学历证、工作证、荣誉证、职业资格证、职称资格证等之类的，都为人的一生奠定了个人档案信息基础。除此以外，每个人勤劳奋斗一生，还赢得了许多物质的和精神上的财富。

要把档案视同它遗留下来的宝贵资产、技术等一样受到尊重。具体来讲，要做好以下几项工作：

一是将被兼并单位的档案材料纳入重组单位的档案管理体系；

二是迅速组织将该单位已经立卷、归档的档案材料移交档案局（馆），或并入重组单位的库房；

三是及时收集尚未立卷的各部门工作中形成的文字资料；

四是广泛收集职工个人手中留存的零散文字资料；

五是对于遗漏的、具有保存价值的第一手资料，要采取补救措施，深入挖掘，尽力抢救，即便是职工口述资料也要设法搜救归档；

六是组织档案人员规范整理，精心筛选，去粗取精，去伪存真。直至最后分类立卷，归档保存，科学管理。

只有这样，才能保证被兼并单位和重组新单位的档案形成一个有效的整体，还历史的本来面目。也为今后实施各项管理工作打下坚实的基础。

二、完整性

所谓完整性，就是一个经济实体的企、事业单位在贯彻落实党的路线、方针、政策的实施过程中，所形成的具有保存价值的文字资料，并能全面、系统地反映出某问题或某专题的全过程的材料，使之完整、无缺项。它与“整体”是有细微的区别的。当然，二者不尽相同。

经过调整后的一些兼并重组的企事业单位，往往只注重本单位的“硬件”建设，对“软件”的东西不感兴趣，这是自然的。因为“硬件”的东西是人们看得见模得着的金钱或财物，而“软件”的东西则是潜在的社会效益，一时看不到效果。基于这种情况，被兼并单位的档案往往被人们所忽略。即使是将被兼并单位档案纳入重组单位的档案管理体系了，但在一些档案具体细节上未能引起足够的注意。因此，在涉及单位“评估”、“升级”等之类的重大事件时，或查找利用档案材料的过程中漏洞百出。不是“缺胳膊”就是“少腿”的现象相当普遍。比如，一个单位进行“合格评估”工作，要求近几年来各项基础管理工作的凭证——档案材料，如某年工作计划或某年的某方面的工作总结和某年的某方面的批文等，结果翻箱倒柜，找来找去，就是不见了踪影。还如，某企业升级工作中的相关获奖材料（奖状、证书、照片或经验交流材料、论文等），总是难以齐全。

三、严肃性

在企事业单位改制重组中，被兼并单位已然成为重组单位家族中的一员。因此，被兼并单位伴随而来的一切有形或无形的资产理应受到尊重。档案材料也不例外，具有与组合单位档案同等保护和利用的权利。绝对不能视为可有可无之物，更不能任人摆弄当作废纸一张。要保证其严肃性，起码要从以下两个基础工作入手：

第一，要采取监管手段。多年来我们只强调执法，而忽视了执法监督这个关键，国家出台的法律、法规不是无人来执行，就是跑了调，走了样，以致于国法为“土法”所代替。在现实社会中，“以权代法”、“以权压法”、“徇私枉法”等现象随处可见。但只要不是严重地触犯法律，那么也就相安无事了。其实，按国家法律规定，各级人大常委会是法律实施的具体监督机关，但《档案法》的实施通常是依靠单位自身的力量。在这种情况下，各级“人大”既不能很好地监督执法，也不能实施有效的法律监督，因而不仅失去了有效的监督机制，更重要的是失去了法律的严肃性。

第二，要营造和优化社会环境。所谓社会环境，即人们对依法治档的认识。尽管《档案法》颁布了二十多年，但依法治档还不为人们所重视。特别是一些基层实体单位的档案管理工作，总习惯于自上而下地靠行政手段来进行，加之社会上也没出现过一起有关档案犯罪行为的报道和传闻，似乎档案领域“风平浪静”。这就说明，人们仍处于一种漠不关心的状态。对档案管理工作中出现的问题“有法不依”、“有章不循”、“以权代法”的现象还没能真正引起社会的共鸣。所以，对基层实体单位，特别是兼并组合单位来说，依法治档，最后终究会形成法律归法律，执行归执行“两张皮”。要解决处理好两张皮的问题，那就是：执法要严，执法要硬，把保护和利用单位档案信息资源提到法律的高度来认识。并施实以相应有效的管理措施，使依法治档工作切实迈入正常轨道。