谈电子档案的产生及可理解性

王旭

[摘 要]电子档案的恢复与显示对利用来说是至关重要的。保证电子档案的可用性和可存取性，在一般情况下，只能够把那些能被正确表达和能被人理解的档案，提供读者利用。然而，对一份文件的内容来说，常常有不被人理解的情况。因此，为了使人们能够完全理解一份文件，责任者不仅须熟悉其内容，而且还必须把内容的结构同其形成和利用联系起来，也就是必须保证电子档案的可理解性。本文就电子档案的产生及可理解性进行分析。

[关键词]电子档案；产生；可理解性

为使一份电子档案的内容可被完全理解，就需要保存与其内容相关的信息。这些信息应包括；相关的其它文件系列名称、存储位置及相互关系；对电子档案内容中所引用其它未被存储的参考资料出处；在自然语言中不常用的词语解释；必要的与电子档案内容相关的背景信息注释等。这些信息，要在电子文件的形成或维护阶段通过著录收集，并将这些信息组成相关文件系列加以保存，以便在利用电子档案中查考。

一、电子档案的产生

具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存。电子文件的归档，就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上保存。电子文件归档后即形成电子档案。它与纸质档案等有相同之处，如；它们都是国家机构、社会团体以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的历史记录；它们都应遵循收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等档案管理基本原则。但它与纸质档案等却有很大不同之处。这些载体的档案只要避开天灾人祸，遵守管理和保护的有关要求，就能达到长期保存。我国保存的纸质档案，有的已达千年。而任何电子档案，当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备。它不能离开这种生成的环境条件而单独存在，人们只有采用这种记录档案内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它的内容。电子档案内容和记录它的载体随时随地都可分离，载体不是电子档案重要的不可分割的组成部分。只要电子档案的内容不变，其结构形式也可发生变化，这些变化都成为无关紧要，甚至到了无所谓的程度。电子档案长期保存确实非常困难，需要有不断更新的技术和措施作保障。由于电子文件归档及电子档案管理都要靠技术条件实现，如电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软硬件平台的一致性等。所以，应将电子档案视为一项极其复杂的技术工程，亦可称为“电子档案技术工程。”只有认清电子档案与纸质等载体档案的共同点和不同点，才能做到对电子档案管理提出正确的要求，既坚持档案工作的基本原则，又不致将纸质等载体档案的管理理论、方法、技术和标准强加工电子档案，有利于电子档案根据自身的特殊性，创建电子档案的管理理论、方法、技术和标准；才能达到既强调电子文件及电子档案管理的必要性，又不会放松对纸质等载体档案的管理、保护、开发利用，不盲目地将纸质等载体档案制成电子的副本。造成不必要的浪费；才有可能真正做到在电子档案大量涌现时，我们既重视电子档案，又能正确对待纸质等载体的档案，充分开发各类档案信息资源为社会服务，使档案事业在电子时代继续得到全面发展。

二、电子档案保存在电子文件阶段的要求

（一）设计阶段

电子文件在设计阶段，必须根据电子文件归档后形成电子档案的保存要求，提出计划。这个计划应明确保存电子文件所依靠的技术，规定归档的需求及保管的期限。以便所设计的电子文件与系统能够被有效地保存，并使电子文件的内容，上下文关系和结构成为责任者活动的可靠性，还使具有档案价值的电子文件得到确认与维护。在决定保存电子文件所依靠的技术时，应考虑在一定时期内软硬件平台的统一。要确定收集具有档案价值电子文件的时间，这个时间不—定选在整个生命周期之末，只要系统中的电子文件已不再用于日常事务时，就可以进行收集。也就是说，具有档案价值的电子文件。可在其生命周期内的任何适当时间进行收集。

（二）形成阶段

在设计阶段，只是对电子信息系统功能的设计，人们可以根据设计做出一个既满足电子文件归档要求，又符合实际应用的信息系统。从而保证系统所收集到的电子文件可靠、完整，并可在较长的时间内恢复、利用和易被人理解。为了严格履行电子文件归档功能，在形成阶段应对电子文件形成进行监督，以落实在设计阶段提出的要求。假如档案部门没有参于设计阶段.则必须在形成阶段对保管问题加以解决。若在形成阶段，遇到设计阶段没有预计到的保管问题时（如一些较特殊的电子文件类型），档案人员应及时采取措施，确保具有档案价值的电子文件得到保存，甚至为方便保存而对系统进行改进或变更。

（三）使用阶段

使用阶段是指电子文件形成后的整个使用期。在使用阶段、已形成的电子文件多为现行文件.是电子文件的活动阶段。利用者对电子文件的利用往往是出于现行活动与行政目的，并可能对电子文件进行必要的修改与维护。因而，电子文件需在现行系统中保存一段时间，当它完成了现行使命后，就应立即归档。所以，在电子文件活动阶段的维护，应从现行利用和档案价值两个方面着想，在对电子文件进行修改或维护后，既利于它的维护和利用，又必须实行有效的监督和采取必要的措施，使在设计和形成阶段所有保存计划、规定继续得到实行。在归档时，必须对归档系统进行有效的监督与控制、以便发现或预防可能影响电子文件的恢复、利用和可存取、可理解、可用性的变化。

参考文献：

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[3]郭宏，刘燕.浅论电子文件归档管理[A].陕西省第七次档案学术讨论会论文汇编（上册）[C]，2000年.