医院档案信息化建设存在的问题和对策

文/中国福利会国际和平妇幼保健院　魏婷

医院档案信息化建设存在的问题和对策

文/中国福利会国际和平妇幼保健院魏婷

【摘要】本文就在档案信息化建设过程中，从管理、人才队伍、设备条件等方面所遇到的问题进行探讨，并提出建立统一标准、规范管理软件市场、增加人员配置、提高人员综合素质、提供基础保障等完善措施，以促进医院的档案信息化发展。

【关键词】医院；档案；信息化建设

一、医院档案信息化管理方面的问题

（一）缺乏统一、规范的标准。目前，供医院档案信息化建设参考的政策法规有《数字档案馆建设指南》（档办[2010]116号）、《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发[2012]7号）、《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局令第6号）。而以上文件的内容较为笼统，针对性和操作性不强。另外，整个社会信息化的发展速度远远高于政策制定的速度，所以，在实践中难免会出现政策法规跟不上形势的问题。

另外，医院作为医疗单位，归属卫生系统，部分医院还同时归属高校系统，档案部门还与专业相联系的档案局有关，然而每个系统对医院的管辖各有侧重，分别对档案管理实行业务指导。由于缺乏统一、规范的标准，而且医院档案信息化建设仍处于一个探索、完善时期，根据不同的管辖要求，医院档案部门只能根据各条线的要求，在同行间进行探讨，分享经验，以融会贯通，博采众家之长的方式，来制定符合自己医院特色的档案管理制度，调整和完善本医院的信息化建设方案。如此情况，虽然给予了医院档案管理人员一定的自由度，但是难免会错过一些最优化的方案，或者是出现一些管理和操作上的弊端。

（二）领导重视度低，影响信息化建设深度。医院档案部门既非一所医院的创收部门，亦非一级科室，通常是隶属于院办的二级科室，难以得到领导的重视，因此在人员、设备、条件保障方面容易被忽略。而且由于重视度不够，且考核机制，会削弱档案人员的积极性，以致医院各部门各级人员归档意识薄弱、档案保管不合理、利用度低、归档范围不清、找不到资料才意识到档案的重要性，而找到资料后又忽视了档案的重要性，如此恶性循环，不利于档案信息化的推进。虽然档案信息化在医院整体信息化水平提高的大背景下受到了关注，但是对于有着悠久历史的医院而言，其档案的信息化建设，意味着大笔资金和人力的投入，领导对于投入和产出的权衡直接关系着档案信息化建设的命运。若领导重视度高，则档案信息化建设度更全面、更深入。

二、医院档案信息化人才队伍建设问题

（一）人员素质参差不齐。医院档案人员主要由分管领导、办公室负责人、档案室专职人员、各部门兼职档案员组成。在职务、年龄、学历结构上参差不齐，所以在电脑操作水平、对待新事物的接受度上也有较大不同。传统档案管理模式是由兼职档案员收集需要归档的材料交由档案室进行整理、编目；由档案室负责查询查档人所需的档案并交予其查阅。而在现代信息化模式下，需由兼职档案员在网上进行整理归档，查询和利用。这种模式的改变，并伴随着兼职档案员主动适应性差、依从性弱、变动频繁、电脑操作水平差异度大等特点，直接影响了档案信息化建设的执行力度。

另外，即使是医院档案专职人员，也鲜有是档案专业对口人员，大部分是其他专业人员通过上岗培训取得资格后才从事的档案工作。而此种岗位培训及其继续教育培训模式都较侧重于理论，实践性较弱，所以档案人员多在实际工作中进行实践和探索，影响了档案工作在专业性上的深度发展。而对于专业背景更加复杂的兼职档案人员来说更不言而喻。在这个传统向现代档案管理模式过渡时期，对档案人员的素质更提出了更高的要求。

（二）人员配置少，工作量大。医院规模不同，档案室配置人员也不一。规模较大的医院档案室较为独立，配有2-3名专职档案工作人员；而规模较小的医院只有1名档案专职人员，且多数档案室隶属于院办，此名档案专职人员还需承担一部分办公室工作。尤其在档案信息化建设的过程中，虽然提升了查询利用效率，但在目前实行纸质文档与电子文档“双轨制”管理模式的情况下，实际上在很大程度上增加了档案工作人员的工作量，因此原有的档案人员配置已拙荆见肘。

三、医院档案信息化设备条件问题

（一）档案管理软件风格各异，缺乏统一标准。目前，医院使用的计算机辅助档案管理软件多由软件开发公司提供，种类繁多且缺少统一的标准。而且此种软件具有普遍适用性，缺乏医院特色，所以主要由用户来适应软件。另外，根据文档一体化的要求，档案管理软件需与办公自动化管理系统的进行衔接和融合，而办公自动化管理系统也存在以上问题，所以如何做好以上两个系统的衔接，以及更好地适应这两个软件，也给档案人员及用户提出了新要求。

（二）设备资金投入少，影响档案信息化建设全面性。随着医院整体信息化水平的提高，医院办公人员基本配备了计算机、打印机、扫描仪等设备，在档案整理、查询、利用上基本上实现了简单的信息化。而在医院档案信息化建设中，还有其他方面不容忽视，例如档案库房的信息化建设。考虑到资金投入的限制，目前库房管理，尤其是在温湿度控制上，大都还是人工调节。然而人工控制上无法实现全天24小时的监控，档案保存的安全性难以确保。所以资金投入关系到档案信息化的全面度。

四、网络环境下及数字化过程中档案安全级保密性问题

为了提高管理效率，提升利用度，多数医院采用的是在局域网下运行的档案辅助管理软件，用户可以根据权限在医院内任何一台计算机上对档案信息进行访问。而且真正熟悉掌握软件的是软件开发商，日常的维护也需要他们而非医院信息部门工作人员，另外开发商维护人员变动较为频繁。以上这些都给档案的安全性造成了威胁。

在对档案实行数字化的过程中，由于医院档案的类型丰富，有纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案等，对于不同类型的档案进行数字化有其不同的要求。单就纸质档案而言，亦需进过拆卷、扫描、装订、挂接等操作，对于有一定历史的医院来说，历史档案数字化是一个庞大的工程，难以由档案室单独完成。所以，往往由专门的数字化公司代替完成，然而在这个繁杂的过程中，如何确保档案的正确性、规整性、保密性等，就需要一套制度的保障。目前这个保障机制只限于数字化公司与档案室之间的商定，并无严格规范。

五、医院档案信息化问题解决探讨

（一）针对医疗行业特点，建立统一的行业标准。1.信息化建设标准考虑到医疗行业的特殊性，建议医疗业务指导机构即卫生计生委档案部门能根据当地信息化发展水平，通过充分调研，制定具体的医院档案信息化建设参考标准。并树立优秀典范，促进行业间交流，使医院档案信息化建设不再是一家医院的事，而是纳入到整个行业规划中，做到有章可循，有据可依，共同推进整个行业的发展。2.规范档案管理软件市场针对目前档案管理软件市场的纷繁复杂性，有关部门应制定相应的准入标准，淘汰不符合规范的，并筛选出一部分优秀的档案管理软件供参考。

（二）提高医院对档案工作的重视度，纳入考核目标。平时需加强与领导的沟通，加大档案重要性的宣传，提升领导对档案工作重视度，将档案信息化工作纳入医院整体发展规划。在实行档案信息化建设的过程中，许多环节较传统模式发生了改变，因而不但需要档案部门，且需要文书、业务部门、信息等部门协同推进。领导重视度的提升，将有助于相关职责的落实，纳入考核目标，带动提升各科、各部门负责人乃至全员的档案意识，共同推进档案信息化。

（三）加大资金投入，提供基础保障。现代的档案管理模式不再仅是靠一个人、一台电脑、一台打印机即可完成，而是需要更多的人力、物力的有机结合，形成系统的管理。所以只有基础配备完善才能开展档案信息化工作，只有对其进行系统的管理才能有效地推进档案信息化建设。

（四）提高人员素质，增加人员配置。1.加强知识培训，提升综合素质。随着整个时代信息化水平的不断提高，档案类型将变得更为丰富，管理模式亦将转变，从纸质档案的管理发展到电子档案的管理，不单要求档案人员具有一定的计算机操作水平，对档案人员的综合素质也提出了更高的要求。专职档案员应丰富业务文化知识，提升组织协调能力，熟练软件应用，能有效帮助和解决运行中的问题。在培训兼职档案员与使用者方面，可遵循先年轻后年长，计算机操作水平由高到低的方式，如此循序渐进，有利于档案信息化的稳定发展。2.增加人员配置，确保组织。实施档案信息化建设虽然提高了档案的查询利用效率，但是在建设过程中投入了较传统模式更多的人力，因此适当增加档案室的人员配置数有其必要性。若碍于人数限制，则应扩大兼职档案员的职能范围，并予一定保障及考核机制。3.解放思想，开拓创。档案工作者要以档案信息化建设为契机，不但要向优秀同行学习先进经验，还要向其他领域档案工作先进学习，化被动为主动，解放思想，开拓创新，强化服务意识，推广宣传档案信息服务，提升档案信息利用率。

（五）做好监控防范，确保档案安全。由于档案管理软件多为医院以外的软件公司开发而成，为了保障档案的信息安全，医院信息部门应做好软件审查，做好安全防护措施，并与软件公司签署保密协定。另外，档案数字化是实行档案信息化管理的基础，因此大多数单位在开展档案信息化建设初期，对于大部分馆藏档案一般交由外公司进行数字化。对于后期新增档案，一般根据档案量来决定由外公司或自行数字化。无论采取哪种方案，数字化过程中的监控尤为重要。为确保档案在数字化过程中的安全性，以及数字化后的档案真实可用，档案管理人员应按照相关档案数字化标准重点加强业务流程的监控。