高等院校电子档案管理问题与对策分析

文/西北民族大学生命科学与工程学院　陆会宁

高等院校电子档案管理问题与对策分析

文/西北民族大学生命科学与工程学院陆会宁

【摘要】随着电子信息化及网络信息技术的普及推广，电子档案管理为高校档案管理工作提供了崭新的管理手段，逐渐成为高等学校教育管理中组成部分。本文阐述了高等院校电子档案的含义和电子档案管理的优势，分析了高校电子档案管理存在的问题,并提出了相应的对策。

【关键词】高校；电子档案；问题；对策

随着电子信息技术的飞速发展，档案管理已经进入了电子化，网络化的新阶段，高校的档案管理工作也进入了电子信息化管理时代。电子档案记载着高校的发展历程和教学科研活动过程，提高高校的电子档案管理质量，能有效增强教学资料的交流和教学质量的提升，对高效办公具有非常重要的意义，但电子档案在管理方面也存在一些亟待解决的问题。本文从高校电子档案的定义出发，探讨了高校电子档案的优势，分析了存在的问题，最后提出了解决问题的应对策略。

一、高校电子档案的定义

高校电子档案是指高校在从事教学、科研以及日常管理中形成的多种类型的、有保存价值的不同形式、载体的历史记录，经由电子计算机进行传输、存储等操作处理形成，主要包括文字、图表、文件，电子报表、电子信件、音频、视频等。

二、高校电子档案的优势

（一）电子档案可以提高工作效率。纸质档案在增加文件时需拆卷进行卷内文件重新排列、编排页码、编抄卷内目录、重新装订等工作。电子档案的管理可以最大限度地将传统的纸质档案的繁琐程度降到最低，档案人员可通过在电脑上简单的操作进行查询和利用，大大减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了文件归档质量和检索速度，从而提高了工作效率。

（二）电子档案可以实现资源共享。电子档案实现了从纸质媒介向电子动态媒介的飞跃，通过网络,可以搜索自己想获取的信息，可以避免对信息资料占有的不公平,实现人们在更加公开的环境下方便、快捷翻阅、查找、阅读等，使档案在资源共享上成为可能。

（三）存储空间小，储存稳定，操作方便。电子档案的储存形式如光盘、硬盘存储密度大、容纳信息量多，存储空间小，可以有效地节约档案占用空间，并且储存时间长、稳定性强。其增、删、改等比纸质版的档案要方便，并且具有高度的标准性，使检索更加方便。

三、高校电子档案管理中存在问题

（一）电子档案储存的安全性欠缺。随着网络与应用技术的发展日新月异，安全技术总是在对抗中产生的，滞后的其安全性问题是不可忽视的。高校保存的电子档案大部分是属于学生与教职工的重要资料，会面临黑客的窃听、泄密、篡改和伪造，涉密的移动存储设备不能与互联网连接。

（二）服务的层面狭隘。高校建立电子档案是为了更好地做好服务工作，但是许多高校电子档案管理部门把主要任务放在为学校的党政部门服务，弱化了对师生的服务。电子档案的管理人员缺乏积极主动的服务意识，在业务上表现生疏，同时宣传力度不够，师生对电子档案的使用意识模糊，狭隘的服务面导致电子档案的利用率低。

（三）缺乏专业管理人才，业务水平低。高等院校专门从事档案管理的专业人才比较少，并且没有受到系统的培训，根据调查，90%以上的高校档案管理人员缺乏专业系统的电子档案管理知识。管理人员业务水平低,多数并不具备电子档案管理业务的基础知识，因此引进专业的高水平的管理人员势在必行。

四、高校电子档案管理中存在问题应对措施

（一）加强电子档案储存设备和网络安全性。对于电子档案的安全性问题必须受到高度重视，安全保证不了，将直接导致泄密等一系列不良后果发生，高校电子档案建设工作将无从谈起。鉴于此，要求高校电子档案管理人员对软硬件要进行检查、更新、升级、维修；要采用网络加密技术，身份验证，防火墙技术等，最大限度的保障电子档案在传输、储存、运用操作的过程中的安全性问题。

（二）拓宽服务层面，提升服务质量。电子档案管理部门应该拓宽电子档案的服务层面，不仅仅是为学校的党政部门服务，而更多的应为广大师生服务，要改进服务方法和理念，更新服务手段，要具有创新精神、创新意识和创新能力。根据高校教师和学生的需求，建立跟踪服务、预约服务、查询服务等不同的服务类型。

（三）提高管理人员素质。电子档案管理人员一是要认识到档案管理的重要性，树立超前的意识,良好的服务意识、责任意识和创新意识，要具有高度的责任感。二是要加强计算机及网络通信方面的知识,不断用新知识充实自己，不断提高专业知识和业务能力，才能使高校电子档案利用和管理工作迈上一个新的台阶。

五、总结

新形势下的电子档案管理工作是一项巨大的挑战，是新时代赋予我们的神圣使命。在信息化高速发展的今天，加强高校电子档案管理工作，才能为更好地满足教学科研的需要，才能更好地为学院各个部门提供便捷的服务。

参考文献：

[1]鸿雁，王宏高，王顺.高校电子档案发展的现状与未来[J],榆林学院学报,2011年3月第21卷94-96.

[2]孙学勤,探析高校电子档案管理的问题与对策[J],科技信息,2012.6 572-573.

[3]赵俊，高校电子档案管理问题与对策[J],职教通讯,2012年第26期42-44.

[4]姜楠,论高校电子档案管理中存在的问题及对策[J],管理探索,2013年第8期35-36.

[5]杨巧玲，浅析高校电子档案管理的问题与对策[J],佳木斯大学社会科学学报,2011第29卷第6期177-178.

[6]张洁,如何对高校电子档案进行有效管理的分析[J],办公室业务, 2013.7 152-154.