加强会计档案管理充分发挥会计档案作用

文/深圳市文档服务中心　潘小寨

加强会计档案管理充分发挥会计档案作用

文/深圳市文档服务中心潘小寨

【摘要】财会人员必须充分认识到会计档案管理工作的重要性，制定专业的会计档案管理制度，健全借阅手续，认真做好移交和装订工作，只有这样才能避免因会计档案装订不规范或保存不当而引起的损失，能够更好地发挥会计档案应有的作用。

【关键词】会计；档案管理；财务

会计档案是会计核算方面的专业资料，也是国家档案中的重要组成部分，在各大机关和企事业单位中都有相当重要的作用，会计档案包括了很多方面的内容，包含了会计方面相关凭证、账簿、报表等，在实现了会计电算化之后，还包括了存储信息方面的软件等内容。会计档案包含内容众多，来源广泛，只要是有独立经济核算的单位就自然会有自己专有的会计档案。

会计档案是反映单位经济状况的重要凭证，但是在实际工作中，它的重要性却往往被人所忽视，反而成了财务工作的一个薄弱环节。会计档案工作中存在一些常见的问题，为了加强会计档案管理工作，让会计档案发挥更好的作用，本文尝试针对现实中常见的问题提出一些改善会计档案管理的途径。

一、会计档案的重要性

要更好地进行会计档案管理工作，最重要的就是要认识到会计档案的重要性，只有充分加强了对其重要性的认识，才能够在主观上对会计档案管理工作重视起来。

（一）作为分析核算的依据。由于会计档案是通过专业的会计核算方法形成的，所以具有相当的专业性，它能够直接用来反映机关和企事业单位各方面的经济收支情况，它能够为国家经济建设的相关经济决策提供大量可供参考的依据。当国家相关部门要制定或完善经济计划的时候，首先就要对该经济活动的可行性进行研究，而会计档案的存在则为可行性的探究提供了重要的依据，很好地避免了纸上谈兵，能够让经济计划的制定有可靠的依据，更加具有可行性。

（二）作为考察事项的凭证。会计档案的制定是相当严密的，有设置账户、复式记账等一系列的专业工作方法，这些都证明了会计档案的整个过程都具有严密性，会计档案的严密和专业使得它能够成为事后考察会计方面事务的重要凭证。通过建立会计档案能够对会计对象进行严密的监督，完整的反映，在必要的时候查证会计档案可以很清楚地查出各单位在各种经济业务之中是否存在有违法乱纪方面的现象，所以是一种考察经济事项的良好证据。

（三）作为归档保存的史料。会计档案具有原始记录性、信息性和价值性等特点，这使得它具有相当高的史料价值，在会计档案中记录的那些具有高度信息量的原始记录能够很好地反映一定时间内一个单位经济活动的情况，如果综合考察一个地区所有单位的会计档案，则可以从中分析出该地区经济发展的情况，所以相当具有史料价值和研究价值。

二、会计档案管理中的常见问题

会计档案管理工作相当重要，但是遗憾的是个别单位的领导以及相关财会人员对该工作的重视度不够，所以使得会计档案管理方面存在一定的问题。由于主观方面的不重视导致了档案管理制度的不规范，档案装订、归档、销毁方面都无法达到标准。

（一）主观上认识重要性不够。主观上对会计档案管理方面重要性的认识不够将导致会计档案管理工作中出现漏洞。有些单位的领导觉得只要财务方面的内容得到了很好的实施就足够了，归档工作并不是十分重要，由于上行下效，他们的不重视最终导致财务档案工作的实际工作人员也对这方面的工作得过且过，草草了事。有些单位并没有配备专业的人员来进行相关方面事务的管理，而有的单位虽然有专业人员管理，但是由于会计人员对档案规范化的工作了解不多，所以导致无法完善和健全档案管理制度。

更严重的是个别会计档案人员甚至还会不顾原则，开立账外账，假发票等，甚至还会篡改相关的数据，这样做不仅严重破坏了会计档案工作的严密性，甚至还会影响到国家相关决策的设定，具有很大的危害，值得注意。

（二）客观上档案管理制度不健全。档案管理制度的不健全对于会计档案管理工作十分不利，有的单位并未建立完整的会计档案立卷、归档、保管、查阅、销毁方面的规范，使得档案管理工作无法正常进行。

一些单位在立卷的时候并没有严格按照标准来进行装订，装订得相当松散，随时都会有散落的可能，没有按照要求设置封面并编排好对应的页码，这样的话时间一长不仅会造成在查询的时候难以找到相关档案的相对位置，为查找带来麻烦，甚至严重的还会导致重要的会计档案资料的散失和缺损，对会计档案管理工作相当不利。一些单位在放置会计档案的时候也相当分散，有的时候甚至很随意地放在某处，并没有一个专门的存放场所，有的单位虽然有专门的场所放置，但是没有做好防潮防蛀的措施，这样也会使得会计档案损毁，使得相关的档案达不到会计档案所应该存档保管的期限。

三、加强会计档案管理的途径

会计档案是国家档案的重要组成部分，在经济管理工作中具有相当重要的参考价值，所以相关人员必须严格端正思想，制定完善的会计档案管理措施，只有这样才能充分发挥好会计档案的作用，让它能够物尽所用。

（一）更新观念，提高重视。由于会计档案工作主要还是要由相关人员来执行，所以首先要做的就是要让相关工作的领导和工作人员统一认识，更新观念，提高对会计档案管理工作的认识。单位应该加强对会计人员的岗位培训工作，通过相关的考试来判断工作人员是否对整套管理制度有足够的了解，同时还要随时做好检查，以确保在实际工作中不会发生纰漏。这样做的话就能够从源头上做好会计管理工作。

（二）制定规范，强化管理。为了让所有的工作人员都知道自己该做什么，该怎么做好，所以制定规范，并强化会计档案管理工作是相当重要的，各单位要联系自己单位的实际情况，参照国家《会计档案管理办法》的内容来设立一套高效的会计档案管理制度，明确每一个人的责任，使得管理工作更为科学合理。

制定高效科学的会计档案管理制度首先要做好档案的立卷工作，在装订档案的时候要仔细检查所有的原始资料是否都收集完整，需要粘贴的地方是否粘贴整齐，并且要对每一册档案的厚度等都有细致的规定。

其次要在有关人员进行档案借阅的时候做好登记。为了防止重要的档案资料有所散失，要对借阅人员的姓名，借阅档案的名称，借阅时间等做详细的登记，并在归还的时候仔细检查改档案是否保持原样。

此外在遇到档案需要销毁的时候，也要按照规定认真填写销毁报告，并在得到审批同意的情况下，在相关人员的监督下进行彻底销毁。

档案管理工作包括了很多方面，除了以上所说的部分以外，档案的移交和鉴定等方面的工作也都是十分重要的，也要进行相应的规范。

四、结论

加强会计档案管理的规范化，强化工作人员的主观认识，同时做好会计档案立卷、借阅、保存、销毁等各方面的规范，将使得档案能够得到更好的保存，同时也能够更好地发挥会计档案的作用，让会计档案作为分析核算的依据，考察事项的凭证以及归档保存的史料得到更好的保存。

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