医学继续教育档案管理研究

文/南平市第二医院　张晓君

医学继续教育档案管理研究

文/南平市第二医院张晓君

【摘要】对很多人来说，继续医学教育是一个终身学习的象征。在这个过程中，卫生工作者们保持高尚的职业道德，不断地吸取先进的思想，培养和提高自己的职业综合素养及核心竞争力。随着国家医疗教育体制的改革，学历已经成为衡量一个人才水平高低的重要标尺。而自然的和学历相关的档案管理成了一件非常重要的课题来研究。

【关键词】医学；继续教育；问题解决

经过近年来的医学教育建设，医学继续教育得到了越来越多的学生和用人单位的认可。而作为教育科研管理的重要部分的继续教育档案管理，因其在继续教育管理中扮演着有区别于其他教育档案管理的复杂角色，所以它往往在最后成了一个老大难的拖油瓶问题。作为反应成人学生在校学习各方面表现的档案，其重要性不言而喻，下面我们就医学继续教育档案管理特点来谈谈它在实践管理中的一些问题。

一、明确医学继续教育档案管理的特殊性

继续教育档案是多种档案类型中的一种，它趋同于一般的文本材料但却保留了其自身的特殊性。继续教育管理是在科研教育中逐渐形成，且具有保存价值和参考价值的重要历史记录材料。而医学继续教育的档案从属于继续教育档案中的一种，因为它在职业中表现出来的特有属性，所以对医学教育档案管理的加强更显重要。

(一)继续教育的独特性。从表面上来看，继续教育最大的特点就是专业多并且层次不一。不同的学校的办学模式和专业教学也有着较大的区别。除开教学上的安排，从文本风格和格式来看，不同的学校，它的档案格式也会有所区别，这为档案管理的后期工作带来了巨大的挑战。

(二)生源的多样性。除开了教学和专业的差异外，各大学校在生源上的特点得到了难得的统一。对于成人教育的生源上来说，许许多多的学生来自于不同的社会阶层。他们给成人教育带来了生源多样化的同时，也引发了档案管理人员对于他们身份多样、来源分散不易集中管理的思考。

医学继续教育的意义在于普及和进阶医务工作者的教育，它面向的人员往往是在职的医务工作者或者以前从事过相关职业的人员。这些人员从年龄上来看大都已经成年，而他们几乎抱着相同的目的和期望来到了这里。对,很大程度上是学历，当工作生活与学习发生矛盾时，他们很大程度上会选择前两者。除此之外，学生工作地点的不确定性、有的还有可能经历生子婚姻等变动，这些的不确定性因素都给档案的完整收集与管理带来了不便。

二、把握医学继续教育档案记录的价值方向

档案记录绝非易事，有条理的记录可以最大可能地减轻后期档案记录的失误率。所以说把握好档案管理记录的“度”显然是特别有必要的了。“大”可以抓住根本，“小”可以丰富血肉，“大小合一，文武并重”。

(一)“大头”承载的客体价值。在继续教育的学习中常常会伴随着很多活动的进行，而各种活动、实习、讲座、研讨会的结合使继续教育这块更具有职业针对性。这个时候，档案成了最好地记录者，且会把最有价值的反馈信息编辑成文本载入档案的篇章中。

例如在“护士临床用药”的培训中，小敏和小李经以优异的成绩结业归来，并且受到实习地医生护士乃至病人的认同和褒奖，这些可以作为培训类的案例来归档。在另外一些做工程项目的，对工程效益有突出贡献的在职人员也可以作为归档案例。例如小王在经过学院的“营养与食品卫生安全培训后”回到自己的卫生检验岗位，为当地数百名学生和老师进行身体营养与健康安全的检测，提出了合理的营养建议和计划，完成了预期的人物要求。这样的人和案例都可以作为归档的依据，并经过公平公正的文字编辑整理成档案文本。

(二)日常的记录与筛选。继续教育有别于普通高等学校教育的教学安排，大大小小的活动与讲座伴随着整个继续教育的教学。在建立继续教育学院的档案时，除了对学生重要活动、实习、工程的记录外，平时的大小活动也要做到实时信息记录采集。小到日常的讲座和学习，大到重要的培训和工程实习，专门安排负责人进行文图新闻采集是非常有必要的。

古人云“有备无患，此乃王道”，当我们“万事俱备”，把大大小小的事情有条理的记录完成后，就要开始进行信息筛选了。大家都知道，档案记录精辟为好，用有限的字数，把该说的说清楚就好，切忌两个“过头”（过多和过少）。在编写档案的过程中，当然是大头优先。把重要的事情按照相应的时间顺序写清楚，在从记录的大大小小的活动中选择相应的经历把“大头骨架”丰满。例如在写道小王参与“中学生营养与身体安全的项目工程”时可以简要描述下他在产于该项目前的培训项目。

三、医学继续教育档案管理实践中的问题与解决方法。

在实践中的档案管理，会遇到各种各样的问题。有的是由于档案管理人员的记录疏忽导致部分学生的信息丢失，有的是因为学生本人的不重视或者变动导致最后档案内容的不完整。多种问题的频发是由继续教育的特殊性引起的，在不能改变其特殊性的前提下，我们对时常发生的问题进行总结，并提出一些可供参考的建议。

(一)档案管理人员的从始而终。在档案管理的实践过程中，很多学校不会任命专门的老师来负责档案管理这件事情。往往被任职的管理老师都是有其他职位的兼职老师。他们平时除了要完成档案管理的工作外，还要完成其他的教学任务和指标。而档案管理是一个长时间不间断的记录和信息收集过程，在双重任务的冲击下，这些“兼职老师”注意力会被大大的分散开来。再加上被任职的老师经常是没有经验的临时档案管理人员，所以在档案管理上的不专业问题时常发生，最后导致整个档案信息记录的严重缺失。

避免这个问题的根本就是安排一位“从始而终”的老师。在安排管理老师的时候，就应该预先对档案管理预选员进行“稳定性”分析。当然不是说年轻人不能胜任这个职位，但有沉稳踏实品质的管理员对这个管理工作会非常的得心应手。一般根据实际情况，可以先安排几个全职人员再配几个兼职人员，做到有备无患，后面的档案管理事情自然水到渠成。

(二)建立完备的信息交流渠道。由于继续教育生源的多样性和分散性，信息采集相较于其他高等教育会更显困难。有的学生因为工作不稳定、经历人生的变革期或者由于生活上各种各样问题的干扰，会忽略档案收集的重要性。还有一些学生会由于上网不便或者信息渠道不通会发生延迟提交作业的情况。这种情况的发生，作为管理者来看不要夹杂着无所谓的态度，提高档案管理团队的素质，建立完备的信息交流渠道会是预防这些问题发生的好措施。

提高档案管理的综合素质并非朝夕可成，它和档案记录一样是一个长期的过程。但在前期做好完备的预备工作是非常容易完成的。早期的信息档案建立是必需的，但更重要的后来信息的不断完善和更新。作为社会人的学生往往具备了社会人的各种特性，人本来就是一个复杂的动物，尤其是他已经经过社会的残酷洗礼和分类。学生变动信息的采集是非常有效的措施，这个方法可以根据实际情况每隔半期或者更短时间，在上课培训或者实现来对学生的信息进行更新和添加。

现在的信息交流是多元化的，尤其是网络信息交流。除了简单的电话和常住地址的收集，现在比较流行的网络交流工具账号的添加也是不错的选择，例如QQ、微信、微博，有的专业和外国人打交道比较多的机构也可以让学生备选Facebook、Twitter、Messenger、谷歌邮箱之类的国际网聊账号。经过完备的信息采集和更新，在后面面对学生信息接收不及时的情况时档案管理者会会变得游刃有余。当然在建立完备信息系统之前还需遵循一条原则，那就是学生的个人信息的隐私保密，严禁内部人员盗取或者出售学生个人信息，遇见类似情况必须严惩不贷。

医学继续教育的意义就是服务于在职或者将要从事医务类工作的人员。而档案作为继续教育活动的直接记录，它反映了档案管理的过程和记载历史，是个人在医学继续教育后成果的集中体现。档案管理是一个长期且不断循环的过程，开学、演讲、培训、实习、工程接手、结业，它穿插在医学教育的各个过程和继续教育的其他工作互相配合并且相得益彰。作为医学继续教育的档案管理者，应充分认识到继续教育的特殊性，从始而终，建立好完备的交流渠道，逐步提高整个管理团队的档案收集和记录水平。