浅谈医院人事档案的收集

文/云南省昭通市中医医院　叶世兰　周茜

浅谈医院人事档案的收集

文/云南省昭通市中医医院叶世兰周茜

【摘要】医院人事档案的整理工作是一项极其繁琐、细致的工作，为充分发挥人事档案资源优势，必须做好人事档案内容完备，材料精炼，归档规范，在档案资料的收集工作上要做出大量的努力工作，以期共同做好医院人事档案的整理工作。

【关键词】医院；人事档案；整理

医院人事档案是记录一个医护人员的主要学习工作经历、政治面貌、医德医风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用。我院新业务、新技术的不断拓展，医院医疗体制改革及人事制度改革的不断推进，医院取得较好发展的同时给医院人事档案管理工作提出了更新的要求。但医院现有的人事档案管理工作，不能适应医院的发展需要，甚至阻碍着医院的进一步发展。面对医院人事档案收集与整理中存在的问题，我作了以下思考。

一、人事档案资料收集中存在的问题

（一）归档材料不齐全。目前，医疗卫生技术人员档案主要包括：①学历学位材料：学历、学位证明；继续教育及专业技术进修证明、证书；专业技术工作总结；参加各种卫生下乡等医疗、防疫工作证明。②专业技术资格任职材料：专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表；专业技术职务资格证书、执业证书、聘任证书和合同。③卫生技术成果材料：著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业科技技术成果奖申报资料，典型病历、成功抢救的病案、手术事项分析等。④其他材料：参加医院内组织的“三基”、“三严”考核及医德医风培训、评价材料；选派到上级医院进修、学习的结业证明；参加各类学术会议，专题讲座的证书、证明；年度考核证明；各类获奖证书。

但是，我院在2012年进行的人事档案信息化管理工作中，再次对医护人员的个人档案进行催缴，并将个人档案资料全文录入电脑管理软件中，经过几个月的时间收集，耗费了大量的人力、物力，多次下发通知到各科室各部门，最后，仍然没有收齐全每个医护人员的所有应归档的资料。

（二）归档材料内容陈旧，没有得到及时的更新。在多次收集工作中，由于科室职工档案意识薄弱，不主动把各种进修培训、工作业绩和科研等材料归档，有的由于保管不善导致部分资料丢失，种种原因导致人事档案缺少个人业务能力、工作表现等动态信息的补充，造成人事档案内容的不齐全、不完整，有的职称晋升了，但是没有及时到人事科上交晋升后的资料。

（三）简单收集归档，档案质量不高。在收集人事档案材料时，管理人员没有按照人事档案管理规定对收集准备归档的材料一一进行审核、甄别材料的真伪，没有认真审查归档材料内容是否规范、材料是否齐全、手续是否完备，没有判定材料归档是否有价值。往往存在收集归档的材料内容不真实、不齐全。我院1000多名职工中有同名异人、张冠李戴的，有的不属于人事档案归档范围重复多余的材料就进行了简单的收集归档。

二、加强医院人事档案收集的对策

我就医院人事档案资料收集提出以下对策。

（一）增强人事档案意识，推动医院人事档案工作开展。要普遍增强医院领导和广大干部职工的档案意识，把人事档案管理工作纳入医院工作日程，使人事档案管理与医院各项工作同步发展。我院自2013年以来，档案管理工作就纳入医院工作议事日程，医院主要领导亲自过问档案管理工作，多次召开专题会讨论医院档案存在的问题，确保人事档案经费投入、业务建设、人员配套、库房建设等工作需求。在工作总结、计划中均写入档案管理工作，使档案管理工作与医院各项工作同布置、同总结，使广大干部职工充分意识到人事档案工作的重要意义。

（二）加强人事档案管理，建立健全人事档案管理制度。在人事档案管理工作中，我院根据医院档案管理中存在的新情况、新任务，建立健全了一整套与医院档案发展相配套的人事档案管理制度，建立了整理归档、查询利用、保管库房等制度，并从各方面进行严格的落实，使人事档案管理工作更加科学化、制度化、规范化，使各项工作有章可循，有法可依。

（三）不断加强人事档案管理队伍建设。医院人事档案的收集是一件非常复杂繁琐的工作，由于人事档案管理工作的特殊性，要求档案管理人员不仅要掌握档案学基础知识，还应结合医院人事档案的特点，具备医学、计算机、医院管理学等知识。因此，我院在选派人事档案管理工作人员时，不是从不作为的工作人员中选派，而是综合考虑了档案管理人员的责任意识、工作责任心和业务能力方面，对工作能力强，工作踏实的同志优先考虑。我院现已建立了完整、准确的人事档案信息数据库，实现了档案管理的微机化管理。

因此，为实现医院人事档案的规范化、科学化管理，达到内容完备，材料精炼，归档规范，需要档案资料收集工作人员认认真真、一丝不苟地把人事档案资料进行广泛的收集、及时的更新、科学的鉴定，以全面做好医院人事档案管理工作，从而为医院的人才发展提供真实可靠的依据。

参考文献：

[1]董婉婷．新时期医院人事档案管理的探讨[J]．商情，2013（14）：189.

[2]周茜．浅谈医院人事档案的现代化管理[J]．办公室业务，2015（03）：83．

[3]杨雪燕．如何做好干部人事档案材料收集与整理工作[J]．人力资源管理，2013(04)：149．

[4]普春华．谈谈如何做好人事档案的材料收集归档工作[J]．兰台世界，2012(S4)：63．

[5]韩晓华．人事档案材料的收集与整理[J]．档案天地，2012(08)：58-59．