事业单位档案管理的探索

文/山东省嘉祥县民政局 商圣坤

事业单位档案管理的探索

文/山东省嘉祥县民政局 商圣坤

由于事业单位的服务性质，所以档案管理工作就受到了极大的关注。事业单位的档案管理包括哪些内容？存在哪些问题？创新和发展的思路在哪里？针对以上问题作者进行了探索和分析。

事业单位；档案管理；探索

事业单位的档案管理对于事业单位的发展和全社会的信息服务有着非常重要的作用。因此，相关的管理人员要提高认识，完善职责，培养专业的档案管理人员。笔者就如何建立现代化的事业档案管理体系，提高事业档案管理的效率，提出几点探索。

一、事业单位档案管理的内容

档案管理工作非常复杂，包括对档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑和研究，并为相关的对象提供档案的利用服务。其中，事业单位档案的收集内容就包括：1.上级下发的各类文件；2.发出的的各类文件；3.各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等；4.各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等；5.出具的或盖章的信函、报表等；6.各类统计资料。档案管理工作是将大量分散凌乱的的档案进行集中化、系统化、优质化以及广泛化的整理，满足社会对于档案管理的要求。

二、事业单位档案管理存在的问题及现状

（一）管理制度混乱。事业单位档案管理的首要问题就是档案管理制度非常混乱，很大一部分事业单位对档案管理不够重视，没有建立相关的管理制度，有的虽然建立了管理制度，但是执行力度非常差，制度常常流于形式。档案管理人员的责任心也非常的差，大堆大堆的档案在档案室堆积如山，档案的收集整理工作也不全面，丢失现象非常普遍。特别是一些外借的档案，没有履行相关的外借手续，有借无还的现象经常存在，也有很多人钻档案制度管理的空子，私自对档案中的数据进行涂改，严重损害了档案的真实性。

（二）利用率非常低。在我国事业单位的档案管理过程中，出现了重收藏轻利用的局面，非常重视对档案的归类和收藏，但是对于档案的利用价值却没有很好地宣传，所以即使是单位的员工，对于档案的利用效益都不够了解。

（三）档案管理手段非常落后。计算机网络技术的普及提高了人们处理信息的效率，因此，非常普遍的运用在日常的生活与办公过程中，它的管理手段也在不断地进步，遗憾的是，大部分事业单位并没有积极地将这项技术引入日常的档案管理过程中去，依然采用人工管理的手段，档案管理的效率非常低，出错率也非常的高。

（四）缺乏专业的档案管理人员。知识结构的不合理是一方面，档案管理人员素质不高的另一方面表现在他们的工作态度上，由于上级管理人员对于档案管理工作重视程度不够，很多管理人员工作积极性也不够高，工作态度消极散漫，人浮于事，极大地降低了档案管理工作的效率，影响了档案管理信息的收

集与处理。

三、事业单位档案管理创新思路

（一）提高认识，完善职责。在事业单位档案管理工作中，单位领导作为档案管理工作的直接策划与管理者，其对人事档案管理工作的重视程度，直接影响着人事档案管理工作的现代化发展水平。因此，为了进一步做好人事档案管理工作，提高事业单位领导对认识档案管理工作的重视度，显得尤为重要。具体可从以下几个方面入手：首先，在日常工作中，单位领导应该将档案管理放在档案干部队伍建设的高度来对待，将其纳入议事日程中。其次，建立专门的档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导以及监督，以此做到及时发现问题，解决问题。再次，建立档案管理考核机制，对档案工作实施定量定性考核，从而进一步推动档案工作向制度化、规范化、科学化发展。要使事业单位的档案管理制度有条不紊地进行。

（二）培养专业的事业单位档案管理人员。首先要为单位招纳业务技术过硬的管理人才。其次，要加强对管理人员的岗前培训，使他们能够更好地熟悉和处理相关的管理工作。培训内容应该分为两个部分：一要加强其专业领域方面的培训，结合事业单位具体的工作，使理论知识能够与实际工作很好地结合。二要加强对其工作态度的培养，改变以往做一天和尚敲一天钟的工作心态，将激励机制引入档案管理工作中，提高他们的工作积极性。

（三）建立现代化的事业单位档案管理体系。加强对事业单位档案创新性管理的一个非常重要的内容，就是将计算机技术引入管理过程中，提高管理工作的准确性，从而使档案管理适应现代化的发展。在档案管理过程中引入计算机网络技术，还必须要加强对管理人员的培训，强化他们信息化技术操作手段，使他们能够熟练地运用计算机网络技术，完成档案管理的自动化和电子化处理。

（四）建立事业单位档案管理自动化。事业单位档案管理信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，事业单位档案管理自动化标准要建立健全和真正实施。事业单位档案管理标准和规范本身也是一个系统工程，要推进事业单位档案管理自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。在进行事业单位档案管理自动化的过程中，领导者的自动化意识和知识水平可以说是非常重要的决定性因素。事业单位要积极引进档案管理的自动化管理系统，吸引自动化相关的人才，并积极提高领导者的自动化意识和知识水平，从而推动我国事业单位档案管理的自动化进程。