档案管理的信息化建设研究

文/山东省医学影像学研究所 闫霞

从当前社会发展形势来看，医疗领域当中信息化管理的主要对象以及核心内容就是医院档案的科学有效管理，但是要想对医疗领域的档案实现最理想化的管理模式，传统的人工手动操作管理已经远不能满足新时代下医疗领域对档案的管理需求。档案的管理工作包含了档案资料的收集、整理、保存、评定、统计以及运用等方面，从其实际的操作形式来看，档案的管理工作主要是由档案的收集、档案的搜索、档案的统计、档案的编制以及档案的运用和研究这几个方面。

一、档案信息化管理和建设

当前医疗领域中的信息化管理的主要内容包含了：实现档案的信息化管理、实现档案管理的网络化以及档案信息管理和运用的一体化。

（一）档案管理的数字化建设。数字化信息的变革是当前档案管理信息化建设的基本环节，从表面上来看，数字化的档案信息就是指完全脱离已有的文件、图像以及图标等纸质的实物资料资源，取而代之的是通过扫描等现代化信息技术的转换方式来完成档案的有效管理，将传统的实物以及信息资料转变成电子信息的资料库。这种方式可以有效避免了传统档案在管理方式和操作方法上出现的效率较低、操作较为复杂和繁琐的状况，信息数据库的建立可以大幅度提升档案信息的查询速度和运用效率。

（二）档案管理的网络化。在传统的档案管理模式中，对档案的管理工作很难可以达到每个档案相互间的信息沟通。而档案的信息化管理就很好的解决了这种问题。档案管理的网络化其实就是指将所有的档案的信息存到相应的局域网当中，进而形成一种整体性的文档管理体系，这不仅有效的减少了人力、物力以及财力方面的占用率，同时还可以形成较为完整的信息管理系统。

（三）档案管理和运用一体化。如上所述，档案的信息化管理，通过其用途可以分成两大方面，即信息资料的有效整合与信息资料的运用和开发。其中后者是档案管理的主要价值的表现，档案管理信息对一体化方式的应用，有效的节省了档案信息的开发和运用的效率，同时还省略了很多不必要的操作环节，从实现了资源的高度共享，在档案的信息开发以及使用者的使用方面都提供了很大的便捷性。

二、医院信息化档案管理工作中出现的问题

（一）档案编辑以及管理的过程。当前，医疗领域中对档案的编制的范围较小同时难度也较大，档案的主要价值就是对其进行科学有效的运用。医院在发展过程中需要对技术档案进行科学的编制，从而得到医院所需要的发展策略、投标运营的相关信息以及医院内部档案资料的编写。但是从目前来看，医院在实际的档案管理的形式以及在对档案管理的思想发面上还不足以达到医院对档案资源运用的需求。

（二）纸质档案的优缺点。当前医院对档案实施信息化管理的过程中，利用电子档案实现接收和分层重要涉及到两种方式：第一就是对传统的纸质档案实施扫描，这就要求相应的部门在提供出纸质档案的同时还要做出一分扫描文件，这种方式所具备的好处为：1.有较好的兼容性，只要是纸质的档案都可以进行扫描，做成电子文件；2.档案管理成本很低，通常都是采用统一的形式；3.运用比较方面，医院可以利用免费的软件对档案资料进行查看。尽管纸质档案具备很多的优点，但是它也有不少的局限性，比如：对纸质文档进行扫描过后的资料档案大多都是图像格式。致使一部分的电子文件原有的信息丢失；文件相对较大，进而占据了很大的储存空间，并且要具备现有的纸质档案，并没有对档案编制的单位成本起到减少的作用，这样就会影响到档案编制机构的工作积极性。

三、医疗信息化管理模式的思路和方向研究

（一）电子档案管理格式。医院中档案的格式必须要到达统一性，对档案文件格式实施统一，首先要考虑以下几点问题：1.对多种格式的电子档案兼容。在每一个方面上都需要对各种不同的管理软件进行使用。2.电子档案的有效性、初始性以及不可变更性提供充分的保障。3.档案的内容简洁明了、真实可信，而且可以实施全文搜索。4.对电子档案的编制成本进行有效降低。5.文件自身和录入的信息、数据信息要形成一体化。6.要方便管理、存储以及分享使用。7.具备相应的标注以及全文批注等功能。

（二）对电子档案的相关管理标准和方向。医院在对某一项工程进行承包的时候，首先要依据档案管理部门、医疗档案管理机构以及医疗档案管理机构的实际要求，对医疗项目的具体文件进行录入、编制、以及对最后的医疗档案进行具体的编制。

从当前来看，社会中大部分的医疗行业都具备自己的一套医疗资料档案的管理系统，可以对医院的日常的运营管理以及过程当中的重要技术资料进行保存，并且已经储存了较多的信息内容。医院因为其作范围较为宽泛、专业性较强且繁多等特性，对医院的相关管理和规范还无法形成一个非常统一化的标准，而且在具体的实施过程中存在问题也相对较多。特别是针对已经完成医疗工作的资料档案进行整合和管理时，具有管理的普遍适用性却没有标准的规范性，从整体上来看是不能满足医院的规范化档案管理的要求。

四、结束语

本文主要对档案的管理信息化建设进行了分析，对档案信息化管理和建设、信息化档案管理工作中出现的问题以及信息化管理模式的思路和方向进行了阐述，让我们了解到信息化模式的档案管理和传统的档案管理方式相比具有较大的优势，加强档案管理的信息化建设对医院的健康发展起到了保障性的作用。

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