实现档案工作规范化

文/新疆科力新技术发展有限公司 王辉

一、前言

伴随现代化科技的发展，各行各业都开始在内部实施人员管理的信息技术，为的就是加快现代化的档案管理体系建立。企业的档案管理作为企业行业思想上的先驱，对于企业在今后行动起着很大的作用。

二、企业档案管理工作存在的问题

（一）管理制度缺失，造成人才不足。我国现今的企业大多是采取传统的档案管理制度，这样非常严重的制约了科学发展观的可持续发展。由于现在企业普遍没有采取科学的员工的考核，员工的晋升与诫免，员工的岗位培训等等制度管理，导致了企业人才的大量流失；领导班子长时间不调动，没有新鲜的血液融入，造成了企业内部没有生机与活力；专业技术人员结构的严重失衡，缺乏高级的专业人才，造成了人才的流失。

（二）现代化程度低下，信息化程度不高。对于信息化的时代，企业现在还没有实现电子化的档案管理，而是采用原来的传统的企业员工用笔记录的方式。电子化、网络化的程度不高，并且缺乏相应的电子化档案档案管理的经验，相关的保密工作做的也不足。总的来说基础设施的不完善归根究底还是因为管理制度的落后。

（三）缺少对企业档案管理的重要认识。对于档案档案的管理目的其中之一也是最重要的一点就是保守档案机密，而企业往往因为经费不足等各种原因，没有在这个岗位上设置一名专业的人士来管理，大多采用的都是一些非专业人士兼管。企业的管理者没有一个正确的管理理念，就直接导致了企业档案档案管理的混乱、保密工作不足等问题不断出现。

（四）档案管理形同虚设，缺少实际意义。对于企业来说，企业的档案管理仅仅就只是一个档案，放在那里没有一点价值更不会加以利用。企业的档案管理制度仅仅就是企业成立过程中的一个小小的不重要的环节，没有实现一个档案应有的目的。作为企业的档案档案来讲它应该更好的发挥一个信息资源的作用，来更好的服务于社会。

三、通过信息技术实现企业档案规范化管理的建议

档案管理制度是企业制度、企业改革的核心，企业档案制度的创新与发展能够推进企业对于企业人才队伍的建设，更能够为企业事业发展在人才储备上提供一个良好的保障。这其中企业在新的形势下是如何进行企业档案档案管理的问题是非常值的思考的。那么对于我国企业的管理者在这样的一个大的背景下就要迎难直上，就是要先“下手”，那么作为企业起着根本保障的企业档案档案管理就是我们最先应该入手的。

（一）提升档案管理人员的专业素质。档案管理中实际上最为重要的是人员的管理，档案管理人员的专业性直接决定企业档案工作能否实现规范化。所以，对于企业档案管理人员一方面要求其提升自身的档案管理知识，对于档案相关知识不能只局限与表面的理论，而是要进行较为深入的档案管理文化、现代化档案管理软件、设施等等。另外，档案管理人员也应该具备职业道德操守，及职业方面的道德素养，要不断丰富自身的知识储备，了解我国的相关法律法规，真正的将新知识、新技能应用到企业的档案管理当中。

（二）规范管理案卷，实现现代化管理。受传统思想影响较为严重，我国的案卷管理大多数比较复杂、繁多的，其主要原因在于在进行案卷管理过程中将所有的内容没有进行分类、而且是“一股脑”的进行档案保存。对企业档案管理的原则也限于内容的不丢失。但是实际上，档案真正的规范化管理应当实现的是对其的时间、属性、类别进行详细的划分，便于寻找的同时，可以进行规范化、系统化的管理。在对档案进行细致分析的过程中可以发现很多档案是累计多年，发展到现在没有实际价值的，对于这些档案就可以选择科学的销毁，避免流入他人手中的同时也可以便于企业档案的优化管理。

（三）正确看待档案秘密和企业日常管理之间的关系。保守档案中的秘密是每个档案管理者应该具备的素质和基本的职业操守，同时更是一种来源于工作的责任。对于档案管理者来说，企业内部工作人员档案、各项资料信息档案对企业发展或个人发展都起到非常重要的作用，如企业内部档案管理人员管理工作不到位，很容易导致内部出现不和谐环境，严重的还会导致内容管理上的混乱。企业管理者应当注意，其管理方法只是保证企业正常运行的一种手段，不应与过多的档案秘密连接在一块（企业实际发展中正常需要除外），正确的看待档案秘密和企业日常管理之间的关系，对企业今后和谐发展具有重要意义。

（四）维护档案的客观性、真实性和完整性。档案工作规范化的最为重要的一个前提就是要进行严格的档案建档工作，即进行严密的装订、入库等等级手续，通过各个环节的完善才能进行档案的存放。看似简单的工作，其实对企业档案规范化有至关重要的作用，只有这样才能保障企业档案的真实性、完整性。企业档案归档后，任何人都不可以随意对档案进行修改，甚至是销毁工作，确保企业档案工作的规范化管理。

四、结语

企业由于其涵盖范围广，涉及人数多，单纯依靠档案部门的传统管理方法是不可能达成企业档案管理最终目的的，因此加快建立信息技术在企业档案规范化上的应用，提升企业档案规范化水平，进而加快完善我国企业运行体系，早日达到企业整体的合理化发展。

[1]杨秀辉.新时期下对企业档案工作规范化管理的认识[J].城建档案,2014(11):15.

[2]张丽.企业档案工作规范化管理的探索与思考[J].四川档案,2014(08):28.