浅谈林业科技档案管理存在的问题与对策

文/阿勒泰市北屯林场 刘薇

林业科技信息为社会可持续发展决策、人口、环境、资源和经济决策提供依据，林业科技信息是我国信息基础设施以及经济信息系统最为重要的组成。而在林业基本建设、技术推广、林业教学、林业科研以及林业生产的过程中，产生并形成的声像材料、图表材料、文字材料等，对这些信息进行归档保存，所得到的归档便是林业科技档案。作为一种重要的信息资源，应用林业科技档案可以对林业生产进行指导，开展林业科学研究，提升林业综合效益，保护经营者合法权益，对林业科技交流和林业教学等具有十分重要的利用价值和参考价值，下面，笔者就谈谈林业科技档案管理存在的问题及对策。

一、我国林业科技档案管理的特征

在林业科技档案管理过程中发现，林业科技档案具有很强的系统性、成套性、丰富性、记录性、阶段性、特殊性、地域性、复杂性、多样性特征，下面就结合我国林业科技档案管理的现状，阐述我国林业科技档案管理的特征。

（一）我国林业科技档案管理的地域性。由于森林中树木的生长受到水系条件、气候条件、地质条件的影响，其分布呈现出地域性状态，这一特征表明我国林业生态的工程不能够按照一贯的行政区域实施，必须要突破区、省、市的界限，跨流域和跨区域地实施管理和作业。所以，林业科技档案管理工作必须要将工程项目作为基本单位，按照流域来落实。

（二）我国林业科技档案管理的阶段性。从事林业行业的人们都知道，培育一代森林少则需要几十年的时间，多则需要上百年的时间，可以说，林业发展过程中，注入了一代又一代人的心血，从树苗的采种到育苗，从育苗到造林，从造林到抚育，进而实现郁郁成林，这些环节一个也不能少。林业科技档案管理工作更是如此，档案管理工作和林业生产的周期性相互呼应，一套完整齐全的林业科技档案材料同样需要很长时间，是伴随着每一个育林环节而产生的，这一个特征使我国的林业科技档案管理工作必须要根据森林成林每一个阶段来实施，比如木材加工、木材采伐、造林、育苗、抚育、采种等阶段，所以，我国林业科技档案管理具有阶段性特征。

（三）我国林业科技档案管理的差异性。因为水系环境、地质环境和气候环境等外界环境能够直接影响到林业发展，不同区域中的树木生长的差异性比较大，同一个地域里也可能会存在较大的差异性。林业科技档案主要对林业生产和作业调查资料进行整理和归纳，所以，林业科技档案具有很大的差异性。

（四）我国林业科技档案管理的复杂性和多样性。我国森林资源丰富，物种具有多样性，森林资源和动物、水文、气象、地理共同构成综合体。林业建设和林业生产活动与交通运输行业、旅游行业、环境保护工作、工业、农业息息相关，例如跟踪调查野生资源、林业作业生产、林业资源调查等的大部分林业生产活动，均需要在野外完成，从这些工作开始到结束，产生大量的数据和资料，这些资料就是我国林业科技档案，所以，可以说我国林业科技档案管理具有多样性和复杂性。

二、林业科技档案管理现状及存在问题

首先，在我国林业科技档案管理过程中，有些干部和领导人员对档案管理工作不够重视，对于林业科技档案产生、管理、设备等考虑比较少，有些单位甚至没有将档案管理工作纳入到工作和管理计划之中，导致我国林业科技档案管理的基础建设比较落后，存在着无专人负责和无领导分管等问题。有些部门的档案管理人员缺少档案管理的意识，不明确什么才是档案，也不知道什么是档案管理中的归档，应该采用哪些方法进行归档，这样便导致有些科技文件、科技材料、科技数据逐渐损坏、丢失和外流，从本质上影响了档案管理工作的质量。

其次，我国林业科技档案管理工作缺乏健全的规章制度。虽然有些单位拥有档案管理的规章制度，但是，现行的规章制度与实际的档案管理工作不能衔接，规章制度的可操作性比较差，导致林业科技档案的管理工作有制难依，无章可循，无法有效开展林业科技档案的管理工作。与此同时，我国缺少制约和监督机制，很多档案管理部门不按规定工作，档案借出以后归还很难，致使大量宝贵的档案丢失，收集资料的时候没有人配合，规章制度仅仅是为了应付上级检查而设置，是一种摆设。档案管理工作缺少业务标准和行业规范，整理和存放都不规范，档案查阅难度大，利用率也很低，档案管理不能发挥自身作用。

最后，我国林业科技档案管理方式落后。很多档案管理人员对科研工作没兴趣，不主动参与收集档案，而是坐在自己的座位上等着相关部门来进行资料的上报，这导致档案移交工作有缺口，收集的资料和档案不完整。同时，林业的科研周期比较长，很多项目都是由多个部门和多个单位齐心协力来完成的，甚至有些项目需要实施跨区域合作，科研人员具有很强的流动性，档案也比较分散，从本质上增加了资料收集的难度。

三、完善林业科技档案管理的措施

（一）保证档案收集和信息整理工作质量。在对已有或者现有的资料进行归档和管理的过程中，对于有关资料开展归档管理，这便是林业科技档案的收集阶段所需要开展的工作。首先，管理人员要将资料和数据的收集渠道拓宽，为了能够搜索和收集具有存档价值的林业资料，必须要对现有的林业科技档案资料进行重新分类和整理，在分类和整理过程中，要对资料内在的联系进行保持，遵循便于保管和利用的原则。要在每一个案卷的首页对课题进行简介，这样可以方便科技人员和档案管理人员对课题的进展及时掌握和了解，在第一时间内建立起科技管理的档案，从本质上提升档案管理的服务质量。同时，建立起网络查询的系统，以便实现信息共享，为科研人员提供高效的服务，提升工作的效率。由于科学技术信息的来源十分广泛，想要使信息资料在最大限度上获得使用价值，必须要对它们进行筛选，任何信息资料都要在选择和分析基础之上得到全面、合理和科学的开发和利用。

（二）加强林业科技档案宣传和服务。想要实现林业科技档案的科学、有效管理，要求管理者必须要强化自身的服务意识和宣传意识，对我国的《档案法》进行认真贯彻和落实，使林业科技档案能够发挥参谋助手的作用，积极为领导灌输科技档案宣传工作的作用和重要性，使领导重视林业科技档案的管理工作，领导的支持和重视是落实林业科技档案管理工作的保障。与此同时，档案管理人员还要提升档案意识，充分认识到在科研工作中林业科技档案管理工作的重要性，将林业科技档案的管理工作成为所有工作人员自觉的行动。

（三）健全和完善林业科技档案管理制度。林业科技档案是林业科研最为重要的媒介，因此，林业科技档案应该被纳入到综合档案管理部门的工作中，档案管理部门要对林业科技档案进行统一管理。建立和林业科技档案管理工作相适应的运行机制，健全林业科技档案的管理制度，在管理工作发展过程中，逐渐形成资料收集、资料和数据整理、资料和数据建档、归档、开发利用的档案管理工作良性的循环。在林业科技档案管理工作过程中，充分运用激励机制和利益机制，对于那些能够准确、及时收集档案资料的部门和职员进行奖励，对于档案资料收集和管理敷衍了事的职工和部门进行处罚，相关单位还可以推行目标管理方法，这样可以增强档案管理人员的责任感，虽然林业科技档案管理工作并不是单位开展工作的主干线，但档案管理工作却具有举足轻重的地位和特殊职能，因此，要将档案管理工作融入到林业科技管理、计划管理和发展规划之中。

四、结语

林业科技档案管理是林业部门中十分重要的工作，同时，林业科技档案管理也是我国档案管理领域中不可或缺的组成部分。我国林业想要得到良好、长足发展，必须要充分重视林业科技档案的管理工作，提升林业科技档案完整程度，通过科学技术来加强林业科技档案的管理工作，使得科学技术能够很好地应用到林业科技档案管理之中。

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