浅议网络环境下的图书馆采访信息的组织

王蓉

武昌工学院图书馆 430065

浅议网络环境下的图书馆采访信息的组织

王蓉

武昌工学院图书馆 430065

分析了目前高校图书馆采访信息组织的现状，阐述采访工作如何适应网络环境下信息组织技术的发展，指出采访工作适应基于网络的信息组织技术发展的必要性。

图书采访信息；采访信息组织；网络环境

传统的文献采访工作，从信息组织技术上看，采用的是“手工形式”。掌握出版发行信息，主要是利用《社科新书目》、《科技新书目》、《上海新书报》和《全国地方版科技新书目》。在收集读者需求信息时，图书馆一般采用问卷调查、读者座谈会或“意见箱”的形式。在传统图书馆时代，由于能够提供的文献信息量小，种类单一，读者可选择范围窄，馆藏内容也相对简单。这种采访工作模式目前尚能够正常开展运行，但已经无法适应网络信息时代的要求。目前，文献信息内容的更新速度加快，文献资源类型的多样化，提供的方式途径的增多，先进技术手段的应用推广，这些变化从某种程度上也刺激了读者的需求。伴随而来的是读者对文献质量要求更高，对文献获取的时间要求更快。因此，采访人员必须更加快速、准确地掌握读者需求信息。传统的采访工作收集信息源的方式和手段，显然无法满足现实发展需要。要从根本上解决这个问题，只有充分利用基于网络的信息组织技术。

1、高校图书馆采访信息组织现状

1.1 采访信息鱼目混杂，信息组织、整理和筛选困境重重

如今，图书发行市场异常活跃，发行渠道不断扩宽，图书品种和数量也迅速增长。与此同时，图书文献质量也良莠不齐。高质量的专业图书少，盗版书、同书异名等现象时有发生，导致采访人员真假难辨，常常造成漏订、错订。[1]其次，书商出于盈利的目的，在提供图书信息时，只提供可以给他们创造丰厚利润的书目信息，少提供甚至不提供有学术价值但利润低的书目信息，从而造成采访信息不全，给我们的采访工作带来困扰。此外，通过书商和读者收集到的采访信息更是存在格式不统一、信息内容著录不标准、信息不完整等诸多问题。采访部门在收集信息过程中，少不了要对信息进行比对、筛选，有些还要进行格式转换，对于读者提出的荐购图书信息要进行信息的补全，这些工作都十分耗时费力。通过相关软件对图书采访信息进行排序与查重后，去掉的仅仅是反映同一种图书的重复信息，对于内容相同而著录信息不一致的图书系统无法自动判重。特别像一些外国人的著作，有多个出版社出版，各出版社提供的著者名称有的不是规范汉译姓，如《红与黑》的作者，有的译为司汤达，有的译为斯当达，这种情况数不胜数，这严重干扰了采访工作者对信息的判断和处理，往往造成同一内容的书反复采购。

1.2 在采访信息的收集中读者的主体地位缺失

可以说，图书馆是因读者的需要而产生的，更是为了读者的利益而存在。图书馆工作的出发点是为读者提供优质的文献服务。在图书馆工作系统中，图书馆工作的主体是读者。在文献资源建设工作中，文献采访一般由图书馆采访工作人员“全权代理”，读者往往被排除在文献采访工作之外。采访人员在进行图书采购时更多的是考虑文献本身价值以及文献是否符合本馆的采购计划，读者的需求只是文献采购的依据之一[2]。读者的主体地位在文献采访工作中没有得到足够的体现。采访人员为了完成工作任务，往往会“采而不用”，即便读者提出了采购建议，因为读者提供的信息大多不全面，需要花费很多精力和时间去整理才能形成订单。

1.3 信息类型多样化增加了信息组织以及获取的难度

由于信息(包括文献)的类型多样化，出版发行量的庞大、出版发行速度快、更新周期短、多途径发行形式等特点，尤其是网络化环境的信息组织技术手段的提升发展，让信息的发布具有更大的“自由度”与“随意性”，一方面使信息的检索和收集更简便，另一方面也使信息的有效获取变得更难把握，我们需要耗费更多时间和精力，需要掌握更多的知识与相关技术。

2、采访工作如何适应基于网络的信息组织技术的发展

在网络环境下，采访工作要得到提升并适应网络时代的要求，就必须充分掌握信息组织技术的发展动态，充分利用信息组织技术研究成果，实现采访工作的信息化、系统化和专业化。

2.1 构建读者需求信息收集平台，实现采访工作与读者互动

文献采访人员应该把读者需求作为工作的出发点与归宿，让读者需求信息主导采访方向。读者需求信息的收集方式，应逐步从意见收集本、E-mail、BBS、FI'P等过渡到专门的采访信息平台。这个平台需具备以下几个功能：（1）书目发布，读者可以在图书馆提供具体书目中进行选择和保存信息；（2）操作便捷，方便读者提交和反映需求；（3）拓展服务功能，比如可以介绍文献出版发行动态、可以进行导购导读、专题服务等；（4）增强互动，有即时通讯系统，可与读者互动，如解答读者提问、开展涉及文献采购工作方面的咨询调查和网上问卷等。读者需求信息的收集与分析评价，应结合各馆实际工作任务和读者构成情况，制定出最能体现读者需求的各项指标，如需求的目的、需求的内容种类、紧急程度、需求的人员组成等情况，通过对这些指标的统计分析，为采访决策提供参考，使采访工作更有实效。读者需求信息的收集与评价的网络化，必须适应信息组织技术的发展要求，使信息收集、互动反馈、服务读者成为可操作的现实[3]。

2.2 文献相关信息动态的发布与推介导购

文献采访人员要借助网络环境，针对本馆读者群需求情况，追踪文献出版发行资源动态信息、并以“网络公告栏”形式发布，提供书目信息给读者，包括文献的价格、类型、获得途径等。这样能极大的提高书目信息的利用率，减少采访的盲目性，读者可以根据采访人员发布的信息进行图书的荐购，采访人员收集意见后及时采购并反馈上架信息给读者。在进行文献出版发行信息的介绍过程中，采访人员也可以利用自己的采购途径开展导购服务，这项服务的开展，能拉近读者与图书馆的距离，在帮助读者的同时还能够为图书馆赢得更多的认同感。采访人员通过发布信息和收集采购意见，也能更进一步把握读者需求，从而更好更有效的开展工作，提高文献资源利用率。

2.3 创建采访工作专门资源数据库

采访工作，需要积累很多相关数据作为采访时参考和利用，归纳起来主要有：（1）读者信息，包括读者年龄与专业的分布情况，利用图书馆情况，所从事的具体工作，主要的需求方向和兴趣爱好等。这些信息是采访工作主要的参考因素。（2）出版发行代理商信息，包括文献出版机构、代理发行销售机构，这些机构的出版内容与主要方向、代理发行销售商的信誉和服务水平能力、地理位置等。这方面信息可以作为文献采购时的供货渠道选择。这两大类信息，对于采访工作而言，是非常重要的。在图书馆传统“手工操作”时期，受各方面条件限制，许多采访人员，无法建立起信息详尽、完整的数据库。随着计算机的普遍运用，采访人员充分利用计算机与互联网技术，逐步建立起这方面的信息资源数据库，并通过不断充实和完善相关数据，再引入具体采访工作中，从而保障采访质量、提高采访水平、满足读者需求、完善馆藏建设。

2.4 建立馆藏文献资源的结构分析评价体系

随着图书馆数字化、网络化建设的深入，各图书馆的馆藏文献资源基本上实现了自动化管理。凭借图书馆文献管理集成系统，文献采访人员不仅可以进行订购查重，还可以通过对流通借阅量、网络资源的点击率、文献闲置程度等数据的分析，来评价馆藏资源组成合理程度、文献利用成效、采访质量，从中发现问题，并通过分析原因，为馆藏文献资源再建设，确定文献补充方向、文献种类和复本、类型等提供决策依据，保障馆藏文献建设的质量。比如随着移动客户端的使用，目前网络资源利用率上升，纸质资源利用率下降，很多图书馆通过历年数据对比分析，逐渐增加数字资源建设比重，减少纸质资源投入。

3、采访工作适应网络信息组织技术发展的必要性

文献采访工作必须适应网络环境下信息组织技术的发展，这是文献采访工作自身发展的客观要求。文献采访工作本身以满足读者需求为最高工作准则，始终围绕“为谁采访、采访什么、何处采访、怎样采访”这4个环节展开。读者需求信息、文献出版发行信息、本馆现有资源信息等信息源是文献采访工作决策的依据，也是完成采访任务后的绩效评价标准，有关信息收集的完整、及时、详尽、客观、全面与否，决定了采访质量，进而影响馆藏质量[4]。基于网络的信息组织技术提供了搜集文献采访信息源的有效手段和分析评价文献资源的工具平台，进一步促进图书馆实现采访工作的信息化、网络化，也使文献采访工作与采访信息源的实现统一，从而提高采访质量和馆藏资源质量。

网络信息组织技术在文献采访工作中的运用，主要有以下几个好处：（1）促使采访工作程序化、规范化，从书目信息的搜集、发布到读者选书反馈，然后到图书的查重、订购、验收分配，最后到新书上架信息的发布，整个流程可以更为规范；（2）使文献采访工作信息化、科学化、专业化。通过建立出版发行信息库、读者需求信息网络平台等体系，实现真正意义上的读者需求信息采访，出版发行信息采访；（3）拓展服务功能，可以借助网络、计算机及信息组织技术，开发各种专门服务，如导购服务，拓宽采访的工作职能范围与服务领域；（4）实现资源共享。网络信息组织技术的运用，还能为远程采访、联合采访、采访资源共享等工作的开展奠定基础，进一步促进采访工作的专业性发展。

基于网络的信息组织技术，为图书馆的发展与转型提供了机遇与发展空间，也为文献采访工作提供了一个很好的平台。因此，采访人员要密切关注信息组织技术的发展，不断学习，要有将有关研究成果及时转化、利用到采访工作中的能力，促进文献采访工作的发展，保障馆藏文献建设质量，提高文献利用成效，使文献资源配置更趋合理。

[1]毕艳娜.基于文献利用率的中文图书采访[J].农业图书情报学刊,2008,20(9):78-82.

[2]张丽萍.高校图书馆网络采访工作的新认知——基于读者阅读倾向以及文献利用率分析下的图书采访[J].现代情报,2009,29(5):159-162.

[3]王建华.采访信息平台在高校图书馆中的构建[J].图书馆学研究,2006,(2):48—50.

[4]黄宗忠.文献采访学[M].北京:北京图书馆出版社,2001.