新时期电子档案管理的实践应用探析

吴宁宁

山东省滨州市无棣县人力资源社会保障信息中心 251900

新时期电子档案管理的实践应用探析

吴宁宁

山东省滨州市无棣县人力资源社会保障信息中心 251900

电子档案凭借其共享性、快捷性以及高密度性等特点，成为了新时期档案管理的主要内容和重要形式，故而充分细致地了解电子档案的特点，对于做好电子档案管理工作，具有十分重要的意义。鉴于此，本文从探讨新时期电子档案管理的重要意义入手，对其间所产生的问题进行全面分析，最后提出相应的实践方法，以期为电子档案管理改革提供参考借鉴。

电子档案管理；信息化建设；管理体系构建

为适应社会发展的需要，建立健全信息化电子档案管理体系十分必要。就档案管理工作者而言，一方面需要更新电子档案的管理策略，以现代化、电子化的管理方法保证其信息化、网络化的实现；另一方面需要保证电子档案在不同领域应用效益的提升，以顺应时代发展的全新趋势。

一、新时期电子档案管理的重要意义

首先，传统的档案管理需要投入大量的人力、物力以及财力去完成，且极易造成档案文件的损坏，电子档案则在极大程度上避免了这种现象的出现。利用网络以及计算机技术进行档案管理，不仅能够提高资料归档的质量，还能大大提高档案检索速度，从而既降低了管理人员的工作强度，又从根本上提升了档案管理的效率，并有效地节省了财力、物力以及人力等方面的投资。

其次，电子档案实现了资料由实物向信息转化的过程，为读者及用户能够更加快捷方便地使用资料提供了可能性。资源使用率及用户满意度的提高，意味着档案管理工作服务质量的全面提升。

最后，有别于传统档案管理只能保存纸质文字资料，电子档案突破了载体的限制，在原始文字资料的基础上，还能收集管理视频图像等影音文件，满足了新时期人们对于多媒体资源的需求，更加符合当今社会对于档案利用多元化的特征。

二、新时期电子档案管理的问题分析

首先，对电子档案的认知与利用存在着三种误区——习惯性地将纸质材料视作档案的载体要求，而对电子文件仅仅将其视作副本或者一般资料来进行保管；过度依赖计算机，忽视对电子文件的备份与保存工作，导致常因设备故障而丢失重要的电子文档；打印所有的电子文档，浪费资源的同时又使文档管理回归低效原点。

其次，电子档案的信息可读性受到科技发展因素的制约。这是电子档案管理工作所遇到的较为突出的问题之一，一些电子资源的储存载体（磁盘、光盘等）外秒看起来保存完好，但是其内由于加密、软件升级、硬件设施进化和编码方式变化等原因，常出现信息不可读取的问题。而且随着信息技术的不断推陈出新，新编码技术对旧编码技术的不断替代，电子计算机外部运行环境与内部电子文件编码方式间的矛盾越来越突出，电子档案信息可读性的制约也越来越强劲。

最后，电子档案的“原始性”难以界定和保持。档案的原始性是保证其在法律上具有凭证作用的关键，然而电子文件具有的“载体与信息相互分离”的特点，导致一些信息极容易被更改而且难以被发现。鉴于此，电子档案的“原始性”就无法采取和纸质文件一样的判断标准来执行。

三、新时期电子档案管理的实践应用

（一）强化信息化管理意识

在电子档案出现和真正普及大众之前，人们所使用的一直都是最为传统的纸质档案，电子档案作为信息化发展进程中顺势而生的产物，人们对其仍存在认知上的不足。鉴于此，在电子档案已经成为档案管理新形式的潮流趋势下，社会各界必须改变原有的档案管理意识和方法，以适应新时期信息化的发展需求。

首先，领导层面要致力于管理模式的创新，让数字化、现代化的档案管理理念深入人心，通过构建相关管理模式以及信息化管理系统，在潜移默化中促进人们信息化管理意识的加强。

其次，档案管理部门在思想意识层面要加大重视力度，不断强化与电子档案管理工作相关人员的思想观念，使他们在意识到工作重要性的同时，能够在对外层面上争取到对档案信息化管理工作方面更多的投人，以促进相关管理内容的高效进行。

最后，新时期所有行业的工作人员都应当注意不断更新自身对于电子档案管理事业的观念，加大对电子档案的开发利用的宣传力度，提高不同领域人们对于电子档案的认识和使用程度。

（二）完善信息化管理体系

新时期电子档案的管理实践与应用，需要各行业结合自身的业务特点，制定出适于自身发展与要求的信息化管理体系，并在实现合理、科学、高效与实际的目标的过程中不断丰富与完善。同时该体系在制定的过程中，应当对有关对电子档案管理的部分进行合理的细化，并采取必要手段提高相关业务流程中工作人员的熟悉度以及规范性。另外，安全性也是电子档案信息化管理体系的重要核心，尤其是需要注重来自网络安全的防范，以保障各类电子档案的完整性和安全性。

（三）加强信息化人才建设

加强信息化人才建设，需要注重对电子档案管理人员素质（档案管理水平等）的培养，以及对相关的工作人员进行业务（计算机业务水平等）的培训。电子档案管理工作者不仅需要掌握图文排版处理、多媒体文件信息处理以及各类文件、邮件收发等较为基本的计算机操作技术，还需要掌握必要的电子文件归档方法以便在进行电子档案归档过程中顺利完成身份识别、权限控制等技术要求的设定。

综上所述，新时期电子档案管理工作具有非常强的复杂性。在保管方面，应当注意避免对计算机过度依赖，从而使电子档案在进行计算机硬件更新或者出现储存媒介损坏时，避免发生文件丢失的情况；在利用方面，档案管理人员要切实做好安全管理工作，保证电子档案在使用过程中的安全性（避免发生数据外泄这种情况）；在鉴定与审核方面，档案管理人员务必要小心谨慎，通过对电子档案保管期限进行严密审核，来维护其真实和有效性。只有这样，电子档案管理工作才有可能适应新时期科技以及社会发展的需求，为我国各企事业单位档案管理工作提供便捷、高效的服务。

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[2]何所惧.新时期电子档案管理存在的问题及应对措施[J].办公室业务,2014(01).

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[4]苏晓轩.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考[J].辽宁大学学报(哲学社会科学版),2000(06).