浅析人事档案管理中的“弃档”现象

柳晶梅黑龙江省宁安市交通执法大队 157499

浅析人事档案管理中的“弃档”现象

柳晶梅
黑龙江省宁安市交通执法大队 157499

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起着凭证、依据和参考的作用，在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面人事档案面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录，是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。目前出境、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、职称申报、办理各种社会保险以及升学等都需要个人档案，特别是在国有企业、事业单位，人事档案相当重要。

一、人事档案管理中的“弃档”现象

随着我国由计划经济体制向社会主义市场经济体制的转变，昔日被视若身家性命的人事档案，如今已成可以随意丢弃的东西,“弃档”随之产生。“弃档”是指由于不知人事档案相对人的去向而积存在人事档案管理部门的档案材料。媒体报道，据专家估算，全国各省市人才中介机构中的”弃档”率至少达到10%左右，有些地区的”弃档”率甚至高达70%。比如武汉市人才服务中心所代理的5万余份档案中就有1.5万份遭遗弃，而目前四川省全省的人才“死档”已超过20万分。重庆市人才交流服务中心目前存有档案2万余份，弃档占了10%。放弃个人人事档案的主要包括三类人：一是改革开放初期下海经商者，从单位调出档案后就不再加以理会；二是跳槽人员或在非公有制单位打工人员，由于单位不接受档案，而自己一时用不着，于是放弃档案；三是由于没有找到工作或选择到非户口所在地工作的大学毕业生，把档案放在学校或者户籍所在地的人才交流中心。由此可以看出，传统的人事档案权威受到了严重挑战，人们再也不象以前那样重视人事档案了。

二、现代社会产生“弃档”现象的原因

1、我国传统人事档案信息采集内容越来越不适应形势。现在的档案内存放的还是几十年不变的内容，且比较偏重于政治色彩，对于一个人的政治表现这方面的纪录比较多，而对于一个人的工作能力和实际的工作业绩积累保存的比较少，一个人到底有什么样的能力、素质则没有显示，而这些恰恰是用人单位最需要了解和掌握的，人事档案的功能在不断弱化。

2、人事档案管理混乱，权责不明。中组部、人事部规定，流动人员的档案管理只能由政府人事部门人才服务机构来管理，但实际并不是这样。以北京市为例，可以存放档案的机构除了政府人事部门的人才服务机构，即市、区的人才服务中心外，还有劳动部门的职介中心，各行业成立的人才中心，外企人才服务机构等，出现了“多头分散”管理的现象，导致人事档案相对人不知道自己的档案到底在哪里。还有些地方的人事档案，有的保存在用人单位，有的保存在人才交流中心，有的甚至私人保管。人事档案管理的混乱，严重影响了人事档案的真实性和人才资源的合理配

3、调档手续繁复也迫使一部分人选择放弃档案。随着聘用合同制的普及，越来越多的人从“单位人”转换成“社会人”。而有些人事档案管理部门服务意识淡薄，办理调动手续繁琐甚至扣住档案不放，致使人事档案相对人放弃办理调档手续，这也是形成“ 弃档族”的一个原因。

4、人事档案相对人档案意识淡化，也会人为造成档案的丢失。改革开放后，社会化服务体系的完善和就业观念的转变，档案不再是困扰人才流动的突出问题，特别是非国有企业在用人时更多注重个人的实际能力，而不过多依据档案记录；这反过来也影响了个人在流动或工作转换中由于档案转递手续繁复而放弃档案。

三、解决“弃档”现象的措施—创新现代的人事档案管理工作

1、拓宽人事档案信息采集内容。人事档案除了包含个人的民族、籍贯、学历、政治面貌、政治倾向性信息等基本信息以外，还要增加个人的工作经历及基本社会历史经历、业绩、专业特长、贡献及奖惩、诚信数据、最新德才能绩发展等等信息，能够对人的发展与流动提供相应的个人信息和信用证明，以转换人事档案服务功能，由过去的对人的控制转向服务，由对人的评价转向对事实的真实记录。

2、规范人事档案管理，建立统一的管理机构。

在新形势下，有必要建立起新型的社会化人事档案管理机构。这类机构除了可代管国有单位员工的人人事档案以外，加大为三资企业提供人事代理业务的比重，扩大以三资企业员工和到外企求职的人员为主体的人事档案的服务。以北京为例，一些三资或私营企业本身不具备独立的人事管理和档案管理权，但又确实需要管理，就可以在人才交流中心存档。

3、简化人事档案调档手续，促进人事档案自由流动。过去，如果某人想调走，单位不同意，往往采用卡住人事档案的做法。人事档案成了控制人才流动的方法。现在，人事档案部门要改变观念，增强服务意识，树立以人为本的观念，简化调档、转档手续，实现人事档案由过去的控制功能到人事服务功能的转化。

4、要营造良好的舆论环境，宣传人事档案的重要性。现阶段，人事档案还会发挥其重要作用。办理出国出境、退休、保险、身份认证、相关证明（结婚证明、离婚证明、考学证明等）都离不开档案。无论过去和现在，人事档案仍然是保障公民权利的重要社会管理工具，因此每个公民都应该重视自己的人事档案，不能随意丢弃。

5、对人事档案信息实行动态化管理和维护，探索建立电子档案的新途径。人事档案的未来发展应当摆脱对人们自由流动的种种限制，建立电子化的个人信用体系，对档案信息实行动态化的管理，建立人才业绩档案、个人诚信档案，不断提升人事档案的使用价值。据了解，上海等地已开始尝试为所有流动人员建立电子档案，并对流动人员的工作变动及其工作业绩等进行及时跟踪，取得了良好效果。

总之，我们要用“以人为本”的管理思想来认识现代的人事档案管理工作，不断改革和创新，让人事档案走向市场，建立平等、公正的人才管理方式，实现社会化、信息化、开放式的管理人事档案，使人事档案能够在合理配置人力资源方面发挥重要作用，“弃档”现象终将得到妥善解决。