高等学校档案管理现代化建设的措施探讨

付长缨

哈尔滨理工大学档案馆 黑龙江哈尔滨 150080

高等学校档案管理现代化建设的措施探讨

付长缨

哈尔滨理工大学档案馆 黑龙江哈尔滨 150080

针对高等学校档案管理现代化建设措施问题，介绍了高校档案管理现代化建设的现状，并对高校档案管理现状进行分析和探讨，提出了实现高校档案管理现代化建设的措施，主要包括转变观念，使高校各部门重视档案管理现代化建设；加强科学管理，尽快健全高校档案管理制度；借助科学技术，提高档案管理效率并加强教育及培训，尽快提高档案管理人员素质。

高等学校；档案管理；现代化建设

随着信息化时代的发展，计算机科技信息技术已经得到广泛的熟识和接受。在现代网络化的背景下,如今的高校档案管理工作已经取得了划时代的发展变化，为了满足现代各项需要对高校档案信息资源的利用。高校档案管理也要集中力量,进行档案管理现代化建设的改革创新,使高校档案快速走上现代化的发展道路,这样就可以使高校档案信息实现信息资源共享,达到能够为社会建设提供各种档案资源的目的,发挥高校档案的功效，为高校档案实现应有的价值做出贡献。

1、高校档案管理现代化建设的必要性

高校档案管理工作现代化建设是当代高校档案管理的中心工作。高校档案管理工作需要实现从传统的工作模式向现代化的工作模式转变，使高校档案管理工作能够更好地为学校自身发展和社会发展提供各项服务。使高校档案管理工作进入计算机技术的新时代。因此，高校档案管理现代化的重要性应该主要表现在以下两个方面。第一，必需适应社会经济发展的需要，使高校档案成为重要的信息资源，使高校档案的价值能够被社会认同，为社会各界的需要服务，可以向某些单位和部门提出立档要求，不仅需要要求提供传统的纸质档案，还需要他们提供声像档案和实物档案等，以使高校档案的查询利用快捷方便，使高校档案通过互联网实现档案的跨单位、跨区域流动，达到为各界服务的需求，满足社会对档案信息的需要。第二,高校档案管理也要适应高校自身需要。随着我国高校招生规模的扩大，必须创新高校档案管理方法，使高校档案管理满足高校发展的需要。

2、高校档案管理现状的介绍

高校档案管理现代化建设意义虽然重大，但从高校档案管理的实际情况看，我国高校档案管理仍然存在问题，比如管理观念问题，管理方法问题，档案服务范围都非常有限，同时，高校档案的管理制度不健全，责任分工不明确，这些档案管理问题都阻碍了高校档案的现代化发展进程。就这些问题可以进行如下探讨。

2.1 要尽快扭转高校档案管理观念

通过调查可以知道，我国高校档案管理观念陈旧，一般的高校还处在以纸质档案为主的管理阶段，而网络等信息化发展十分缓慢，这种管理方式不仅浪费了高校档案管理的大量人力和物力，而且不利于档案信息的使用。

2.2 要尽快改变高校档案管理模式

由于受到我国高校管理制度和管理方法等因素的影响和制约，不同的高校分别隶属于不同的行政管理部门，高校管理的不统一，就会造成高校档案管理各自为政，不成系统。在这种管理模式下，很多高校的档案管理依旧采用封闭的办馆模式，无法实现数据资源的共享，不利于高校档案管理的网络化和标准化进程。

2.3 要尽快提高高校档案管理人员素质

高校档案管理现代化建设，必须具有大量的高素质管理人员，才能加速高校档案的现代化建设。当前，很多高校的高校档案管理部门，还缺少较多精通网络技术又具有专业档案管理的复合型人才，对于高校档案管理人员的素质都急需加强提高。必须使高校档案管理，拥有高素质的高校档案管理人员，才能保证高校档案管理现代化建设的顺利开展。

3、对实现高校档案管理现代化建设措施

3.1 要转变观念使高校重视档案管理现代化建设

高校档案管理的现代化建设离不开科学的管理理念。面对高校档案管理面临的新挑战，首先，高校领导一定要转变观念，创新思想，对档案管理现代化建设给予高度重视，在政策和资金上对档案管理给予支持。其次，高校档案管理现代化建设是一个系统工程，还需要高校广大师生的积极参与，与高校领导和档案管理工作人员共同推进高校档案管理现代化建设的进程。

3.2 要加强科学管理尽快健全高校档案管理制度

完善的管理制度是高校档案管理现代化建设的保证。根据我国一些档案管理规章制度，高校可以从实际出发，制定出适合本校档案管理的制度，确保档案管理现代化建设的顺利进行。如，通过档案管理制度完善，使档案管理的各个环节制度化，使档案管理中的责任明确化，保证整个档案管理过程中档案的收集、整理、归档、保管以及借阅等各项工作都落到实处。

3.3 要借助科学技术尽快提高档案管理效率

高校档案的管理与各种硬件软件设备相关，应加大资金投入，增加高校档案管理的设施建设。因此，为了促进高校档案管理现代化建设，必须加大硬件和软件设备投入，为建立各种数据库和实现各种档案资源提供条件。如在高校档案管理中，要利用数据库把各种档案分为学生类、教师类、科研类等。从类型上来讲，可以把档案分为纸质类、照片类、音频类、实物类等。

3.4 要加强教育培训尽快提高档案管理人员素质

为了适应高校档案管理现代化建设的要求，档案管理人员不仅要具备基本的职业素质和掌握基础的档案管理工作方法，还要熟悉计算机网络技术、数据库、多媒体以及信息分析处理等现代化的信息技术。高校档案管理部门要定期组织学习和培训，不断提高专业能力和业务素质，打造一批高素质的档案管理人才，为高校档案管理现代化建设提供优良的人力资源。

4、结语

高校档案管理工作现代化建设是高校发展的需要。由于高校档案管理的发展涉及到不同领域，是一个系统工程。因此，要实现高校档案管理现代化，就需要广大管理人员不仅要尽快转变观念、创新高校档案的管理方法，还要加大高校档案的基础设施投入，借助于高校档案的科技力量，尽快提高高校档案管理人员素质，促进高校档案信息资源的全面开发。只有在关于档案工作的各个方面的共同努力下，才能加速提高高校档案管理现代化建设。

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