文书档案自动化管理系统流程探究

魏铁瑛

（黑龙江省方正高速公路管理处 黑龙江 哈尔滨 150800）

文书档案自动化管理系统流程探究

魏铁瑛

（黑龙江省方正高速公路管理处 黑龙江 哈尔滨 150800）

文书档案自动化管理系统使用计算机等自动化设备代替一部分传统的手工操作环节，能提高文书档案管理的质量和工作效率。一个完整的文书档案自动化管理系统是由文书档案的前处理、录入与存储、加工、检索及输出利用等环节所组成的。

文书档案；自动化管理系统；流程

一、文书档案数据录入和存储

文档是表示在目的、形式和内容中彼此相同的信息项的集合。由于文档是存储在外储介质上，所以，通常可把存储文档的磁带、磁盘、纸带等数据记录媒体也称为文档。文件档案数据文档主要有以下几种组织方法：

（一）顺序文档

即文档记录的逻辑顺序与物理顺序相—致，按照关键字的顺序来组织数据。顺序文档是所有文档中结构最简单的文档，它实现起来简便容易，各个记录之间不需要附加信息，存储效率高。在文书档案自动化管理系统中，记录数据的主文档大多采用以磁带为载体的顺序文档。这种磁带顺序文档适合于对大量数据进行成批处理。但是由于顺序文档的插入、修改和删除数据的操作较复杂，不便于随机性查找。所以，它只适用于交换机读目录数据或制作备份。

（二）链式文档

链式文档的记录中除了记录之外，还带有指针，指向下一个记录的地址，而且记录之间的物理顺序和逻辑顺序不—致。它一般存储在随机存储设备上，如磁盘。与顺序文档相比，用链式文档来存储文件档案数据，具有查找速度快、增删改数据较方便等优点，是比较理想的存储结构。但链式文档也有缺陷；每个记录总要增加指针信息，这样就占用了一定的存储空间。一般来说，需经常调用的文件，正在加工处理的中小型文件以及档案文档，应该采用以磁盘为介质的链式文档。

（三）索引文档

索引文档由数据文件本身和索引表两部分构成。索引表上列出了记录的关键字和地址的对应关系。为了查找迅速，在大型文档组织中还应建立二级索引及多级索引。索引文档又分索引顺序文档和索引非顺序文档两类。索引文档必须存储在随机存储介质上，如磁盘。若文件档案的数据量大，而且要求查找迅速，则应在确定文件档案存储方核对优先考虑采用索引文档。

二、文书档案数据库系统

文书档案数据库系统是为了更有效地利用录入存储的文书档案数据而在文档的基础上发展起来的。一个数据库中往往含有一个或几个文档，各个文档之间相互联系，数据库仍通过文档来组织、管理数据。数据库不同于文档，其根本区别在于数据库能表示出数据的自然联系，数据库中的数据具有共享性、最小冗余度和独立性，而且实现了对数据的统一管理和控制。在这个意义上，可以说数据库是用户共享、具有较高的与程序独立的和有最小冗余度的数据集合。数据库系统除了硬件设备和数据库管理人员之外，主要是由数据库和数据库管理系统构成的。其中数据库是存储在—定存储介质上的，整个自动化管理系统的集合数据库管理系统是建立、管理、维护数据库的工具。文书档案数据库应存储全部文件、档案的检索项目和主题词表等所有与整个系统工作有关的数据。文书档案数据库数据的录入存储是通过数据管理系统进行的。

三、文书档案检索和输出

建立文书档案自动化管理系统的目的就是使文书档案可以自动检索和输出，以供人们利用，提高办公效率。而检索和输出的效率和质量则是捡验文书档案自动化管理系统成败的关键。所谓自动化检索和输出，就是按照一定的要求，从—定的介质上把存储数据库和文档中的数据很快查找并且输出的过程。其工作流程如下：

用户身份验证-输入检索条件-条件校检-自动检索-命中文件档案输出

（一）用户身份验证

用户身份验证是为保证文件、档案数据的安全，对检索文件、档案的用户进行的检验。当用户身份检验合格后，才允许对文件、档案进行检索。否则不允许进行检索，并且还要通过保密记录，记录身份不符合有关要求的检索者的有关信息。用户身份验证是文书档案自动化管理系统中的安全保密措施，主要由检索系统中的保密程序来完成。

（二）条件校验

条件校检是对输入的检索条件进行检验的过程。由于检索条件目前都是由检索系统的管理人员或用户编制的，容易出现错误。若将这些有错误的检索条件不加选择地送入检索系统进行检索，在经过一系列运算处理后才发现错误，就会造成很大的浪费。而通过校检则可以避免这种情况，系统只将正确的检索条件送入检索系统进行检索，对错误的检索条件则退回给用户，由用户对检索条件进行更正后再重新输入。

（三）自动检索

自动检索是指出计算机将输入的检索条件与存储在一定介质上的文档和数据库的数据进行比较，找出与检索条件相符合的文件、档案的有关信息。

（四）命中文件档案输出

命中文件档案输出是整个检索输出中的最后一个环节，是指检索系统把与检索条件相符合的文件、档案信息以一定的格式和方式输出给用户的过程。检索输出的内容因不同用户的不同目的和要求而各不相同。若检索的目的是编制人名索引或某个专题目录，那么输出的结果是索引表或专题月目录，若是直接检索某一符合条件的文件、档案，输出的则是这个文件、档案的条目。输出方式常用的有屏幕显示和打字机打印输出两种，前者是暂时性的输出。只是将信息显示在计算机屏幕上，不能保存下来：后者是将检索的结果打印在纸上，变成文字信息。文书档案自动化管理系统通常有多种字体和多种格式的输出，如不同的字体的文字输出、标签输出、表格输出等。文书档案自动化管理系统中的检索系统输出的内容越多、形式越灵活，这个自动化管理系统的功能就越强。而文书档案自动化检索的优越性也正是在于能以多种格式、多种形式快速、灵活多变地输出信息。

[1]汪亚琼.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].办公室业务，2015(02).

[2]孙丹凤.办公自动化环境下的文书档案管理策略[J].黑龙江档案，2010(04).

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