如何做好电视档案的管理工作

潘丽彬

（哈尔滨广播电视台 黑龙江 哈尔滨 150000）

如何做好电视档案的管理工作

潘丽彬

（哈尔滨广播电视台 黑龙江 哈尔滨 150000）

电视作为主要媒介，成为人们生活中必不可缺的一部分。在电视影响力不断提升的情况下，档案资料也在不断增多。电视档案在记录党和国家重大方针及其它社会重要问题方面起着重要作用。广播电视档案管理是一个领域很宽的专业技术行业，搞好广播电视的档案管理，不仅能够产生直接的经济效益，而且能够产生巨大的社会效益。无论是对于促进广播电视事业发展，保障安全优质播出，还是对于搞好党和国家的新闻宣传，都具有十分重要的意义。从目前我国广播电视档案管理和利用工作现状来看，由于管理体制不健全、缺乏管理意识和档案管理信息化程度不高等原因，使得广播电视档案管理工作没有走上良好的发展道路，这直接影响了档案的完整性和利用程度，阻碍了广播电视事业发展进程。因此，广播电视档案的特殊性，要求电视从业者要站在对历史负责的高度，具有较强的电视档案意识，认真做好电视档案各方面工作，充分发挥电视档案信息作用，为推动广播事业的发展作出贡献。

一、了解电视档案，强化档案意识

1.加强对领导的电视档案法规宣传

可以说，领导的档案意识强，就会将电视档案工作列人议事日程，解决电视档案工作中存在的各种实际问题，重视电视档案资料的管理工作。我国法制对档案已经有了系统的规范，相继出台了《档案法》、《广播电视宣传档案、资料管理办法》等法规，电视档案专业人员要不定期地将档案法规政策提供给领导，同时以最简要的语言阐述档案法规，及时汇报资源优势情况和管理状态，使领导掌握最新的档案管理动态，认识到电视档案管理的重要性，争取重视和支持。

2.加强员工的电视档案意识教育

电视台要做好电视档案的管理工作，仅仅依赖于专业人员的档案意识强是远远不够的，还要依靠全台员工，尤其是编辑记者的共同努力，他们的电视档案意识强就会理解和支持档案部门的工作，自觉注意电视档案的形成，及时归档，充分保证电视档案的完整与准确，做好利用和收集电视档案的基础工作。因此，指定各业务部门选派1-2名内勤人员进行档案知识培训，不定期地组织大家学习讨论，交流经验，解决电视档案管理中存在的问题，使电视档案工作更加符合电视要求，为广播电视事业的发展提供服务。

3.加强对新近走上编辑记者岗位人员的档案教育

从目前了解的情况来看，全国各新闻院系没有将档案教育作为学科教育，非新闻院系的毕业生从事编辑记者岗位的新人就更不可能在学校接受档案教育，因此，做好新人人台的档案意识培养得尤为重要。因此在新人入台时可以带领他们参观台内的音像档案管理室，让专业人士介绍音像档案管理的基本情况，了解电视档案的资源和利用情况等等，通过这样学习可以有效地避免他们在人行之后犯下不必要的错误。

二、建立档案电子信息化的服务体系

作为一项业务性和技术性较强的信息管理工作，电子档案的整个过程要经历很多环节、很多部门。从档案的收集到档案的归档，不仅依靠档案管理人员的不懈努力，还要与各个部门进行联系。为了保证档案在移交过程中安全、完整，就要在档案管理中建立一项完整的自上而下的服务体系，真正落实档案规范管理。在建立这种自上而下的服务体系中，首先要在档案管理人员中挑选出知识丰厚、技术熟练的档案员，让档案员收集与整理资料，在整理的过程中，要把各个部门当年需要归档的文件进行整理，这些文件包括文字、图片、录像、录音等，整理好文件后，再移交到档案管理室进行归档。其次是要建立具有相互制约的管理体系，在进行档案整理的时候，各个部门要相互监督，相互牵制，从而保证了档案能够在短时间内完整归档。

三、发挥档案信息的资源优势

1.要增加电视档案信息收集的广泛性

不仅要收集国内的，还要注意收集国外的;既要大力收集本系统的，还要注意收集其它行业的。凡是具有一定价值的信息资料都要及时、完整、准确地收集起来，最大限度地丰富档案资源，为我所用，为未来所用。

2.建立灵活开放，资源共享的档案使用机制

广播电视档案内容丰富，种类繁多，是一笔巨大的无形资产。灵活把握管理方式，全面对外开放、充分发挥其服务作用。

3.增强服务意识，最大限度地提高服务水平

电视档案工作者要主动征求领导和各业务部门的意见，不定期地向编辑、记者提供和介绍各类电视资料，满足大家对各类电视素材的需求，实现电视档案信息资源共享，使电视档案成为本部门本系统新闻宣传和事业建设发展得参谋部和广大电视工作者热爱广电事业、爱岗敬业的教育园地。

四、建立完善科学的广播电视档案管理和利用机制

科学完善的管理机制是一切档案管理工作顺利展开的基础。单位领导层面的人员要转变观念，从自身做起，明确单位领导者是进行档案管理和利用的第一责任人，加强对单位的领导力度。结合单位档案管理的实际和需求，制定适用于本单位的档案管理制度，规范员工工作行为。单位档案管理部门的领导要经常性地对本单位的档案管理工作进行审查和评估，及时发现并更正问题。建立档案管理责任制，将管理责任落到实处。并依照档案管理相关规定和规范标准，对单位内的档案进行归档范围和管理职责的划分，将重要声像档案的管理作为档案管理的重点，对日常档案管理和利用工作进行严格的监督指导。针对比较有专业特色的档案资料构建按照专业划分的归档管理制度，这为及时归档和保证档案的完整提供了很好的保障。要加强对广播电视档案管理从业人员的培训，培养出同时掌握广播电视业务知识和广播电视档案管理和利用能力的高端人才。定时定期筹集一定资金投入到档案管理工作中，从点滴积累起来，使档案管理设施和技术越来越完善。

五、加强对档案人员的管理

随着科技的发展，档案管理人员的素质提高变得非常重要，只有不断提高自身素质，才能把档案管理工作做得更好。首先，要提高档案管理人员的创新意识。网络的出现，使得电视档案管理逐渐实现电子信息化，改变了传统的档案管理，促进了档案管理模式的变革，在这一理念下，档案管理人员要加强对计算机的学习，改变传统档案管理的理念，适应电子信息管理模式。其次是丰富档案管理人员的知识。档案管理人员在对专业知识学习的同时，也要加大对电视相关知识的学习，只有这样，才能使档案分类科学，管理科学，从而使得档案更具完整性与可利用性。最后，要对档案管理人员进行培训。要定期对管理人员进行相关培训，提高档案管理人员的业务技能，掌握正确的档案处理方式，还要提高档案咨询的技能。