档案的物质结构与档案整理

任 珧

（黑龙江省农垦九三管理局中心医院 黑龙江 嫩江 161441）

档案的物质结构与档案整理

任 珧

（黑龙江省农垦九三管理局中心医院 黑龙江 嫩江 161441）

档案在物质结构上有其自身的特征，在档案整理的过程中必须要对档案的物质结构有一个全面的了解，只有这样，才能更好的保证档案整理的效果，从而使档案整理工作的质量有所提高。本文主要分析了档案的物质结构与档案整理，以供参考和借鉴。

档案；物质结构；档案整理

很早以前人们就已经意识到档案是一种物质，但是档案结构的概念在本世纪初期才开始出现，所以当前其还要不断的发展和深化，只有这样，才能更好的发挥其自身的作用。档案整理的过程中对档案自身的物质结构有一个比较清晰的认识才能更好的做好这项工作。传统的档案整理工作和现代的档案管理工作存在着一定的共性，同时其也存在着一定的差异，所以在这样的情况下，必须要对二者之间的关系有一个科学的认识。

一、传统和现代档案整理的共性

任何一种物质都有其自身的结构形式，档案也有其结构的特性，在档案整理的过程中，通常可以总结出档案自身的结构特征，掌握了这些特征之后就可以将非档案结构的物质转化成档案结构，因此无论是对传统的纸质档案的整理还是对现代的电子档案整理，都要严格的根据其自身的结构特征对其进行有效的处理。

在对档案物质结构了解的过程中经历了不同的阶段，在不同的时代，人们对档案结构的认识也存在着一定的差异，因为档案整理存在着一定的共性，所以在档案整理工作中就要以不同时代人们的认识作为出发点，对传统的档案整理工作和当今的档案整理工作有一个更加全面和科学的认识，从而能够更好的总结出自档案整理中应该遵循的原则。

二、档案的物质结构和传统档案整理

在对传统档案进行整理的过程中，人们对档案物质结构并没有一个十分清晰的定义，档案是文件的集合，它展现了文件之间在时间层面上的联系。当前我们要将这些不同时期的认识综合在一起，才能顺利的总结出不同时代人们对档案整理工作的认识重点，也有人将其概括成文件集合和文件之间历史联系的结合体。

对于潜意识当中的传统档案物质结构，我们尤其要关注的一点就是在这样的档案形式当中，文件集合是物质形式，但是文件之间的历史联系是非常抽象的，它不是以物质的形式存在的，它只是一种文件之间的信息。所以文件集合是其中唯一的物质，为了使人们对这一点有更加充分的认识，我们也将传统档案时代的档案结构形式称作是档案的单一物质结构。

尽管档案学很早就发现了文件之间历史联系的六个特征，也就是说，已经认识到了文件之间历史联系是多维的，并且由此提出了“必须最大限度地保持文件历史联系”的档案整理原则。但由于传统档案整理要用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系，且只能一维地记录和保持文件之间的历史联系，所以我们就必须客观地认识到，“利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系”是一块“短板”，实际上它将阻碍传统档案整理在实践上实现文件之间历史联系的多维记录。因此，档案学所提出的“必须最大限度地保持文件历史联系”只能被弱化为“尽其所能地保持文件历史联系”，这是在“单一档案物质结构”的意识下，传统档案整理所无法违背的又一个客观规律。

三、档案的物质结构与现代档案整理

当前人们对档案物质结构的认识在不断的深化和发展，档案双重物质结构认识的形成也就意味着人们在实际的工作中可以更好的认识和发现现代档案整理工作中所固有的一些规律，只有这样，才能更好的帮助中国的档案学者在实际的工作中更好的推动相关工作的开展。

在“档案双重物质结构”的模型中，“文件集合”仍然是一种物质，“文件之间的历史联系”也依然存在，而它与档案的单一物质结构所不同的是，在档案物质双重结构中出现了另一种物质——“历史联系的记录”。通俗地说，档案物质双重结构中，不仅文件集合是一种物质，而且“历史联系的记录”也是一种物质，所以它才被称为“双重物质”。千万不要低估了档案物质结构的这一变化，正是因为这一变化，形成了现代档案整理的特点与规律。

“历史联系的记录”的出现表明，现代档案整理不再认为利用文件的物理排序来记录和保持文件之间的历史联系是档案整理的唯一方法，而是认为利用“历史联系的记录”来记录文件之间历史联系是一种更为科学和实用的方法。所以在现代档案整理中，“历史联系的记录”就成为记录和保持文件之间历史联系的物质。由此档案中的文件之间历史联系关系信息的承载者，已从单一档案物质结构中的“文件集合”，转移到了档案双重物质构成中的“历史联系记录”。而利用“历史联系的记录”这种物质，来专门记录文件之间的历史联系，就成为现代档案整理的一个必须恪守的法则。

“历史联系的记录”在档案物质结构中的出现，不但能将文件之间的历史联系用物质的形式加以记录和保持，更为重要的，我们能彻底摆脱利用文件集合只能一维地记录和保持文件之间历史联系这一规律，实现过去已经想到的但又总是无法实现的多维记录历史联系的夙愿。能多维地记录和保持历史联系，就成为现代档案整理所具有的一个特征和规律。由于计算机技术的发展，现代档案整理实现了多维记录历史联系，所以档案整理的原则就必然要随之发生变化。档案整理将不再坚持传统的“来源原则”、“事由”或“年代”这样的一维原则，它将形成一个由“来源原则”、“事由”和“年代”整合而成的多维“历史原则”。所以档案物质结构的演变，为在档案整理中高举“历史”的旗帜，奠定了一个最根本的基础。而档案物质结构的这种演进，也就成为了档案进化的一个规律。

四、结语

在档案整理工作中，一个重要的前提和基础就是要对档案的物质结构有一个更加科学合理的认识，在这样的情况下，我们一定要在实际的工作中对档案自身所具备的物质结构有一个相对科学合理的认识，只有这样，才能采取有效的方法做好档案整理，提升档案工作的质量。

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[2]刘新安.档案物质实体的双重构成[J].档案学通讯.2003(05)