地震科研项目档案管理的实践与思考

李 莹，张 萌，蒋 越，姜金征，李林侗

（辽宁省地震局， 辽宁 沈阳 110034）

地震科研项目档案管理的实践与思考

李 莹，张 萌，蒋 越，姜金征，李林侗

（辽宁省地震局， 辽宁 沈阳 110034）

随着防震减灾科学技术的日益发展，地震科研项目种类、数量和规模不断增加，对地震科研项目档案的管理提出了更高的要求。本文介绍了建立地震科研项目档案的重要性，地震科研档案的分类办法和归档内容，分析了地震科研项目档案管理工作中存在的问题，提出了如何提高地震科研项目档案管理工作水平的建议。

地震；科研项目；档案管理；归档

0 引言

众所周知，我国是世界上地震灾害最严重的国家之一[1]，每年有关地震的科研项目多达数百项，地震科研项目档案的管理工作尤为重要。所谓地震科研项目档案是指从事地震科学研究活动中形成的，具有查考、保存、利用价值的文字、数据、图纸、图表、声像等各种载体和形式的文件材料。地震科研项目档案是记载和反应地震科学研究活动的真实记录，它既来源于科研活动，同时又是开展科学研究的必然条件，是珍贵的科学技术资源和无形资产，反映了地震学科前沿研究内容和发展动态[2]，是防震减灾事业注重科研与任务相结合的充分体现。随着防震减灾科学技术的日益发展，对地震科研项目档案的管理工作也提出了更高的要求，如何科学、合理地做好科研项目档案管理工作，更好地服务于防震减灾事业，成为档案管理工作者需要探索的问题。

1 建立地震科研项目档案的重要性

地震科研项目档案是防震减灾事业的重要组成部分，是广大地震工作者辛勤劳动和集体智慧的结晶，是地震科研成果的历史见证，是地震学研究的基础[3]。地震科研项目档案是地震项目研究过程的真实记录，具有研究和管理过程的可回溯性，是项目研究中每一个不同阶段、每一个过程的准确体现。只有收集到完整、准确、系统的地震科研项目档案，加以科学规范的管理和利用，才能更好的为防震减灾科学技术研究服务。

2 地震科研项目档案的组卷

2.1 地震科研项目档案的归档内容

地震科研项目档案管理是防震减灾工作中的一项基础性、复杂性和服务性工作。根据《中国地震局科技档案管理办法》、《辽宁省地震局地震科技档案管理办法》、《科学技术研究课题档案管理办法》（DA/T2-1992)并结合多年来从事档案的实践为基础，笔者认为，按照地震科研项目的时间顺序，可以分为项目申报立项、项目研究进展（年度评估）、项目结题验收（总结鉴定）、项目成果申报等4个重要阶段，各个阶段可能形成的项目文件和科学研究材料如表1所示。

开展地震科研项目研究期间还可能产生以下材料：证书类：如省级以上的获奖成果奖励证书；声像类：如照片、底片、录像带、录音带、光盘等；实物类，如奖状、奖旗、奖杯和证书等，这些材料都属于应该归档的地震科研项目档案[4]。

表1 地震科研项目档案归档的主要内容

2.2 地震科研项目档案分类

地震科技档案分类按照《中国档案分类法＜地震档案分类表＞》进行（以下简称《分类表》），TC5代表地震科学研究（基本类目）下属的各级类目依照科技档案复分表的“科学研究文件材料”进行复分为：TC51地震学（TC511地震学的基础研究；TC512地震成因过程；TC5121震源机制；TC51211......）TC52地球内部物理学；TC53地球电磁学等。例如：“全国地震趋势会商会会议纪要”按主表分类编号为：TC2251，在二级类目TC22下要求按照专类复分表复分，用专类复分号“.”相连，其专类复分号为5，因此这份档案材料的分类编号为：TC2251.5。应用《分类表》对每一个科研项目进行分类，分到文件级，通过主表与综合复分表、科技档案复分表等辅助表的使用，可以使卷内的地震科研项目文件材料分类更加准确[5]。

3 地震科研项目档案管理工作中存在的问题

近年来，地震科研项目在种类和数量上都有所增加，地震监测、应急等方面研究出的内容和文件材料不断丰富，项目主管部门对档案验收的要求也不断提高，传统的地震科研档案管理模式已经不能适应现代科技事业的发展需要，关于地震科研档案管理存在的问题，笔者通过查阅资料发现，主要表现在档案工作队伍不稳定；科研人员对科研项目档案的重要性认识不足；管理机制不健全，缺乏有效的管理机

制等[2,6-7]。结合辽宁省地震科研项目档案的实际管理工作，笔者认为除了以上共性问题外，以下问题需要进一步改进。

3.1 地震科研项目档案资料收集归档困难

地震科研项目一般需要经过论证立项 、实施 、验收 、推广等过程，具有周期长，涉及范围广，时间跨度较大等特点，有的地震科研项目参研单位较多，从而导致档案收集、整理、鉴别、立卷的往往需要几年的时间，使得项目文件处于运动分散状态，很难做到及时归档，造成档案资料的缺失 。地震科研人员在项目实施过程中，往往重视主要的、容易获得的科研材料的收集，一般性技术资料多，关键性技术资料少；鉴定、审批性文件多，原始材料少；复印件多，原始件少；文字材料多，影像资料少[8]。

3.2 地震科研人员对档案重要性认识不够

一是科研人员重视地震科研项目的申报，科研成果的论文发表与报奖，轻视科研档案的平时积累。科研人员对于档案工作一般是有时间就做，没有时间就拖，仅仅重视自己负责的科研项目本身工作，没有意识到科研项目是集体智慧的结晶，没有意识到档案的重要性。只要开展工作就必然产生文件材料，从文件材料到档案是同一事物的不同阶段，通过归档环节将具有保存价值的文件过渡到档案管理，由档案体现出各项工作之间的连续性，可供后人学习借鉴，避免重走弯路，为地震科研人员提供准确真实的信息。

二是科研人员认为地震科研材料自己保管利用起来比较方便，没有及时或不主动移交，时间长了，材料丢失情况就会发生。

3.3 地震科研项目电子文件材料管理不规范

基于地震科研项目的特点，项目进展过程中会形成比较多的野外照片、测量资料、观测数据、源代码、电子图纸等各种形式和载体的材料，其中部分材料无法形成纸质材料，而电子文件材料具有不可替代性。现阶段电子档案的收集没有得到重视，在移交材料时常常是纸质材料多，电子档案少，即文字材料多，光盘、照片、音像材料少，造成项目进展中的重要甚至核心成果没有得到归档[2,7]。

4 提高地震科研项目档案管理工作水平的几点建议

4.1 严格实行地震科研与建档工作同步管理

《辽宁省地震局地震科技档案管理办法》提出了实行科技工作和建档工作“四同步”，这是地震科研项目档案管理工作的基本原则之一，尤其要做好前两个“同步”是做好科研档案工作的关键，即：

（1）下达计划任务与提出科技文件材料归档要求同步；任务下达阶段，地震科研项目管理部门应让档案部门掌握了项目的报批、启动、执行情况，才能及时指导、督促文件材料的收集整理。

（2）检查计划进度与检查科技文件材料形成情况同步；地震科研项目管理部门在下达年度或中期检查的同时，应该提出对档案收集整理情况进行检查的要求，明确科研项目负责人为档案第一责任人，课题组人员才能对档案工作加以重视，科研项目管理部门和档案部门根据项目执行进度，对照检查，并对文件收集不齐全，不及时的，督促课题组进行补充。

（3）验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技档案同步；

（4）上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具归档情况证明材料同步。

4.2 提高地震科研项目档案的管理意识

加强地震科研项目档案的管理，将地震科研项目档案管理作为一项长期的、基础性的工作。档案人员利用多种形式宣传《档案法》，逐步提高地震科研人员特别是项目负责人对档案重要性的认识，加强对档案的意识，获得科研人员对档案工作的支持，使科研人员认识到档案管理虽然是科研工作的最后环节，但却是总结性、记录性的环节，档案凝聚着一个项目集体智慧的结晶，是国家和单位的宝贵财富，是科研经费产生的结果，不是个人私有财产。作为一名科研人员，应将科研档案的形成，积累、整理和归档视为不可推卸的责任。

4.3 加强学习，提高档案管理水平

近年来，地震科研项目的研究内容有地震预测、地震灾害防御、地震应急响应与处置技术等方面的关键科学问题和技术核心，档案人员必须加强自身业务建设，才能熟悉科研项目档案资料的来源与形成规律。在档案管理工作中，档案管理工作水平的高低取决于档案工作人员的素质。档案人员要真正树立“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念。例如，辽宁省地震局作为中国地震局防震减灾科研项目的承担单位，中国地震局有时会对具体的项目档案提出整理方案，这就需要档案人员学习针对具体地震科研项目来确定的归档范围、管理流程、验收要求等。同时，要学习和掌握国内外先进的科研档案管理办法，熟练掌握网络知识和档案管理技术。积极参加中国地震局组织的档案管理工作会议，交流档案工作的新知识、新经验，这样可以拓宽档案人员的视野，改善知识结构，提高综合业务素质。为提高科研档案管理水平和服务质量打下坚持的基础。

5 结束语

《国家防震减灾规划（2006-2020年）》中指出“通过加强防震减灾重大科技问题的基础研究和关键技术攻关研究、防震减灾基础性工作和科技条件平台建设，全面提高防震减灾科技支撑能力”防震减灾科技工作迅速发展，对地震科研档案管理工作既是机遇也是挑战，科学管理地震科研档案对总结过去、规划未来，推动地震科技进步具有深远的意义。因此，地震档案工作要紧紧围绕防震减灾中心工作，加强服务意识和服务水平，采用切实可行的对策，对地震科研项目档案进行规范化、系统化、科学化的管理，才能全面提高防震减灾科研支撑能力，为防震减灾事业服务。

[1]梁永朵，姜金征，李莹，等。建筑物震害预测方法研究[J].华北科技学院报.2015,12（1）：112-117.

[2]毛莅霞.防震减灾科研项目档案管理现状与对策[J].中国档案,2014,489（7）:67-68.

[3]关英梅,钱军.浅谈地震科技档案的管理与应用[J].东北地震研究,2004,20（2）:76-78.

[4]蔡颖.高校科研档案管理比较研究及导向性思考[J].农业科技管理,2011,30（3）:44-47.

[5]李学勤,杜桂香.《中国档案分类法＜地震档案分类表＞》的分类体系及应用[J].国际地震动态, 2002,（4）,12-16.

[6]朱少华.地震科研项目档案管理刍议[J].山东档案,2012,（2）:41-43.

[7]康瑞清.省地震局加强地震重点工程项目档案管理的实践与思考[J].山东档案,2011,（2）:55-56.

[8]霍世平,廖淑梅,刘文惠,等.农业科研档案管理的实践与思考[J].农业工程,2013,3（2）:96-99.

PRACTICES AND THOUGHTS ABOUT MANAGEMENT OF EARTHQUAKE SCIENTIFIC RESEARCH PROJECT FILES

LI Ying, ZHANG Meng, JIANG Yue, JIANG Jin-zheng, LI lin-tong
（Earthquake Administration of Liaoning Province，Liaoning Shenyang 110034，China）

P316；G271

A

10.13693/j.cnki.cn21-1573.2015.04.017

1674-8565（2015）04-0094-04

2015-09-23

2015-10-23

李莹（1983-），女，辽宁省鞍山市人，2006年毕业于鞍山科技大学，通信工程专业，本科，工程师，现主要从事地震应急和档案管理工作。