信息环境下档案管理工作的创新

于 静

（临清市计划生育行政执法监察大队 山东 临清 252600）

信息环境下档案管理工作的创新

于 静

（临清市计划生育行政执法监察大队 山东 临清 252600）

创新是科技发展、社会进步的源原动力，在档案管理工作中，创新是提高档案管理质量、更新管理理念的先决条件。尤其是在信息技术环境下，档案管理的创新途径将增加多元化。本文在阐述档案信息化管理特点的同时，对其中出现的问题进行了详细分析，并针对这些问题提出具体解决对策，以此促进档案管理信息化的实现。

信息环境；档案管理；工作创新

档案信息化管理的档案管理当中具有统一规划、统一部署的管理整合行为。以信息技术为依托，对现有档案资源进行整合与梳理，提高档案的分类管理效率，并在信息技术环境下为需求者提供更为便捷的档案服务。利用信息化管理模式，改变了以往档案长期以来纸质存储的方法，使档案电子化、数字化，增加了档案管理效率和服务便捷性。

一、档案管理信息化的特点及内容

（一）档案管理信息化的特点

在档案信息化管理改革中，需要有上级部门进行统一部署，并制定统一的改革方案，实现各部门协调优化。将信息技术融合与档案管理中，有利于促进电子档案管理格局的形成，是各级政府、档案管理单位信息化管理的切实转变。在信息技术的支持下，档案管理的数字化优化将更加明显，各类资源将实现有效整合，以互联网为载体，实现档案网络化、系统化、共享化的管理模式，这些变化对于提升档案管理质量有着重大促进作用。

（二）档案管理信息化建设的内容

档案管理的信息化建设首先需要构建起覆盖全国的数字平台。档案管理信息化的实现需要有完备的硬件设施为支持，这也是实现档案信息化管理的基础所在。各级档案管理机构需要步调一直，只有协调共进才能使电子平台的优势得以充分发挥。同时好需要在信息化建设中统一规范。在信息化建设当中需要有严格的执行标准，管理者需要进行多方面调研，通过调查数据分析探索与当前管理需求相匹配的信息化管理格局。在档案资源管理中要切实加大力度，信息资源是管理的核心内容，更是制定管理制度、实施信息化管理的依据。档案资源需要真实完整，具有实用性，这就需要将当前的纸质档案资源转化为电子数据，建立数字档案，使之成为开放式档案资源的一部分。档案管理的最终目的是为社会服务的，因此在应用系统建设中需要体现出服务特色。档案系统需要与综合管理系统兼容，进而实现信息共享，为使用者提供更便捷的应用环境，尤其是在管理软件上需要通行通用，提高其操作性。进一步加速档案管理人才信息化素质的培养，只有管理人员素质的同步发展，才能使信息化管理优势得到最大程度的发挥，在自主培养人才的同时，还需要积极引入外部优秀人才，实现管理团队综合素质的提升。

二、信息环境下档案管理工作存在的问题

（一）信息化建设规划和设计落后

当前，档案信息化管理在整体规划、方案设计方面相对落后，在档案信息管理中不具备系统性，不少档案资源被认为割裂，尤其是在档案使用权限、建设资金不到位的前提下，迄今尚未建立起覆盖全国的档案信息化改革执行标准。在信息化管理环境下，档案资源逐步转向电子化管理模式的同时，也带来了很大的不确定性高，例如数据电子化，资源数字化等变化，造成系统设计过程中不确定因素持续增加，这些问题会对于档案资源的完整新、真实性造成不利影响。

（二）档案信息化的服务观念和方式滞后

随着档案信息化管理的逐步实施，档案服务范围也在持续扩大，改变了以往档案管理服务与管理阶层的传统局面，更多基层公众也能够通过档案查阅获得有用信息。由于服务范围的扩大，造成档案管理中保密性、数据完整性、管理效益等均收到影响，服务意识淡薄，服务质量有待提高。

（三）法规制度不完善，信息共享壁垒仍存在

虽然政府针对档案管理改革出台了相关法律法规，但是整体来看扔缺乏统一性，法规漏洞较多。档案信息化改革当中信息壁垒仍旧存在，这些问题对档案信息化管理的进一步完善造成了一定影响。

三、信息环境下档案管理工作创新对策

（一）制定完善的信息化发展规划

完善的档案管理信息改革方案，能够使信息化建设稳步推进，促使管理更具体系性，减少信息割裂问题的发生，增加档案信息的共享性。尤其是在地方档案改革中，需要与当地的行政体制相配合，实现电子化管理流程全覆盖，促进档案资源的规范化管理和一体化应用。

（二）树立档案信息化服务理念，优化服务方式

在信息化改革当中，档案管理人员需要对其有更理性的认识，突出管理能效。在工作中强化保密意识，在此基础上进一步拓展服务范围，融合地方档案管理的信息化建设，完善资金供应供应渠道，引进先进人才，优化服务模式。针对信息化建设进行专项指导，争取与当地政府的政务信息化建设步调一致。在健全法规制度管理的同时，对档案使用的合法性进行严格监管，从而充分发挥档案信息数据的服务作用。

（三）建立完善的法规体系，消除信息共享壁垒

依托信息技术优势有利于制定更明确的建设标准，并逐渐与国际管理指标接轨。在档案的日常管理工作中需要严格执行国家统一标准规范，对于特殊档案管理则需要执行行业内部的参照标准。尽快完善档案信息化网络建设，提高系统标准化程度。在管理工作当中需要依托信息技术优势消除信息壁垒，强化服务意识，在档案服务中精简手续流程，建立起一站式档案管理、服务格局，从而提高档案信息化管理效率。

结语

信息技术的发展为档案管理带来了新机遇，档案管理的创新不仅需要在技术、管理模式上有所突破，同时还需要在管理理念、服务意识上有所转变。依托信息化管理优势，能够有效增强档案信息的完整新、时效性和规范性，充分发挥档案数据平台作用，形成网络化、数字化档案管理新模式，为档案管理的创新与发展提供有力支持。

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[2]陈芦燕.大数据时代的档案信息服务研究[J].兰台世界.2014（08）

[3]王珠珠，吴凯媛.新形势下电子文件长期保存问题研究[J].黑龙江档案.2014（01）

于静，出生年月：1990年9月14日，性别：女，民族：汉族，籍贯：山东省临清市，学历：本科，研究方向：档案管理