整理人事代理人员人事档案若干问题探讨

李丽

摘要：人事代理制度有效地解决了单位工作人员对于人事关系存在的顾虑，推动了市场人才的正常流动，为用人单位和人员提供了更加优质和高效的社会化服务，对于用人单位的人才引进工作发挥了重要作用。然而，我国人事代理还存在着很多不足，特别对于人事代理人员的人事档案管理。本文将通过分析当前我国人事代理人员人事档案存在的问题，并针对这些问题提出具体的解决措施。

关键词：人事代理人员；人事档案；若干问题

中图分类号：G27 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）001-000-01

引言

随着我国社会经济的发展，传统的人事管理制度已经无法适应当前经济形势的变化，而人事制度的改革也催生了人事代理制度的产生。人事代理制度有效地推动了人才资源的合理流动和优化配置，进一步开发和释放了各领域人才的潜能，同时，对于用人单位在户籍管理和人事档案管理方面的问题解决起到十分关键的作用。但是，由于我国人事代理制度实行的时间不长，在人事代理制度的很多方面还不够完善，引起了一些新问题和新情况的出现，特别是对于人事代理人员的人事档案管理问题，亟需要处理解决。

一、当前人事代理人员人事档案存在的若干问题

1.人事档案整理操作不规范

人事档案主要包括自身信息、工作学习经历、学历培训、职称证书和相关的鉴定考核资料，但是在人事档案管理中，人事代理人员并没有对这些材料进行详细的分类，这些材料很容易被夹杂混淆，没有对人事档案准确分类。人事档案的每一处材料都会有编码序号，人事代理人员往往会将小序号忽视，使得人事档案材料杂乱无序。而且，用人单位的不同，对于人事档案的要求也会不同，有的人事档案材料由于规定的不同有大有小，甚至有的人事档案信息没有预留装订线，有些破损的材料也没有进行修补，对人事档案加工不合理。有的人事档案需要对目录进行打印装订，没有进行工作的人事档案在查询就会十分繁琐，在传阅或者流动的过程中很容易发生错误或丢失。更加严重的是，很多人事档案在开始收集制作的过程中，对于人事档案材料的收集整理不齐全，而且有遗漏的也没有通知人事档案的被管理人员及时进行补交，像入党材料、学籍信息、工作职称等很多方面的信息。在人事档案材料整理中，没有及时归档的情形时有发生，而其他的像材料装订时的线页不整齐、装订不规范的现象也普遍存在。

2.用人单位和人事代理机构缺乏有效沟通，人事档案代理管理人员水平不高

用人单位在招聘人员之后，并没有及时和人事代理机构进行沟通交流，在实际工作没有重视人事档案的管理，人事档案在用人单位形成材料也没有做到及时有效地归档建档。此外，很多人事代理人员缺乏对人事档案管理重要性的认知，对相关管理的制度和业务并不是十分熟悉，使得人事档案的管理和材料存在保管不当的问题，对于办理人事档案的转接手续不熟悉，导致了人事档案在办理过程中存在盲目错乱的情形。

二、如何解决人事代理人员人事档案问题的建议和措施

1.提高对人事档案的重视程度，强化服务意识

人事档案管理可以说是一项崇高的事业，作为人才资源的基础性工作，事关社会主义人才市场的建设。对于推行的人事代理制度面临新形势、新任务，必须要高度重视人事档案管理，从人事档案的管理整体性和全局性，不断深化做好规范化档案整理工作重要性的意识。可以将人事档案管理纳入到社会公共服务管理体系之中，强化对人事档案管理的服务职能建设。因此，人事代理机构中人事代理人员要牢固树立为民服务的工作理念，相关的认识管理部门要制定好人事档案管理的规章制度，对人事档案的建档、归档、传送、查阅等流程要进行规范，不能随意外泄保管人员的档案信息。人事代理机构对于掌握的各类人才信息、人才结构、人才的分布领域以及就业状况等要进行严格划分统计，人事代理人员制定科学合理的人事档案服务，为机关单位、用人企业和就业流动人员提供良好的信息服务，对于用人单位的人力资源分配、人才的引进质量起着十分重要的作用。

2.加强人事代理人员的队伍建设，提高人事代理人员综合能力

人事档案管理工作要求工作人员对人力资源、人事管理、档案操作等都要有较高的认识，而且在工作中要具有细心、耐心等优秀的工作精神品质，并且具备乐于奉献的精神和政治素质高的特点。随着时代的变化发展，对人事代理中的人事档案管理工作中要求的服务工作和要求更高，因而必须要对人事档案管理工作坚持与时俱进，不断进行创新，提高人事代理人员的工作能力和思想素质。在上岗前，要对人事代理人员进行岗前培训，对人事档案管理中所要求的的专业性知识（档案的法律法规、档案的材料涵盖、档案的基础知识、档案的操作流程、档案的现代化标准等）进行培训，在上岗后，对人事代理人员的工作安排要从最基层的职能分配做起，学会档案材料的鉴别、档案的装订整理、档案的整理归档、电子档案的录入操作、档案管理及软件的使用，充分提高人事代理人员的实际人事业务操作水平，并且在日常的档案管理中要定期检查和不定期抽查相结合的监督。

3.加强人事代理相关部门的监管力度，进行规范化管理

很多人事档案在保存中信息散乱、可有可无，阻碍了人事档案的管理水平的提升。因此，人社部门要组织好人事档案管理工作情况的汇报总结，根据国家出台的人事制度和人事档案管理的法律法规，推进人事档案管理的规范化和标准化，改善工作条件，完善监察部门的监察方式。人事管理工作领导要在此项工作中发挥带头作用，严格把关和落实人事档案的管理工作，建立严格的监督检查机制，对出现问题的要严肃追究责任，并做好整改以及后续的跟踪追查。

三、结语

综上所述，规范化的人事档案能够全面反映人员的情况，便于用人单位进行管理和人力资源部门进行信息查询。人事代理人员进行人事档案管理过程中，要提高自身对人事档案管理的综合能力，加强和用人单位、人事代理机构以及人员的沟通交流，做好人事档案管理，更好地服务于社会。

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