浅谈医院档案管理特点及其开发利用最佳途径的探讨

陈雷齐齐哈尔市第一医院

浅谈医院档案管理特点及其开发利用最佳途径的探讨

陈雷
齐齐哈尔市第一医院

医院档案是对医院行政管理、党务管理以及医疗服务等各项工作的重要历史记录，涵盖了医院各时间的重要事件、重要人物及医院的发展历程。因此决定了医院档案管理工作在医院整体工作中的重要性。医院档案管理工作作为一项最基础性的工作，主要以档案的收集、整理、立卷、归档、利用及销毁等一系列工作为主，具有较强的综合性、专业性特点，因此需要加强医院档案规范化、系统化的管理，重视医院档案的开发利用，进而为医院的发展提供重要的信息支撑。

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医院档案是医院在管理和实践活动中形成的原始记录，对于医院的管理、医疗及科研等活动具有非常重要的意义。通过医院档案能够真实的反映一个医院的历史及现状，也能够为医院的发展提供重要的参考和借鉴。因此需要针对当前医院档案管理的特点，有效的提高医院档案的开发利用，为医院的健康、有序发展奠定良好的基础。

一、医院档案管理的特点

（一）综合性

在医院日常经营管理工作中，医院档案管理工作都是由医院综合档案室来完成的。医院综合档案室里的档案类型具有多样性的特点，将医院各项工作中各种载体的材料都囊括在内，而且文件的来源不仅涉及到上级和本院的规定性和政策性文件，而且与本单位相关的其他部门及单位的往来文件和材料也包括在内，这也使医院档案管理具有较强的综合性特征。

（二）专业性

医疗工作是医院工作的重要组成部分，因此医院档案也多是在医疗工作中形成和产生的信息和材料，可以说医院档案是对医疗工作的真实反映，所记载的内容具有较强的专业性特点，不仅涉猎了医院的发展及诊疗、技能等方面的内容，而且还包括医疗研究及院务管理等等，使得医院档案管理工作体现出非常明显的专业性特征。

（三）保密性

由于医院档案具有较强的业务性特点，这也对其保密性具有严格的要求，尽管医院档案管理的最终目的是实现档案信息资源的有效利用，但医院档案普遍开放性不高，主要以为院内各科室及工作人员提供服务为主，不能提供更深层次的服务。

（四）阶段性

医院具有较多的行政管理科室，使得医院档案资料形成过程中具有较强的分散性，因此，医院档案管理工作的整理周期多是以半年或一年为主，这样在一个整理周期内档案材料的完整性、连续性和系统性才得以有效的保证。

二、医院档案开发利用新途径的分析

（一）加快医院档案信息化建设

随着医疗改革的不断深入，医院在发展过程中更重视档案的开发利用，为了有效的提高档案开发利用的水平，医院需要加快推进档案信息化建设，提高医院档案信息化管理水平，使医院电子病历和办公自动化得以早日实现。当前，医院档案资料种类繁多，能够为广大医务人员在医疗、教学、科研等工作中提供丰富的信息资源，也为医院管理层决策提供重要的信息支持。在当前信息化管理环境下，医院档案信息化在医院发展的长河中起到了不可替代的作用，，加快推动医院档案信息化建设，创新档案管理工作，推进医院档案管理工作的开发进程，利用现代化的技术来对信息进行采集、管理和开发利用，实现档案信息资源的有效配置，使其能够为医院的各项工作提供高质量的服务。

（二）规范医院档案管理制度

医院档案工作加快了信息化建设的步伐，使档案工作更加规范和标准。但在当前档案信息化建设过程中，相关的标准和规范还存在着一定的滞后性，这对档案信息化工作带来了一定的阻碍。因此需要建立健全医院档案管理制度，构建完善的医院档案管理体系，对档案工作进行规范化管理，各医院可以结合自身的实际情况，根据国家相关的法律法规来制定一套与自身相符的档案管理制度，确保所制定的档案管理制度具有较好的可行性和科学性，以此为档案工作的重要依据，从而实现对各科室档案材料的统一管理，并进一步健全档案工作考核机制，使档案工作能够与医院的医疗业务同步进行考核评价，共同发展。

（三）完善医院档案信息资源

当前各类高科技技术在档案管理工作中广泛使用，不仅增加了档案信息的存储量，而且有效的提高了档案管理工作的效率。而且在信息化技术应用过程中，纸质档案开始被电子档案所取代，档案信息存储介质能够实现大量信息的存储，为开发利用带来了良好的条件，而且档案在利用过程中更具有直观性和易操作性。

长期以来医院档案管理工作中更重视对病历档案的管理，而对文书档案管理工作缺乏有效的重视，导致了医院文书档案管理的规章制度和标准不够完善。由于缺乏明确的归档范围和要求，医院文书档案的收集也缺乏全面性，针对这点，在医院档案管理工作中，需要进一步拓展档案的归档范围，进一步对室藏档案进行优化，提高档案信息资源的完整性，为其开发利用奠定良好的基础。

另外，医院档案需要实施集中管理，不仅要确保信息化管理设备的齐全性，同时还要加快推动医院档案信息库建设，建立健全各项规章制度，强化医院档案管理的规范性，充分的发挥医院档案信息资源的应用作用，为医院档案利用创造更好的条件。

（四）提高医院档案管理人员素质

档案管理是一项技术性相对较强的业务，由于人员编制和机构设置的局限性，多数医院档案管理人员由医院办公室人员兼职，且平时档案业务进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上档案管理的需要，与时代发展趋势也不相符，在档案管理工作中缺乏创新和活力。因此医院要将档案管理人员培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质和专业技能。一是通过专业培训、继续教育、知识更新、进修学习等提高档案人员的业务和知识水平。二是深入临床一线调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，不断总结探索档案管理工作，适应档案业务的发展，推动档案管理水平的提高。

三、结束语

医院档案管理作为医院最基础的一项管理工作，对医院工作质量和工作效率的提高具有非常重要的意义。因此需要针对医院档案管理工作的特点，把好医院档案管理的每一个环节，加快推动医院档案的开发利用，使其能够充分的发挥出自身的重要价值，为医院管理提供更科学、更合理、更规范的信息支持。

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