出版社档案管理的隐患和升级

文 / 黄乐 张志军

出版社档案管理的隐患和升级

文 / 黄乐 张志军

随着出版社事业的发展，出版社的数字化档案管理的方法暴露出一些安全隐患，如存档不完整、版本混乱、修订错误等。数字化版本亟待升级的问题包括数据收集与修改的同步、档案版本的回溯、图片档案检索、客户关系档案共享、版权保护、提升企业文化、档案管里制度的重建以及档案管理人员素养的提升等。

档案管理；书稿档案；版本回溯

出版社的档案内容可以分为三大类：一是技术档案，主要包括编务档案、书稿档案、质量档案；二是经营档案，主要包括发行档案、财务档案；三是行政档案，主要包括文书档案和人事档案。[1]随着计算机网络技术的发展，大部分档案信息已电子化，基本实现了出版社各类档案的数字化管理。各种电子资源信息既方便了出版社日常工作中的查阅、检索和存储，也提供了资源共享的手段。数字化管理在推动出版社图书档案管理中的现实意义日益显现。

然而，当前数字化档案管理现状和发展迅猛的出版社图书出版事业仍然不完全相匹配。一些安全隐患随着数字化的推广逐步显现出来，目前的档案管理也暴露出对一些出版需求的无奈。出版社最核心的业务是内容生产和经营，最核心的档案是书稿档案和经营档案。本文以复旦大学出版社的档案管理现状为背景，针对这两种档案在当前暴露出来的一些隐患和存在的一些经营需求，提出一些看法和建议。

一、书稿档案管理中的几种安全隐患

书稿档案指出版社归档保存的已出版图书的原稿、校样和设计样（如封面稿）等。原稿是由作者撰写、翻译、绘制或者摄制的文字或图片稿件，可用手写稿或者电子稿的形式提交给出版社。责任编辑以此为基础，对原稿进行编辑加工后提交给排版人员进行排版。校样指校对人员对照原稿对排版打印样进行校对后的样稿，一般有一校样、二校样、三校样和核红样等。设计样主要指封面设计、装帧设计和插图设计等。[1]此类档案是传统图书出版流程中审稿、排版、校对、装帧设计等主要工作步骤产生的实物资料，集中体现了出版社的核心工作内容。[2]

图书重印时，可能需要对图书打一点补丁，即对原版图书进行文字、图片乃至封面的少量修改。修改后的电子文档和最初存储的图书档案构成了同一本图书的两个不同印刷文本档案。如果再次重印，理论上这本图书还可以有更多版本的档案。这要求出版社在印前和印刷部门一起保存，并对这些文档进行细致严格的管理，容不得半点差错。然而，具体工作中，恰恰由于档案保存不妥的原因，可能带来一些安全隐患。

首先，书稿档案的不完整不能体现出版社的核心工作内容。目前，由于工作过程电子化程度高了，通常印前部门只存储了书稿一版一次的最后可以提交印刷的电子文件，不仅没有保存作者提交的原稿、各校次的文档，甚至重印中的各补丁版本也没有完整地保留，即这种工作模式没有完整地保留编辑、校对和美术设计人员再创造的印记。而这些印记是出版活动的最重要的核心成果，仅仅凭借现在简单的审稿记录档案并不能充分体现编辑的创造力。如果作者或读者发现出版社的工作硬伤，出版社作为责任主体是没有办法精准追责的，很多时候责任追不到排印部门。排印部门、校对部门造成的差错很难认定，有可能会误伤责任编辑。

其次，印刷档案的多个版本造成图书重印时版本差错。图书重印修改的补丁通常由于数据流转不到印前档案部门而造成原稿存档和印刷厂的最后版本略有不同。而同一个印刷厂家则会同时持有打过和没打过补丁的两种以上印刷版本（有可能打若干次补丁）。

笔者曾经任责任编辑的一本计算机图书，一版二次印刷时做了些许修改（即打了一次补丁）。一版三次印刷时，印刷厂错误地使用了一版一次的印刷文件，从而造成补丁白打的印刷事故。这里，出版社如何流转印刷文档同时有效监管印刷厂所用印刷版本，是杜绝此类出版事故的根本。此后，出版部门为了保证永远使用最新的印刷档案，彻底废除了一切图书的旧版本印刷档案，即只保留最后一次印刷的文件，这样的矫枉过正又导致了本文中要探讨的另外一种问题。

再次，图书修订过程反复出现错误。笔者曾任责编的一本教材，参考文献中误将一位作者的名字写成“刘艳妮”，笔者在重印时给予了纠正，修改成了正确的“刘燕妮”。若干年后，本书修订，为了节省作者的时间，同时也为了提高审稿的效率，降低原稿差错率，[3]笔者按照惯例向印前部门申请了原书的书稿档案作为修订源文件，不曾想，这个源文件中并没有把“刘燕妮”这个“补丁”修订存档，依然保存的是一版一次当中的“刘艳妮”，而图书作者、责编、校对都忽略了参考文献的再次认定，造成之前错误的反复出现，而且是一种低级错误。结果，刘燕妮告上法庭，认为出版社再次出错是一种故意侵权，出版社为此付出了代价。这样的错误事后看来很低级，但是由于书稿档案补丁没有及时存档的原因，还是出现了。

二、现有档案管理的升级需求

（一）档案数据收集、修改的同步需求

出版社的各个部门之间都有使用图书档案数据的需求，如果对同一本图书的档案采集的数据不能统一的话，势必造成混乱。特别是，图书出版以后，如果对一些档案信息如定价、合作条件进行变更的话，相关数据使用部门都必须同步得到变更才能保证不发生混乱。图书的定价如果变更了的话，销售部门需要及时了解，出版社的门户网站要及时更新，进而相关的电商都要通知到。出版合同（涉及稿酬内容或者经销协议）变更的话，财务部门要第一时间了解等。这些貌似基本的“道理”在出版社运营当中并非合情合理地得到落实。一方面它取决于办公自动化系统和档案管理系统的数据同步程度，另一方面它也取决于工作流程的设计、数据流转的周到与及时度。特别是，出版社的门户网站主要是给读者看的，出版社的工作人员很少浏览，如果数据不及时同步更新的话，门户上信息出错的可能性是最大的，而门户网站的管理和维护人员常常是最后一个得到数据。

为解决同步问题，需要出版社有专门的机构统一管理所有的档案信息。以复旦大学出版社为例，各个部门采集数据的源头常常不同：宣传部门习惯于在图书出版前向责编采集数据；书目编制人员则在某个固定时间向总编办采集图书档案；门户网站一般是图书出版后一周内以样书为源采集。由于时间差的关系，加之数据没有集中保存，当数据发生变化的时候，这几个相关部门一般没有同步修改的工作制度。因此，业内急需在出版社的办公自动化系统当中解决数据同步的问题，避免不同窗口看到的同一本书的重要信息有不同呈现。

（二）档案版本回溯的需求

版本回溯，是指当一本书有若干个版本的时候（修订是很平常很重要的事），读者某一天也许并不需要最高的那个版本，这时出版社要有能力及时提供之前的低版本产品。

笔者曾经编过一本计算机图书，在第二版出版后，遭到一些使用单位的反对，理由是计算机的使用平台版本太高，学校机房一时难以同步升级，还是要沿用第一版。糟糕的是，出版科认为，已经改版的图书要重印第一版的话，当时是需要重新出片才能印刷的，为此要额外多花出片成本和时间成本。由于当时重印的量比较小，无菲林技术，还不能呈现双色印刷，社里宁肯浪费订单也没有重印，十分可惜地丢掉了一个用书客户。现如今，虽然菲林可以不用了，但是类似的版本回溯需求还是存在的，特别是一些应用型学科教材，技术更新快，有些慢一拍的读者会有低版本的需求。

此外，经典的图书再版时，也会有类似需求。复旦大学出版社在再版南怀瑾的著作时，发现读者更认同第一版南先生清风道骨的肖像封面，然而遍寻这张照片却找不到，原因是随着版本的升级所有的图书档案都一起升级而没有保存旧版本。

（三）图片档案检索的需求

每本图书都需要封面设计，每个封面都涉及图片档案。由于出版社每年的出书量不断增加，美术人员的工作量也日益增多。通常，出版社会购买美术图库以供封面设计，图库中的图片理论上是出版社每本图书可以共享的，因此，有可能会出现不同的封面在设计时选择相同图库中图片的情况。如果正好是不同的美术编辑，签审的领导又不是同一个人，封面设计出现重复的现象就会发生。如果封面重复发生在同一套丛书里，情况就更为糟糕。为此，如何利用图片检索技术对此种图片雷同现象进行防范，是出版社档案管理的一个课题。

（四）客户关系档案共享的需求

出版社的销售工作是划片的，即一个业务员负责某个固定区域的销售工作。销售中会建立各种客户关系。由于工作的需要，业务员的负责片区有发生变动的可能。这时就需要将这个业务员之前建立的客户关系移交给下一个业务员。然而，已经实现销售的客户关系可以顺利移交，那些没有实现销售的潜在客户关系也应该移交，因为前期的投入是出版社，客户关系的所有者应该属于出版社而非个人，不能移交是出版社的损失。同理，编辑的作者网络理论上也属于出版社，而不是编辑个人。一个负责任的编辑，会在工作变动时或者离退休时将自己的作者关系移交给出版社。

为了完整地保留出版社的这些无形财富，办公自动化系统中都应该对业务员或者编辑工作过程中产生的各种业务关系（档案）进行有效记录、保存、跟踪，以期最大限度地传承、拓展业务。

（五）版权保护的需求

随着印刷技术的进步，绝大多数的图书印刷已经开始使用无菲林技术。这在降低成本、提高效率的同时，也给版权保护带来新的课题。[4]无菲林印刷使用的软件格式是普通的PDF格式，从方正排版格式到PDF格式的转换只需要使用很小的软件插件就可以进行。软件的拷贝自然比菲林要容易得多，且无成本。出版社对印刷厂的版权监控其实已经不存在。如何杜绝无良盗印似乎已经变得无解。不仅如此，由于PDF文件的便捷和普遍，如果为了满足图书用户的一些需求（比如有些教师读者提出需要使用图书源文件做课件），随意复制出版社书稿档案的话，势必造成版权的流失，甚至有恶意抄袭的情况发生。

因此，档案的电子化固然优势很多，缺点也是明显的。[5]新的版权保护技术手段既是档案管理升级的需求，也是业内的重要职责。

（六）提升企业文化的需求

档案管理的水准高低也是企业文化的重要内容之一。一个擅长打理、珍惜“羽毛”的企业，会把出版社的一切荣誉、经验、教训、活动都珍藏在案，如数家珍。爱社如爱家，出版社的历史文化、传承、业绩等，都可以通过企业的档案来完整体现。

出版社作为一个传承文化的使者，显然，自身的文化传承也十分必要。目前，出版社这方面的积累还十分粗浅甚至无序，亟待专人专责整理、归档、定期整理。

（七）档案管里制度的重建需求

基于电子档案管理固有的规律和特点，相应的档案管理制度（包括建档立卷借阅等各方面）只有与之相适应，才能使档案管里人员有法可依、有章可循，杜绝泄密的发生。我们应建立和升级配套的专人专管制度，明确管理人员的岗位职责，建立各类电子文件归档制度、存储备份制度、利用制度、保密制度、责任追究制度、应急预案等。[6]

（八）提升档案管理人员素养的需求

档案管理的数字化、信息化，图书档案结构的复杂化，既要求优化管理人员结构，又要求档案管理人员除了具有必要的政治和业务素养外，还必须根据图书出版的流程，掌握必要的多媒体信息处理能力、数据库处理能力以及新媒体使用能力；随着出版数据库的规模化、多媒体化，管理人员必须不断完善知识结构，掌握数字化档案管理的新技术，全面把握书籍出版的工作过程，实时沟通编务、财务、经营等各部门信息，保证档案数据的完整性，实现出版内部各个子系统的统一。

出版社的档案管理是个系统工程，要在总体规划下将档案资源进行充分、合理存储与利用，实现档案管理业务流程的有序化以及资源的优化整合。在制定和实施总体规划的过程中，应该坚持系统性原则、实用性原则、规范性原则、安全性原则等；应该通过办公自动化和档案管理的一体化来实现出版社的数据一体化；在人员的规划方面，应该做到人员齐备（增加档案管里人手）、设备齐备（现代化的管理工具）和技术齐备（人员的专业素养以及使用技术），从而重建出版社的保障体系。只有通过档案资源管理标准的制定及体系结构的健全，才能最终实现档案管理的科学化、规范化。

[1]张燕.出版社档案管理的特点与内容分类[J].新西部月刊,2009,(3).

[2]李申.出版社档案管理的特点、问题及改革措施[J].知识窗:教师版,2015,(12).

[3]邵丽鸥.浅论出版行业的业务档案管理[J].新闻传播,2011,(6).

[4]陆静一.出版社图书档案数字化管理探讨[J].出版广角,2015,(10).

[5]刘国梁.档案数字化管理优势与弊端[J].卷宗,2015,(4).

[6]王玉杰.新时期行政事业单位档案的数字化管理[J].科技展望,2015,(33).

G270.7 文献标识码：A 文章编号：1005-9652（2016）06-0069-03

（责任编辑：虞志坚）

黄乐(1966-)，女，广东人，复旦大学出版社，副编审，研究方向：学前教育、新媒体融合幼儿读物。

张志军，复旦大学出版社理科编辑室编辑。