知识管理视角构建档案管理模式探析

胡博（山东电力工程咨询院有限公司 山东济南 250013）

知识管理视角构建档案管理模式探析

胡博（山东电力工程咨询院有限公司 山东济南 250013）

本文通过分析知识管理和档案管理的联系和区别，提出了从知识管理的角度，结合信息化的手段，构建档案管理模式的思路。

知识管理；档案管理；管理模式

【DOI】10．19312/j．cnki．61-1499/c．2016．09．038

一、概述

在企业的正常运行过程中，实施知识管理，集中集体智慧，促进显性知识与隐性知识的有效共享，进而提升企业创新能力及应变能力。通常而言，知识管理包括知识库的设置、员工之间的知识交流、内部知识环境的建立以及知识资产管理等方面。

二、档案管理和知识管理的区别

1.管理的对象不同

档案管理的对象是文档和实物，管理的文档属于显性知识的范畴；知识管理的对象是知识，包括显性知识和隐性知识。隐性知识和显性知识在企业中的分布是相对平衡的，所以两种知识都必须得到相同的重视。

2.使用的工具不同

档案管理主要是按照类别归档和提供利用；知识管理除了目录查阅，还包括多维度属性搜索、知识地图的应用，以及隐性知识的管理工具。

3.IT应用的侧重不同

档案管理更强调归档存储和管理的便利性；知识管理更强调使用，是信息化的升华。

4.管理的手段不同

档案管理主要是对文件和实物的存储管理；知识管理是一个体系，要确定企业的目标，还需要组织、流程、绩效的支撑。

5.管理的特点不同

档案管理更强调对文件、档案进行严格的规范化、制度化、程序化管理；知识管理则鼓励一种较为宽松、便于创新的管理体。

三、知识管理视角构建档案管理模式

1.数字化和标准化

新产生的文件，主要指组织在生产和经营管理、市场开发、科研、商务、投资等活动中形成的各类过程文件、结果文件、来往文件等，全部即时的存入统一文档控制平台信息系统中，改变个人在工作中形成的各类文件私存不归档与不存入文控系统的习惯，实现新产生文件的全面数字化。存量文件，对不能进行内容检索的各类非数字化文件（纸质或TIF格式等文件），通过扫描及OCR识别技术进行转化，实现所有存量文件的数字化。

对以上数字化文件统一编码规则，录入关键属性信息，全部纳入统一文控系统中，确保文件管理的信息化和标准化。

2.建立搜索引擎，实现智能搜索

通过建立组织内部的搜索引擎，实现“企业百度”功能，实现用户对档案或知识的“秒搜”，可对组织多年积累下来的各类数据进行检索，尤其是对扫描文件，甚至是图纸资料等非结构化文件的内容穿透检索，满足经验和知识复用的目的。

3.构建知识库

（1）明晰核心知识，确定管理领域及管理类型

一般在组织中有各种各样的知识，按知识内涵可分为：核心类知识和一般类知识；按知识类型可分为：文书类知识、专门类知识和特种类知识；按知识形态可分为：显性知识和隐性知识；按企业层次可分为：个人知识、团队知识、部门知识、组织知识、组织间知识。而在知识管理的实践中，并非每类类型知识都需要去管理。所以在知识库建设的初期必须明确要管理的知识类型及价值在何处，区分核心知识和外围知识，抓住重点。

（2）控制知识产出，确定产出内容结构

如果不能结合组织内的每个岗位、流程去分析，那么就很难要求知识共享，在这种情况下即便产出了“知识”，知识的价值也不能保证。

（3）科学组织知识，建立分类词表、多维度展示知识

在工作中产生出来的知识，包括文档，我们经常称作“知识碎片”，大都是不系统、零散的，在知识的组织阶段也需要做“知识碎片”的系统化工作。在知识库构建时，对于各类“知识碎片”需要先进行初步的分类和整理，然后再经过知识的入库流程，结合审核、标准化的工作才能加入知识库。

（4）促进知识的有效利用，实现知识的合理评估

对于知识自身属性而言，并没有使用价值，将知识充分利用起来，才能促进其使用价值的充分发挥。通常许多知识库的设立，其自身价值并未得到体现。一个重要的原因是这些知识跟具体的业务是无关的、分离的，我们站在知识使用者的立场对其真实需求进行全面分析，例如为实现某一目标，需要掌握哪些知识，同时需要考虑这些知识的表达途径。

（5）鼓励知识创新，鼓励知识整合、提炼和创新，持续提升知识质量

要建立相应的激励机制，鼓励员工整合知识，提炼知识，最重要的是解决员工为什么要共享知识的问题。在完善的机制基础上运行一段时期，逐渐形成知识共享的文化和意识，使组织的知识管理成为常态。

通过以上流程，构建并配备支持员工各类工作相对应的分类知识库，利用制度体系和信息化手段，实现员工知识的共享和对各类知识的获取。

四、知识管理对档案管理的提升

1.知识管理可以拓展档案管理的领域

传统的企业档案管理过分强调成品档案与过程文件和资料的区别，将过程文件和资料等排除在管理职责之外，从而极大地缩小了管理涵盖范围。知识管理是对多种类型信息资料的管理，包括成品、过程文件等，对其进行有效整合与合理重构，建立起完整系统的科学体系。同时，知识管理对所有环节的各项工作均有明确要求，同时对知识进行有效提炼、共享与应用，最终实现知识对企业价值活动的服务。

2.知识管理可以充分发挥档案管理的作用

在传统的管理理念中，对档案资料的保管非常重视，而在档案的利用上则产生严重忽视。只是利用传统管理手段（例如查阅、复印等）为企业提供最浅基本的档案管理服务，难以有效达到用户对知识的要求。然而，在信息技术的支持下，运用信息化技术手段，为用户提供更深层次的支持和服务，将档案管理的工作向前一个环节延伸，把档案管理人员由“后台”推倒“前台”。知识管理工作中，树立强烈的服务意识，为用户提供满意的主营业务支持，实现档案信息的有效开发，充分体现档案管理工作价值，最终促进企业的健康稳定发展。

[1]武立．论知识管理与档案管理[J]．西安文理学院学报，2010(03)．

[2]王兴会．浅议档案管理人员应具备的素质[J]．广西档案，201l(04)．