面向招生、培养和授位的研究生管理系统研发的项目范围管理

唐海英++王体春

[摘 要]文章以某公司研究生教育管理信息系统项目的管理工作为基础进行研究。该公司的项目系统涵盖自招生到培养过程管理到毕业授位与就业以及数据分析等研究生教育管理全面的功能。项目在范围管理方面具有以下特点：项目规模较大，实施复杂，干系人众多且比较分散，系统要求并发用户量为1万以上，时间要求在2014年9月投入运行。在充分分析项目特点的基础上，因最终用户分散，用户信息化水平低，需求范围不明确，没有有效管理项目的范围变更等问题，我们制定了范围确认流程及范围变更控制流程，并理论联系实际，在项目管理过程中，通过进行范围规划、范围定义、创建工作分解结构（WBS）、范围确认和范围控制各环节的有效管理，解决了项目中的问题，保证了项目工期、成本及质量，最后顺利完成了项目，获得了相关干系人的好评。

[关键词]研究生教育管理；项目范围管理；WBS；范围控制

[DOI]10. 13939/j. cnki. zgsc. 2016. 06. 166

1 前 言

以教育信息化带动教育现代化，是我国教育事业发展的战略选择。随着研究生教育的不断发展，传统的教育管理费时费力且信息共享等问题突出，对教育管理的信息化要求越来越高。根据国家《2006—2020年国家信息化发展战略》和教育部《教育信息化十年发展规划（2011—2020年）》的总体要求，某高校对研究生管理信息系统（以下简称GMIS）采用公开招标的方式，我公司顺利中标。2014年3月，笔者作为项目经理全程负责管理项目工作，并参与了业务需求讨论和系统分析等工作。项目同时得到某省教改的重点支持。该项目包括研究生院网站、研招网、招生、培养、学生管理、学位学科、毕业、就业、系统管理、接口系统、数据挖掘、培训和运维技术服务等。采用ORACLE作为后台数据库，纯B/S及. net平台开发，项目具有规模较大、干系人众多且比较分散、管理结构复杂等特点。项目人员构成复杂、规模大，项目范围的清晰界定和职责分工的明确至关重要。

除此之外，甲方在合同中对项目中的内容有明确要求，主要体现如下：

①系统要求用户并发访问量为10000以上；②界面友好，能实现历史数据导入和各模块数据的导出，操作方便，符合数据的有效性、一致性和参照完整性要求，且对每个用户提供详细数据操作安全日志，运行快速、稳定、安全可靠；③参照信息化标准，建立研究生教育校级信息化标准；④时间要求在2014年9月入学时能够上线试运行。在时间紧，任务重而性能要求高的项目，项目的范围管理对项目成功至关重要。

2 展开项目范围管理工作的几个方面

笔者认为，项目范围管理不仅应该让项目管理和实施人员知道为达到预期目标需要完成哪些具体工作，还要确认清楚项目相关各方在每项工作中清晰的分工界面和责任，详细、清楚地界定分工界面和责任，不但利于项目实施中的变更管理和推进项目发展，减少责任不清的事情发生，也便于项目结束时项目范围清晰的确认。具体来说，我们主要从以下几个方面展开项目范围管理工作。

范围计划编制的过程就是制定一个项目范围管理计划，它规定了如何对项目范围进行定义、确认，以及如何制定工作分解结构的过程。项目实施中，我们以项目投标文件、项目章程、深化设计方案、合同及项目管理计划等文件作为依据，对项目范围进行了分析，以公司作过类似项目的相关文件为模板，项目建立了范围管理计划。范围管理计划中包括详细的项目范围说明，就是将系统需求分析、设计、开发、测试、验收确认、安装调试和运维等，同时包含创建工作分解结构的初步计划及验收确认等内容。

范围定义是开发一个详细的项目范围说明书，作为将来项目决策的基础。项目范围说明书中对项目工作定义的详细程度，决定了项目团队能否很好地管理项目的范围。对项目的范围进行管理，又可以决定项目团队能否很好的规划、管理和控制项目的执行。所以笔者组织项目团队首先制定了项目目标。项目规定在半年内完成验收上线运行。同时利用产品分析和干系人分析的技术方法和项目小组成员共同规定了项目的范围描述、项目的最终交付产品、项目的验收标准、约束假设条件、项目进度进程碑等内容。

创建工作分解结构是将项目的主要可交付成果和项目工作细分为更小的更易于管理的部分。根据项目的特点，经和项目小组成员的充分讨论，应用分解技术，以项目的生命周期的各个阶段作为工作分解结构的第一层，即需求分析、设计、开发、测试、安装调试、验收作为第一层次。把第一层次中的项目具体内容在第二阶段继续进行划分。如需求分析产生的第二层次的内容有功能需求、非功能需求和设计约束等几类。通过全面的工作结构分解，把项目范围分解到工作包，使项目人员对项目一目了然，使项目的概况和组成明确、清晰、透明、具体。并把工作包作为分解结构的最底层，并不大于80小时。在各个层次上保持项目的完整性便于项目管理计划管理需要。同时工作分解结构中包含的工作单元的细节在工作分解结构字典中加以描述，批准的项目范围说明书、工作分解结构及系统高度的确认，各阶段确认汇总后，对系统总体检验作为最终的确认，即验收。同时规定了项目各阶段文档。

范围控制是控制项目范围变更的过程。项目团队以项目范围基准为依据，结合项目绩效信息，采用变更控制系统进行了项目的范围变更管理，并规定范围变更的批准由变更控制办公室批准执行。将变更控制系统进行了项目的范围变更管理，并规定范围变更的批准由变更控制办公批准执行。将变更分为需求变更、设计变更、人员变更等类别，要求变更以书面提出申请并由规定的部门批准后执行。并在变更执行过程中进行跟踪，以确认达到效果。

3 遇到的问题及解决方案

在项目实施过程中，笔者也遇到了一些问题，下面总结一下笔者的解决方案。

由于甲方代表在合同签订后调离，项目实施阶段是从其该校信息中心调来的人，而甲方是属医科类高校，信息化水平不高。需求多有变更，同时也在项目实施前后有大幅的变化，如专业学位硕士和博士的招生代码在2010年是450开头的六位，但2011年开始变成了105开头的六位，对学科对应和测试带来麻烦。同时医科类学校的专业学位大部分是统招生，是指的临床型的，培养走的是临床轮转，而不像以前所做项目专业学位主要是指非学历生等问题。另外，合同中规定验收标准是签字确认，在验收过程中，该校研究生院院长出差学习三个月，影响到合同最后收款等。

针对这些问题，笔者、客户方代表和重要干系人沟通，与项目小组成员共同进行了讨论分析，制定并完善了变更控制规程，明确了变更申请登记后，经过分析的变更申请报告需要CCB同意，并要由笔者、甲方领导和关键干系人共同签字确认，并加强了配置管理。对有些没有进入合同和需求说明书中的需求，锦上添花方面的需求，留在以后根据情况进行二期开发。对于招生专业代码的变化，我们详细分析了对项目时间、成本和质量的影响，提出了可行性报告和解决方案，按照变更流程进行变更，事后与客户沟通确认。对专业学位的临床轮转问题和授位与毕业数据给国家报盘问题，我们首先按照国家政策，把学术型学生和专业学位学生在培养和授位分开来进行处理，并增加各模块在系统中的登记和审核。对于验收签字确认问题，通过现有各部门业务代表和统一联系人会签后，通过电话和电子邮件形式发给对方负责人，最后同意通过远程测试并以电子邮件形式先签字确认以解决。

以上是笔者在研究生信息管理系统项目范围管理中的一些体会及措施，通过本项目的范围管理，使笔者在实战中积累了经验，也使笔者深深地体会到有效的项目范围管理对项目顺利实施至关重要。

参考文献：

顾明远. 学习和解读《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020）》[J].高等教育研究，2010，V31（7）：1-6.