加强质量管理体系内审工作的思考

张驰

（中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽　合肥　230088）



加强质量管理体系内审工作的思考

张驰

（中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽合肥230088）

摘要：内审是组织为确保自身的质量管理体系符合策划的安排及相关的要求而开展的一项例行性工作。要让内审工作持续地发挥可以推动组织内部改进的效用，内审活动就必须得到高效的实施。探讨了影响内部审核实施成效的主要因素，提出了加强内审工作的建议和举措。

关键词：内部审核；领导作用；审核策划；审核准则

0　引言

内部审核是组织为了确定质量管理体系是否符合策划的安排、标准和组织所确定的质量管理体系的要求，以及是否得到了有效的实施与保持而开展的一项例行工作[1]。内部审核对组织改进完善质量管理体系、提升质量管理水平具有十分重要的意义，其实施效果受领导的重视程度、审核员队伍的素质等多种要素的影响[2-5]。结合本单位的内审管理经验，本文总结了内审工作中应重点关注与强化的5个方面的要素，为相关企业加强内审工作提供了思路。

1　内审工作必须得到领导层的高度重视

作为八项质量管理原则之一，领导作用对于组织业绩的改进具有十分重要的作用。其内涵为管理层应当创造并保持良好的内部环境，使员工充分地参与实现组织目标的活动。确保自身的质量管理体系符合相关要求并得到了有效的实施与保持是组织的一项重要的目标，而内审工作正是组织为了实现这一目标而开展的一项重要的活动，它涉及到了体系的全部过程及各相关职能部门，因此领导层应当从人、财和物等资源方面给予大力的支持与保障，创造和保持良好的内审工作环境，例如：在组织内部形成重视内审工作的意识、组建并保持稳定的内审员队伍和协调相关部门或资源进行过程改进等。只有当相关工作得到了领导层的高度重视后，内审工作才能得到扎实、有效的开展。

在我所数十年的质量管理实践中，管理者代表的角色曾经由副总工程师、副所长、党委书记等不同领导担任，管理者代表更为直接地主管内审工作。高层领导担任管理者代表时，内审工作往往能够得到更为有效的开展。特别是在当前我所由所党委书记担任管理者代表的背景下，内审工作得到了极大的加强，例如：年度内审的次数增加到了4次，制定了内审员工作津贴等制度，从而有力地保证了质量管理体系的持续、有效地运行及改进。

2　内审工作必须加强审核员队伍的建设

通常组织会把取得了外部权威机构颁发的内审员证书的人员视为合格的内审员，然而，若审核员仅仅熟悉标准条款，却对组织相关的工作程序、管理制度不熟悉，不了解，对被审核的内容缺乏认识和经验，这也是无法有效地开展内部审核工作的。基于此，我所从以下两个方面加强了内审员队伍的建设。

2.1高度重视内审员的选拔

内审工作对内审员的个人素质和能力提出了较高的要求。要做好内审工作，审核员除了需要具备良好的观察分析判断能力、人际沟通能力、文字处理和表达能力等基本素质以外，更需要熟悉组织自身的质量管理体系的要求及现状。因此，在内审员的选拔上，除了要对员工的基本素质予以把关外，我所更多地从对核心业务流程及管理要求的熟悉程度上对内审员进行了考量。一方面，根据自身属于科研单位的特点，在内审员的选拔中向所内研发部门予以倾斜，控制职能机关内审员的名额；另一方面，考虑具有丰富工作经验的老员工或成长迅速的业务骨干更为熟悉所内现状及质量管理体系要求的实际，在人员构成上向老员工或业务骨干予以倾斜，控制内审员中新员工的比例。通过这样的选拔并经培训合格后的人员，才被纳入内审员队伍进行管理。

2.2持续地考核和评价内审员的工作绩效

只有拥有一批高水平的内审员，才可能实施高水平的内部审核活动，从而持续地提升组织质量管理体系的运行水平。因此，内审员的能力和工作绩效的保持和不断提高，便成为了内部审核活动管理的核心内容。除加强培训工作外，我所更多地强调通过制度性安排，充分地激励内审员主动地充实自身的能力和知识，并积极地投入到内审工作中去。例如：我所规定每次内审活动结束后审核组长需对内审员的工作进行评价，依据评价的结果发放内审工作补贴；此外，还采取了对积极参加内审的内审员所属部门给予质量考核加分等激励措施。

3　内审工作必须有高效的审核策划

为了更好地发挥内审工作保持质量管理体系有效运行的效果，必须加强内部审核的策划。

3.1做好内审主题的策划

根据我所自身的内审工作规定，每年度进行4次内部审核，一般每季度最后一个月开展内部审核工作。除二季度安排覆盖体系全流程的审核外，其余3次将根据所内情况策划审核主题，策划的依据一般包括以下几个方面的内容。

a）根据上一年度内外部审核、管理评审等识别出的质量管理体系存在的问题和薄弱环节来选择审核主题。

b）根据用户代表所关注的问题或环节选择审核主题。

c）当所内发生了影响较大的质量问题时，把对项目的专项审核作为审核主题。

d）当体系有较大的变动，例如：扩大认证范围时，将拟获得认证的产品或领域作为审核专题。

e）当审核准则有重大的变动时，开展对新增条款要求或变化部分的专题审核。

通过有效的审核主题策划，我所的内审工作能够更有针对性地发现体系中存在的薄弱环节，从而为持续地改进体系的运行有效性打下了良好的基础。

3.2做好具体审核项目的策划

在确定好审核主题后，还需在审核前对每个具体的审核项目进行具体的策划，做好充分的准备工作，编制科学、合理的审核实施计划。

a）明确需审核的部门及涉及的过程，并明确审核准则。

b）在审核组成员策划上，根据每次审核的目的，组建由主管领导、专职审核员、相关用户代表和技术专家组成的审核组。根据审核员的专业背景等特点安排其审核不同的部门或过程。

c）根据受审核部门的工作职责或涉及的条款合理地安排审核时间。

d）做好首末次会议及其他策划工作。

4　内审工作必须加强组织的过程与自身管理体系的符合性审核

按照GJB 9001B 20098.2.2条的表述：“组织应按策划的时间间隔进行内部审核，以确定质量管理体系是否符合策划的安排、本标准的要求和组织所确定的质量管理体系的要求。”该条表述给出了内部审核所应遵循的审核准则。但是根据笔者的工作经历发现，内审员在审核的过程中常常会忽略组织所确定的质量管理体系的要求这一审核准则，没有重视审核组织的各项过程活动与自身的管理要求的符合性。这是由于内审员的审核技能往往起步于对外审专家的学习模仿，在学习模仿的过程中，没有认识到外审是评价被审核方的管理体系对标准的符合程度，因此标准是其最主要的审核准则这一特点，盲目地照搬外审专家的审核方式甚至是盲目地套用其检查表格，从而造成了在内审活动中，对组织所确定的质量管理体系的要求这一审核准则的忽视。

事实上，内部审核更应该重视评价本组织的各项过程活动对自身的管理体系要求的符合性，实现管理体系反馈、纠正和改进的功能。因此，组织所确定的质量管理体系的要求是内审活动中主要的审核准则。作为一个有着数十年质量管理经验的研究所，我所的质量管理体系不仅未对标准要求进行删减，反而在多个环节进行了细化或加严。因此，我所在内审中强调对所质量管理体系要求符合性的审核，为切实地改进内审过程打下了基础。

5　有效的内审工作必须抓好审核后续活动的落实

在内审过程结束后，通常还需开展一系列的后续活动，例如：针对审核中发现的不符合项，责任部门需进行纠正并制定纠正措施来实施整改，质量管理部门组织对整改工作进行验证评价，以便于彻底地整改发现的问题，并找出不符合项发生的根源，采取有效的措施避免类似问题再次发生。其中，纠正措施的有效制定和落实是审核工作能否取得成效的关键。一方面，要关注不符合项本身是否进行了举一反三，例如：某次内审中发现，所内某总体部门某项目设计开发输入文件中未包括工艺要求，在该项目得到整改后，后续内审活动中再次发现该部门的其他项目存在设计开发输入文件未包括工艺要求的问题，反映出内审不符合项的举一反三工作没有开展到位。之后质量部门依据规定对其进行了考核扣分并进行了通报，在全所范围内开展了系统的举一反三整改工作，近几次内审中均未再出现此类问题。另一方面，纠正措施应具有可操作性、可检查性和有效性等特点，不能简单地写成“严格管理、今后从严要求等”。例如：针对上述设计开发输入文件中未包括工艺要求的问题，审核组协调所内标准化部门制定了设计输入文件模板，将工艺要求作为单独的栏目，从而有效地避免了这一不符合项的再次出现。

6　结束语

内审是质量管理体系工作中一项重要的基础性工作，对以上相关因素的重视和加强，将有助于内审工作的有效开展。质量管理是永无止境的过程，我所将认真总结经验，不断地完善内部审核工作，为保证质量管理体系符合相关要求并得到持续有效的运行和改进打下良好的基础。

参考文献：

[1]中国人民解放军总装备部电子信息基础部技术基础局.质量管理体系要求：GJB 9001B-2009 [S] .

[2]薛广滨.提高内部审核有效性的方法与途径[J] .机电工程技术，2009，38（7）：168-170.

[3]李梦沂，吴琼.运用过程方法开展内部审核[J] .航空标准化与质量，2010（4）：32-35.

[4]罗刚.加强企业质量管理体系内部审核的思考[J] .航天标准化，2010（3）：28-30.

[5]朱强，杨淼.企业质量管理体系内部审核探析[J] .中国质量，2014（4）：88-89.

Consideration on Strengthening the Internal Audit of Quality Management System

ZHANG Chi
（No.38 Research Institute of CETC，Hefei 230088，China）

Abstract：Internal audit is a routine work conducted to ensure that the qualitt management ststem of an organization conforms to planned arrangements and related requirements. Internal audit should be well implemented to continuallt improve the effectiveness of the qualitt management ststem. The main factors that affect the effectiveness of internal audit are explored，and some suggestions and initiatives are put forward to strengthen internal audit work.

Key words：internal audit；leadship；audit plan；audit criteria

作者简介：张驰（1988-），男，安徽宿州人，中国电子科技集团公司第三十八研究所质量部工程师，博士，从事质量管理工作。

收稿日期：2015-10-29修回日期：2016-03-08

doi:10.3969/j.issn.1672-5468.2016.02.007

中图分类号：F 273.2；TB 114.2

文献标志码：A

文章编号：1672-5468（2016）02-0033-03