计算机办公系统常见问题及解决策略探析

武传宝

(齐齐哈尔工程学院，黑龙江 齐齐哈尔 161000)

计算机办公系统常见问题及解决策略探析

武传宝

(齐齐哈尔工程学院，黑龙江 齐齐哈尔 161000)

计算机难题的出现不但制约着工作人员办公效率的提高，同时也会对办公的资源造成危害。笔者对于计算机办公系统常见问题进行了阐述，并且给出了一些有效的解决策略。

计算机；办公系统；主要问题；策略；方法

1 建设办公信息化的必要性

建设信息化系统就是把主要的办公业务和电脑信息进行充分的结合，发挥出信息技术三个主要的特性：高效、稳定以及安全。这是将办公效率提高的主要形式。办公发展的信息化可以大大的对人力的成本进行节约，将办公的具体流程进行优化。而且国家的层面也可以依照实时的大数据，做出正确的数据分析，为政府执行有关的政策提供科学的信息和数据。所以不管是从办公信息化具体的使用单位来看，还是国家层面的角度来说，办公的信息化建设有很大的意义。所以办公环境信息化以及未来自动化的建设是以后办公发展主要的一个趋势。

2 计算机办公系统出现的一些问题

2.1 工作人员对于办公系统的体系没有进行很好的掌握

计算机的办公系统主要以计算机使用的技术作为一个基础，这个系统是结合了自身行业一些特点制定出来的，不同行业的计算机办公系统也是不同的，不过它们都是需要使用的人员要有基础的计算机操作技术，这样才可以进行使用以及完成。但是相当多的办公工作人员在计算机的使用技术方面都是非常不在行的，有一些资历老的工作人员连计算机怎么使用都不知道。这样的现象对计算机基本的使用缺少认识，让很多工作人员只能对办公系统开始现学，但是现学肯定会影响办公的效率以及办公的准确性。

2.2 很多工作人员因为操作的失误致使工作资料出现丢失

因为工作人员缺少计算机技术使用的基本常识，这就导致工作人员在使用计算机系统进行办公的时候，经常会发生操作失误现象。当出现操作失误致使计算机的办公系统显示出了错误的图像时，因为工作人员在这以前没有碰到过这样情况的发生，这个时候工作人员通常都会出现紧张。随着紧张同时来的就是他们想退到上面的步骤，但是因为心情受到了很大的影响，他们非常容易发生一错再错，最后不小心把办公资料丢失。

2.3 计算机系统的维护以及更新使用的不当

计算机的办公系统属于长时间使用的系统，系统会依照这个行业的专业发展水平进行持续的变化以及发展，更新系统的内容是为了适应新的和复杂的操作要求。一般的情况下，计算机的办公系统维护是专业人员来操作的。不过因为不同的行业办公系统具体的内容是不一样的，而且还有很多行业的专业计算机系统操作人才缺少这个现实情况的制约，这就非常不容易确保每个办公系统全部是专业的系统维护人员操作的。在这样的现实条件下，企业为了实现办公系统更新和发展，就一定要让一般的工作人员进行对办公系统维护的工作，可是因为他们缺少专业的技术，这就让他们在做系统的维护过程中出现很多操作不当的现象，这样会对计算机的办公系统产生不好的影响。

2.4 抵御病毒入侵的意识低

计算机系统最大的威胁就是病毒，同时病毒也是计算机办公系统中威胁最大的因素。办公人员的计算机专业的知识很有限，因此工作人员在防御的意识缺少正确的认识，这为他们在办公系统的操作产生了很大的隐患。如果不小心操作不当，不但产生全部系统瘫痪，也会泄漏商业的机密，这对办公的所在企业是很大的打击，损失也会是巨大的。

3 计算机办公系统出现问题的解决策略

3.1 大力提高工作人员使用计算机系统的水平

工作人员要想对计算机的办公系统进行正确、有效的使用，一定要在认真的学习计算机办公系统的基础上，持续的强化计算机的办公系统平常的练习。利用练习提高自己在计算机的办公系统使用，练习好可以确保自身对办公系统全部的操作是正确的，避免一些不必要的操作失误发生，提高使用办公系统的效率。

3.2 认真的操作，认真的学习技术

工作人员要想真正的发挥计算机办公系统作用，让它在办公方面进行大幅度的突破，办公人员就一定要对计算机办公系统的深层去进行学习，强化自身对计算机的办公系统精确使用。在使用计算机的办公系统中，对于操作失误的发生是不可避免的。我们如果真的不小心操作失误，需要进行合理的补救操作，正确的操作后大部分的资料是可以进行还原的。所以广大的办公者一定要去努力的学习办公系统还原技术，确保出现了操作失误后可以将资料找回来。

3.3 学习计算机系统的维护以及处理技术

尽管计算机的办公系统没有要求工作人员要拥有计算机的专业知识，可是一些基本计算机的维护技术，工作人员有必要进行理解和掌握。对于办公系统中基本的维护做好掌握，不但可以确保计算机的办公系统一直在最优的状态下工作，还可以确保系统全部的功能都是处于有效的灵敏状态，这样可以给办公人员最大的技术支持，这样就可以把计算机办公系统所有的优势发挥出来。

3.4 进行规范的使用和操作，提高对病毒的防御意识

病毒是危害计算机办公系统最主要的因素，一定要做好对病毒的抵御工作，才可以确保办公信息的数据安全，不会被泄漏。事实上对计算机的办公系统侵入的病毒进行防御是很容易的一件事情，办公人员只要确保办公系统一直是持续的在最新版的系统下，就可以大大的降低漏洞的发生，这样就可以降低病毒的侵害。而且办公人员一定要提高对自己的工作一些警觉，一定要做到专门的计算机专用，坚决不用办公的电脑做自己的事情，确保自己电脑操作的规范，提高自己的抵御病毒的相关意识，保证计算机的办公系统正常的工作状态。

3.5 建立计算机信息安全体系

进行计算机办公系统使用的工作人员需要对比较重要的数据做好备份工作，对于在工作时间以外出现的数据也需要进行备份的相关工作。同时还需要完善计算机办公系统的数据库的整合工作，不要等系统发生故障的时候，不能及时找到故障原因的发生。强化对办公系统平时的维护，经常升级防火墙以及各种杀毒软件，下载程序补丁，确保数据应用不会被窃取。

3.6 大力的发展对计算机办公系统人才的培养

使用计算机的各类工作人员需要有很强的专业技术，它是企业的办公系统稳定工作的前提，办公系统的自动化实现以及网络程序的使用全部是有联系的，要确保这部分工作可以持续正常的开展，就一定要提升使用计算机的工作人员在专业性方面的培养。对于已经使用了办公系统的企业，应该积极的组织工作人员做好培训工作，办公系统的建立不是简简单单的依靠工作人员，而是需要经常的培训以及教育，提高广大人员的专业水平才可以，确保办公系统可以正常的进行。而且每个办公系统的使用人员都是要系统的掌握计算机办公平台的基本操作。

3.7 依照工作的实际需要，制定计算机管理使用规范

除了以上提到的各种各样的策略，工作人员还应该依照工作经验制定出适合计算机管理的使用规范。第一，后续的工作人员可以依照操作的管理规范在较短的时间里就明确办公的使用规范，避免时间与精力方面的浪费。第二，计算机的管理使用规范是依照工作人员长时间的工作经验而制定的，是非常科学也是很合理的总结，可以把不必要的办公使用问题进行减少。所以加强计算机系统管理的规范，是很有必要的。

4 结语

因为工作人员对于计算机的使用水平的限制，让工作人员进行计算机的办公使用时表现出了一部分的问题。笔者对一些日常经常出现的办公系统使用过程中的问题做出了比较详细的分析，同时也介绍了一些方法和思路，希望可以给广大的办公人员一些启示和指导。

[1] 汪琴.浅论计算机办公软件在教学中的应用[J].群文天地，2011，(20)：24-26.

[2] 杨红格.计算机办公系统存在的问题和解决办法分析[J].信息与电脑(理论版)，2012，(08)：132-134.

Common problems and solutions of computer office system

WU Chuan-bao

(Qiqihar Institute of Technology, Qiqihar 161000, China)

The emergence of computer problems not only restricts the staff to improve the efficiency of office, but also does some harm to the office resources. The author describes the common problems of computer office system and gives some effective solutions.

Computer; Office system; Main problem; Strategy; Method

2016-09-15

武传宝(1978-)，男，副教授，硕士研究生。

TP317

B

1674-8646(2016)22-0062-02