浅谈高速公路建设档案管理

佟 国

吉林省高速公路管理局白城管理分局

浅谈高速公路建设档案管理

佟 国

吉林省高速公路管理局白城管理分局

近年来，高速公路项目建设档案管理实践活动中，档案资料在填写环节缺乏真实性、项目建设档案和工程建设之间缺乏协调性、高速公路项目建设档案管理在执行力度方面缺乏有效性等问题越来越突出，已经对高速公路项目档案建设档案管理活动的有效开展造成直接影响。在此背景之下，分析高速公路项目建设档案管理问题。

高速公路；建设；档案管理

高速公路建设项目档案管理是贯穿整个建设与使用全过程的主线，同时也是建设项目工程的重要组成部分，高速公路建设项目主要是指工程从最初的项目立项、审批、施工图设计以及工程施工，中间变更设计，至最后工程交、竣工及运，整个高速公路建设项目的过程中形成了大量与其相关的档案资料，能够准确地、全面地反映出高速公路建设项目的实际情况，为项目的运营管理奠定基础，高速公路建设项目档案资料在收集、整理以及归档管理时必须按照相关规定，保证其全面性与规范性，其管理和控制方式的好坏直接决定着建设项目管理的质量，因此，高速公路建设项目档案管理在高速公路建设整个过程和后期运营都具有十分重要的作用。

1、概述

高速公路建设项目档案管理是指，根据相关的项目档案组卷的规定，系统地整理并归档公路建设项目产生的相关文件材料［1］。高速公路建设项目档案管理工作参与了从项目立项批复到竣工验收的全部过程，体现的是项目进度、质量、安全和费用管理的基本情况。高速公路建设项目档案管理的功能体现主要表现在两个方面，一是可以提供有关工程建设质量、领导决策、工作考察的书面依据和证明，对学术研究也有一定的促进作用；另一方面是工程建设、维护、改造、管理的材料依据与历史记录。

2、高速公路建设档案管理的工作流程

一是工作的总体要求。档案文件形成于项目建设的全过程之中，对文件的产生、收集、整理分类和管理应该指任相应的管理人员负责，并将档案管理纳入项目建设的计划中，进行系统详细地安排部署；二是资料收集。档案管理的工作应遵循时效性，并要保证其真实性，以便管理部门对工程建设进行第一时间的监督与指导，一般按照工程进度进行资料收集，由相关施工部门按照具体的管理条例进行收集；三是文件整理与组卷。文件的整理与归档应遵循以下几点要求：第一，在工程进行前期应根据文件材料的分类规范，建立科学合理、便于查找的材料归档原则；第二，建设单位负责对各项文件进行汇总，并根据文件形成的时间或产生的建设阶段等要素进行组卷；第三，工程项目的设计文件应该按照其原有形式进行单独组卷；第四，项目工程在建设过程中产生的文件，应由施工单位依据产生时间进行组卷分类。而各种项目的质量检测报告应按工程项目的分工进行排序整理归档；第五，工程结束时由建设单位对项目进行工程决算和财务决算的汇总，同时施工单位还应负责竣工图纸的组卷，通常按单位分类进行组卷；第六，项目统筹规划的管理性文件应按时间、建设程序、重要性的要素进行排列组卷，设备类的文件应按其购买签收凭证、产品说明、设备安装或调试以及后期的护理和维修进行分类归档；第七，卷内文件的格式要求一般是前为批复，后为请示；前为正文，后为附件；前为印件，后为定稿；前为原件，后为复制件；前为理论文件，后为依据文件。对配有图片材料的文件，应是文字在前，图片靠后。竣工图则按图号或桩号排列；四是工程档案的验收与移交。对于工程档案的移交：工程档案的移交工作应注意以下几点要求：在工程项目档案通过专项验收后，应在项目竣工90天内将相关的资料文件移交给有关政府管理部门；在资料移交过程中应做好工作记录，以免遗漏或文件丢失；凡是涉及国建法律、管理条例或是科研成果、技术奖项的工程项目，都应该根据档案管理的相关规定，将档案移交到交通部档案馆进行保存［2］。

3、高速公路工程档案控制管理

3.1 高速公路项目获得立项是高速公路建设项目档案存在的首要条件。交通运输局档案工作人员必须随时跟踪工程请示的批复情况，对文件进行收集完善，如工程建设前期从方案研究至工程立项直至项目的环境评估报告、初步设计批复等。

3.2 工程竣工档案是高速公路建设项目档案中的重头戏，要成立由专兼职档案员组成的档案工作网络，组织施工监理技术负责人和档案员进行业务培训，学习高速公路建设项目档案管理标准，根据工程进度及时对各阶段的文件资料按照标准从工程原始资料开始进行收集归档整理；落实完善档案工作责任制，将档案工作与对施工监理单位的考核挂钩，提高施工监理单位对档案工作的重视和工作积极性，把档案管理工作纳入整个项目建设管理的全过程；在做好资料收集归档的同时，通过扫描仪、数码相机等电子设备，完成综合类和竣工图表类原图的数字化，并且运用档案管理软件，使工程建设中产生的大量资料通过档案管理软件可以迅速查找并且看到电子原图，在收集整理纸质类资料的同时，重视声像资料的收集，对重要会议、重要部位、关键工序的施工控制等方面进行摄影摄像，从而形成工程直观的影像资料。

3.3 高速公路工程质量，对于高速公路来说是最为重要的部分，质监档案是交通建设工程质量监督工作的真实记录，是质量监督工作的重要依据，质监站制定档案管理制度，严格按照省、市交通建设工程质量监督档案管理办法对质检档案进行整理归档，将文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程质量监督工作目标管理。同时重视声像资料的收集，对工程重要部位、关键工序等方面进行摄像，形成重要的照片档案。

综上所述，高速公路项目建设档案管理实践活动无疑是确保工程项目得以顺利施工的重要手段，而为了提升高速公路项目建设档案管理整体水平，需要相关部门与机构创建档案管理专项责任机制、合理调整项目建设档案和工程建设之间的协调性，并且给予档案编制定期检查，实现对高速公路项目建设档案管理实践活动存在价值的有效提升，从而为施工企业以及国家经济发展做出应有的贡献。

［1］杨凌波，计媛媛.工程总承包项目的档案管理［J］.工程与建设，2008，22（4）：579-580.

［2］郭海霞.档案信息是高速公路运营管理的依据［J］.山西档案，2013，S1：86-87.

［3］赵艳莓.对高速公路工程档案管理的思考［J］.档案天地，2012，06：58.