高职院校学籍管理工作现状初探——基于某高职学院当前一线学籍管理工作的思考

何　静（合肥职业技术学院　学生处，安徽　巢湖　238000）

高职院校学籍管理工作现状初探
——基于某高职学院当前一线学籍管理工作的思考

何静
（合肥职业技术学院学生处，安徽巢湖238000）

高校学籍管理工作是一项精确性的、时限性的、繁杂性的工作，在学生管理工作中占有重要地位。由于高职院校学生的特点及院校自身的管理缺陷，使得高职院校学籍管理工作有其自身特点。针对这些特点及当前高职院校学籍管理工作中存在的规章制度宣传不力不广、执行力度不强、管理工作信息化程度低、重管理轻育人等问题，运用相关教育管理理论及管理实践经验，着力有效地提高学籍管理水平，实现服务育人。

高职院校学籍管理信息化育人

高校学籍管理是指根据《普通高等学校学生管理规定》及学校实况所延伸出的相关规章制度，如具体的校学生管理规定、校学生学籍管理规定等，对取得入学资格的学生，围绕其学籍展开的系列管理工作，包括学生入学注册，学籍复核审查，学生档案管理，学期学年注册，转专业、转学、升级、留级、休学、复学、退学、毕业资格审核，新生学籍电子注册和学历证书电子注册等。除此之外，包括学生详细信息的收集和维护，日常学习生活中的奖惩记录，学生火车票优惠卡注册，学生证的办理等［1］。高校学籍管理工作的对象是在校学生，学籍管理是对学生从报到入学开始到取得毕业证书离校的整个培养过程的管理。

一、高职院校学籍管理工作的地位和特点

普通高等学校学籍学历管理工作是完善高等教育学历证书电子注册制度，进一步规范办学行为，保障高等教育改革健康发展的需要［2］。在对高校学籍管理工作的内容解读后可以看出，它是高校教学管理和学生管理工作的重要组成部分。总的来看，高职院校的学生相对于普通本科院校的学生来说，拥有更明显的个性，普遍缺乏良好的学习和生活习惯，更加难于说教与管理，需要教育者予以更多耐心引导。高职院校学生学籍管理，是要在稳定高校正常的教育教学秩序过程中，提高教育教学质量，帮助学生养成良好的行为习惯。其作为高职院校学生管理工作的一部分，旨在通过有效的管理发挥约束力和强制性的功能，进而促进学生自律，警示违纪学生和激励先进的学生［3］。近几年各层各类高校的扩招、教育的多元化、办学的多层次化、市场对于人才需求的多规格化，意味着高职院校的学籍管理工作越来越复杂，这就对学籍管理工作的严肃性、精确性和适应性、高效性提出了更高要求。

高职院校学籍管理的特点有以下几个方面：

1.报到率较低。报考高职的学生一部分是学习成绩不是很好，想学某项技术技能，以便谋取一份工作。这部分人可能一旦找到合适的岗位或对高职教育没信心，便放弃了高等教育的机会。另一部分人由于高考发挥失常，或者填报志愿不够合理，进而被高职录取，这部分人容易选择复读。这几种情况在学生中占据了一定的比例，导致高职院校的新生报到率较低。

2.转专业率较高。现今的高职院校之间存在生源之争，每年都有部分高职院校不能满额完成招生工作。为了能够留住生源，高职院校一般都会对于学生转专业不设任何门槛，几乎都是在一入学就办理了转专业，并且存在一个学生转了两三个专业的情况，这些都给学籍管理带来了困难。

3.退学率较高。高职学生退学情况可能出现在一年级到三年级，即任何时期都有可能退学。而且退学的原因纷繁复杂，有因缺乏学习的兴趣，有觉得高职教育没有意义，有急于走上社会找工作的等。也有因为长期不在学校，或者长期不参加正常教育教学活动而被学校勒令退学的。退学频繁也造成了学籍的变动不居。

4.应征入伍率较高。2013年《高等学校学生应征入伍服义务兵役国家资助办法》发布，规定高校学生应征入伍服义务兵役国家资助资金，全部由中央财政安排。学费补偿、国家助学贷款代偿及学费减免标准，本专科生每人每年最高不超过6000元，且在校期间参军的，保留学籍。这些政策的制定，表明国家对于大学生参军的鼓励，高职生学习兴趣不浓，但是参军兴趣不低。学生从拿到录取通知书到取得高校毕业证书这段时间内，都可能参军，这也增强了学籍管理的复杂性。

5.学籍管理政策执行率不高。目前高职院校学籍管理存在着一些漏洞，主要是由于高职院校生源比较紧张，因此大多数班主任对于学生逃课、不遵守校纪校规的情况，只是简单给予批评教育，并不严格根据学籍管理制度采用严肃手段加以整治。如此导致学生漠视正常的教育教学秩序，违纪行为屡教屡犯。例如学校规定学生考试有四门课程不及格便给予留级，但是政策制定后并没有得到有效执行，有些学生出现八门课程不及格依旧在原班级跟读。

二、高职院校一线学籍管理工作的现状和对策

一线学籍管理工作指的是由各系部直接从事的学生学籍管理工作，包括学生信息的搜集、录入、整理、注册，学生学籍变动的上报，毕业证和档案派发等工作，是对学籍各项政策的执行过程。以某学院为例，高职学院一线学籍管理工作的现状和对策概括如下：

1.学籍管理规章制度的宣传缺乏力度和广度。规章制度的制定需要根据院校的教育教学实际，制度制定之后执行之前，需要对其进行宣传。目前高职院校学籍管理的规章集中在《学生手册》中，新生入学之后要在班主任、辅导员的带领下学习《学生手册》。只通过一次班会讲解，并不能够很好达到宣传的效果。甚至有些班主任自身都并不是很清楚学籍管理的相关制度条例，学生也只是在概览之后，将其束之高阁，并不会加以重视。为了加强宣传力度和广度，可以在学生进校之初，以考试、知识竞赛等形式促进学生对于学校学籍管理制度及校纪校规的学习，使学生能够尽快了解所就读的学校，并且顺利适应大学校园的生活与管理。

除此之外，可以在学校官网学籍管理栏目中，设计学籍管理及办理学籍学历各类事务的工作详细流程，如学历证明应该如何办理、休学复学的办理流程等。一些电子表格可以从网上下载，例如最常见的学生证丢失补办申请表。这样学生能够理顺办理手续，工作人员提高了工作效率，也简化了工作程序。同时学校的宣传栏、校园广播、网络平台甚至是微信平台及学生活动本身都是很好的宣传手段。

2.学籍管理规章制度执行度不高。无规矩不成方圆，但是规矩制定出来之后，不能严格执行也无法达到预期的效果。在大学校园里，能够顺利完成学业、学有所成，能够学到一技之长、顺利就业是师生共同的期盼。学生在校期间，关于学籍一是要让学生树立毕业证书需要付出努力才能拿到的意识。当前很多学生以为，高职院校只要交过学费，按期到校报到，“必修课选逃选修课必逃”，考试抄抄能过，毕业证就是囊中之物，便不再好好学习。要彻底更正学生的这种错误想法，严格按学籍管理制度管理学生。另外，告知学生随着学籍学历管理全国联网，学生在校期间获得的荣誉、处分及国家助学贷款的诚信记录等都会在全国学籍管理平台可以查询，学生的学籍档案信息将会跟随学生的一生，对就业和未来的生活都有一定影响，督促学生遵纪守法，积极进取。

还可以建立学生学业预警机制，对学生进行过程教育和管理。学生每一次旷课，班主任、辅导员都要及时与其沟通，对其进行预先警告，告知学校学籍管理规定中对于累计旷课的处分。如学生挂科，可以采用挂科一门并且补考未过，班主任找其谈话，帮其分析原因并制定对策；挂科两门且补考未过，班主任找其谈话通报学生家长；挂科三门且补考未过，系主任找其谈话并通报学生家长；挂科四门且补考未过，则执行学籍管理规定留级。

3.学籍管理工作信息化程度较低。学籍管理工作除了日常的维护之外，还有两个忙碌的节点，即开学和毕业。尤其是开学，此时需要对所有入学的新生进行基本信息的采集工作。高职院校的学生报到率不及本科院校高，并且一入学就转专业的学生多，所以信息容易混乱，各部门需要尽快拿到新生的基本信息，所以时限性较强。学生基本信息采集的数据门类多、数目大，包括考生号、学生姓名、性别、身份证号、学号、政治面貌、民族、出生年月、年龄、家庭地址、父母姓名、工作单位、本人联系电话、父母联系电话、是否应届毕业生等。学籍管理是一项精细化的工作，需要做到一个都不能错，一个都不能多，也一个都不能少。数据大，时间紧，从事学籍管理工作的人员大部分工作手段比较落后，大都为手工计算输入，纸质填写核对，信息化程度较低，工作的重复性较高，效率较低。

提高学籍管理的信息化程度能够极大提高工作效率，如EXCEL表格的熟练使用。例如统计学生的身份证号码、出生年月、年龄、性别等。利用EXCEL表格可以先从录取库中导入学生的身份证号码，然后对18位身份证号码的意义进行解读和提取。例如从身份证号码中提取出生年月，语法格式为：mid（text，start_num，num_bytes）等，这样通过填充柄可以很快地提取出所有学生的出生年月［4］。

4.学籍管理工作重管理轻育人。高职院校进行学籍管理时，习惯性采用硬性的管理方式，只是事务性管理好学生的学籍，及时准确地做好学生学籍信息的更新工作。没有看到管理背后的本质与意义，通过管理教育学生养成良好的行为习惯和学风，激励学生更好地发展。学籍管理日渐行政化、机关化，而缺乏教育性和服务性。

高等职业教育的核心是育人。学籍管理工作不仅是为了办理学生的各项与学籍有关的事务，其工作的重点更是通过管理教育学生。要告知学生学籍管理的原则，既要以激励为主，又要在学生受到处分之后给予劝解与教育，将制度的强制性和教育感化有机结合起来，说明处分的原因、目的，使得学生明白需要改进之处，促进学生逐渐走向健康与成熟。除此之外，要告知学生所拥有的权利，明确学生申诉的途径。学籍管理工作要做到有理有力有节，才能真正起到约束、督促和激励作用。

5.学籍管理工作缺乏创新。学籍管理工作的繁琐与程式化，导致从事学籍管理工作的人员缺乏创新意识的同时无暇对工作展开钻研，思考怎样提高工作的效率和管理水平，简化工作程序，进行工作改革以适应不断变化的工作对象及工作环境，没有把学籍管理当做一门学问进行研究。学籍管理既要严肃又要灵活，特别是随着高职教育的发展，学院人才培养方案的不断修正，学籍管理也应该进行相应的改革。例如高职学院近年来进行的素质教育学分制，将素质教育学分纳入学生的升级、留级管理之中等及选修课的开设，这都给传统的学籍管理带来了挑战。

三、结语

学籍管理工作的本质是育人。学籍管理工作是一项细致而又繁杂的工作，从事此项工作的人员需有极大的耐心和责任心。学籍管理工作队伍建设特别是信息化管理的水平有待加强，要改变对管理人员重使用轻培训的现状，为管理人员提供管理上、技术上的专业培训。积极组织管理人员向先进兄弟院校学习，加强和本院其他部门及学生家长之间的联系，建立部门之间、家校之间的联动机制，共同做好学生教育管理工作，做好学籍规章制度的宣传工作，增强执行力度，注重管理背后的育人工作。学籍工作需要在实践中不断地创新，需要相关工作人员认真研究工作中出现的新情况和新问题，不断改进工作方法和工作机制，进而提升学籍管理工作水平。

［1］董姜颖.浅析学籍管理在高校管理工作中的地位和作用［J］.教育时空，2014.08.180.

［2］王云波.高职院校学籍学历管理存在的问题［J］.合作经济与科技，2015.06.112-113.

［3］郑安波.高校学籍管理工作要结合德育教育发挥育人功能［J］.教育科学，2004.12.222-223.

［4］刘艳慧.EXCEL函数在学生信息管理中的应用［J］.价值工程，2014.06.145-146.

［5］殷涛.如何提高高校学籍管理工作水平［J］.重庆文理学院学报，2010.03.90-92.

［6］庄丽.基于以人为本理念的独立学院学籍管理体系研究［J］.中国教育学刊，2014（11）：43-44.

指导老师：胡心红