四大策略助HR掌控时段

张林强

新年伊始，HR手头的工作渐渐多了起来，诸如上年度绩效考核的总结，年终奖的评定与分配，全年人力资源状况的盘点、总结与规划，核心人才梯队的建设，外部薪酬调查和内部薪酬满意度调查，本年度调薪计划的落实等等，这些都是关系到全年人力资源管理工作顺利推进的重点任务，自然是一刻都耽误不起。然而，当频频接到公司老总临时安排的工作后，原本已经分身乏术的HR难免会在突发的任务面前顾此失彼。在此，笔者根据多年的实践经验，提出HR掌控时间的四大策略，或许可以帮助广大同仁从容应对时间管理的难题。

策略一：调整时间分配原则

或许很多HR都会在全年中的某个固定时段感到有心无力。比如春节过后的3、4月份招聘季和9、10月份的校园宣讲，还有年终岁尾的绩效考核等。而年终绩效、薪酬调整沟通、人事变动等也大都会在同一个时间段集中爆发。为了应对这些工作，HR需要花费大量的时间去落实相关方案的策划、调研实施及方案调整建议等。因此，非常有必要预先做好这些周期性很强的工作预案，并将该计划并入部门工作计划中，以便部门员工调整安排自身工作计划，确定计划实施调整策略，确保各项工作按时间节点顺利完成。

如果在平时，HR往往只会用小部分时间去思考“大方向”的事情，其它的大部分时间则用来完成常规工作，比如搭建人力资源管理体系、带团队、把握人力资源战略规划的实施等；如果到了某些固定时间段，则要把“规划”和“执行”两大部分工作的时间分配比例进行调整，大幅增加规划的时间。比如，在年初要用六成的时间来进行梳理、分析全年人力资源状况；在年中要重点进行人才盘点；在年终要进行人力资源管理体系评价、下一年人力资源发展战略规划等大事情。这些工作无一不是要HR亲自组织、策划，甚至实施的，决不能因为手头“临时性”工作的增多而耽搁，一定要按期启动。

策略二：善用“授权”做杠杆

上面提到的这些“大事件”，不可能都由一个人来完成。诸如人力资源的盘点、人力资源环境的内外部审计以及人力资源管理体系的状态，这些都需要通过团队的分工来完成。而人力资源的基本数据、员工状态、能力素质等基础数据应该在人力资源信息系统中保存，即便企业没有e-HR系统，人事管理专员或者员工发展专员等也都会有相关信息及数据，只需指定负责人就可以将数据进行完整、清晰的统计和分析；而人力资源供给需求分析则可由招聘与员工发展专员来完成；人力资源的管理体系的状态则可由各模块的专员进行梳理和总结而获得。

授权作为时间管理的杠杆，可以有效节约HR大量的时间，但能否保证质量，还要看HR是否在日常工作中有计划地对团队进行针对性的培养和指导。所以说，HR的任何工作都是一环扣一环，需要靠平时碎片化协作的积累得以实现。同时，这种培养下属的能力本身也是对HR的一项基本要求，那种凡事亲力亲为的HR显然做不了掌控时间的高手。

对于HR来讲，对“大事件”的授权不只限于信息整理和对现状梳理，更重要的是鼓励HR部门其他成员提出对现状的分析、建议和改进想法。实际过程中，

这些工作需要HR来分步分期组织实施，强调用独立完成、团队研讨的方式来进行，目的是在完成团队年度自我总结分析的基础上，共享信息，分享经验，并为后续开展其他工作奠定基础。

策略三：见缝插针做“功课”

虽然“大事情”的基本工作可通过团队授权来完成，但还有很多工作除了HR是无人可以替代的。因自身角色、在组织中的位置以及自身的专业视野和经验，只有亲自动手才能完成的专业程度极高的工作必须要尽早投入。

作为HR，除了例行的日常工作，还有更多临时性的事情，诸如要参加各种会议、临时招聘或裁员等，这时就得学会见缝插针。只要平时稍有空闲时间，就要抓紧时间“充电”：看同行、看同业、看内部；观人、观心、观事儿；一点一点地梳理、思考并学习。结合本企业特点和行业特性，大致梳理出具有季候性特征的人力资源管理策略和应对办法：比如本企业何时为招聘旺季，何时又面临员工离职高峰，什么时间段加班较多等等。

善于见缝插针的HR，无论临时工作怎样突然，都不会因该做的事没有做而紧张焦躁，且在充分准备的大事情中，能够在企业各种决策中给出科学而有见地的建议，出色地履行人力资源部门的使命。

策略四：为团队协作争取信任

不少HR在工作中都有这样的体会，无论怎样合理安排时间，工作内容总是有增无减，而有效时间却刚性到底。由此我们就需要换一个角度来思考，即以空间换时间，以时间换时间。

首先来看以空间换时间。在HR全年的工作安排中，有些时候各个部门间信息交换比较集中、各种决策交锋频繁，所有部门都非常忙碌，各种会议和工作安排密集，人力资源相关工作也是如此。HR不妨在这个时间段，借助信息交换和各部门往来频繁的机会，把人力资源部门的工作情况和全年大致的工作周期介绍给其它部门，以此争取更多的理解和支持，引导各部门在人力资源管理方面的参与和信息反馈。

再看以时间换时间。充分利用发达的互联网信息技术，无论是电子邮件、企业内部信息系统还是微博、微信，都是人力资源可以服务企业各部门快捷、有效的工具，人们对这些平台的接受程度也越来越高。诸如调研问卷、信息反馈表单，甚至一整套标准的绩效考核、薪酬调整流程等都可以通过这些平台来完成。由此可以节省出一部分的时间去处理非程序性或计划外的工作。对于HR来讲，未来的人力资源管理必然是向企业内部提供更多个性化的服务与支持，这意味着要让团队利用先进的管理渠道、工具和方式来提高工作效率，把自己从常规事务性工作中解脱出来，从而做出更多具有创新性、能给企业带来更多价值的事情。这些都需要HR开动脑筋，对自身与团队的时间碎片进行探索式的管理和应用。 责编/寇斌

十个实用的时间管理方法

定制生活目标，按照重要程度排序

为你的生活制定目标，如果你一直漫无目的地生活，那现在是需要设计一个目标的时候了。如果你有太多的目标，那就认真地管理它们。你生活中的每一个领域都需要目标，比如工作、健康等。

集中精力完成最重要的任务

有了目标后，就要制订完成目标的计划及如何实现这些目标。如果你的目标是健康，那你就要考虑每天如何坚持煅炼身体。

每时每刻铭记最重要的目标

如果你的目标过多，那么就每天优先完成最重要的五个目标。最好把这五个目标列出优先顺序。

用金钱衡量时间

如果你知道你的一小时值多少钱，时间管理就会变得容易得多。

不要太执着于完美

人人都想把每一件事做得完美无缺。但是，过于追求完美只会浪费时间。在适当的时候放手不是一件坏事。

为每个任务设置一个时限

如果你通常要花三个小时完成一项任务，那么，你可以把完成其它任务的时限也设置成三小时。你会惊奇地发现，在规定时限内你还可以完成更多任务。

试着为每天的工作制定时间表

每天早上上班前，专门为今天的工作制定时间表，这样你会更快地完成工作。

将大目标转换成小任务分别完成

你可以将每个目标分成几个步骤完成，这样你就可以很快地达成目标。

可以将某项任务交给别人

如果你有更紧迫的事情要做，可以将很重要又费时的工作托付给他人帮忙，比如浏览工作邮件。

给每个步骤制定时限

工作时限很重要。如果一个工作任务下达时，上司没有给你规定时限，那么你也应该设定一个时限，你将会为自己变得如此高效率而惊奇。