信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨

陈玉宇（湖南省地质矿产勘查开发局414队，湖南益阳413000）

信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨

陈玉宇（湖南省地质矿产勘查开发局414队，湖南益阳413000）

在办公室管理工作中，文书档案管理具有十分重要的作用。此背景下，本文首先分析了办公室文书管理工作信息化的重要性，其次对信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革措施进行了详细的阐述，以供参考。

信息时代；办公文书；档案管理；改革

1　引言

近年来，随着信息化社会的迅速发展，办公室文书管理工作的难度不断增加，为了确保办公室文书档案管理能够更好的适应现代社会发展需求，必须对其进行一定的改革，以有效提高办公室管理效率。

2　办公室文书管理工作信息化的重要性

2.1文书档案管理工作的重要性

事业单位的文书档案是其建立、变更、注销与活动开展的记录载体，是管理工作顺利进行的原始资料，且当有关部门需要查看时，还能够为其提供重要的依据与凭证。当党与国家开展政治经济文化等工作时，此类档案与资料还能够为其提供重要的数据依据，是一种珍贵的历史资料。此外，由机关事业单位提供的资料能够对其开展的业务的具体范围、资金的用度与资源的配置等有关资料进行真实的记录、反映，从而为社会的发展与进步提供相应的、有利用价值的信息服务。

2.2办公室文书管理信息化的必要性

近年来，随着信息技术的迅速发展，社会各行业的工作效率与制度的革新进程不断加快，信息化在诸多领域中均得以实现。在进行机关事业单位文书档案管理工作时，通过信息技术的合理应用，能够加快档案管理人员收集、整理、归纳与分析有关档案资料的进度，大大提升了档案查阅与使用的效率。此外，通过数字化系统在线浏览，还能够为信息化技术的使用提供相应的便利，加强单位各个分支机构信息之间的交流。此外，通过运用网络云储存技术，还可提高文书档案保存的完整性与安全性，为外派的机关人员信息下载、分享与功能的传递奠定了良好的基础，大幅提升了档案的使用效率。

3　信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革措施

3.1构建科学信息管理平台，提高档案安全性

通过构建科学的信息管理平台，能够提高档案信息管理工作的严密性与科学性，进而为档案管理工作的顺利进行提供一定的保障，且还能够提升档案信息的安全性，具体措施如下：①构建档案信息的加工系统。一般情况下，档案资料的数字化建设能够对其进行有效的分类与整理，进而构建档案文件的收发轨道。②构建文件档案的存储系统。向档案资料库中完整的存入档案信息，可确保档案资料的完整性与安全性。③建立档案信息查询、保密系统，从而提高档案信息查询的便捷性与保密性。

3.2建立办公室文书档案检索系统

通过构建办公室文书档案检索系统，能够更好的满足办公室文书档案管理、使用的实际要求，进一步保证文书档案保存与管理的完整性、安全性，并且还能够为档案的查找与归档工作提供便利。通常情况下，文档检索系统主要包括普通文档与重要文档两种类型，其中，对于普通文档的检索系统，仅需要建立时间、文档名称、存放地点等条目，如果需要查找、借阅，仅需要按照检索系统中显示出来的文件柜编号、柜门号码，便能够有针对性的、直接的查找、借阅。对于重要文档检索系统的构建，不仅需要具备纸质的原始文件，还需要构建电子备份文件，例如文档的扫描件。所谓重要文档，即为保密层级较高、单位价值较大、保存时限相对较长且涉及版权意义的文档。通常情况下，重要文档的扫描件仅用于内部管理人员的日常查阅与使用，原则应当专门存储在保险柜中，如果没有特殊情况，并且也没有领导的签字批准，不可随意外借。

3.3定期清理过期文档

在办公室文档中，一般包含许多已经过期失效的普通文档，此类文档在刚产生时，往往具备短期的效用，一旦过期，就会成为一张废纸。对于已经超过了保存期限的普通文档，不仅会占用空间，浪费有限的办公用品资源，还非常容易与其他还处于保存期限内的文档混淆，大大增加了查找、借阅的难度，这就需要对已过期失效的普通文档进行及时的、定期的清理，以促进办公室文档管理工作效率的提升。

对于被清理的过期文档，若其属于纸质文档，应将其作为环保纸张循环利用；若为普通的电子文档，应依据实际情况直接删除或者是强力压缩至磁盘类电子存储设备中，然后再将原有的存储空间清空，以此来为新的有效文档提供良好的服务。重要文档的价值较高、期限长、涉密等特性，但依旧存在过期失效的问题。

对已失效的重要文档进行无限期的保存，往往存在一定的潜在风险，这就要求必须定期清理过期失效的重要文档，以保证文档的安全性与保密性。在过期失效的重要文档清理工作中，需要先报请单位主要领导审批，然后由领导指示某一层级的分管领导落实，之后，文档的保管人员在分管领导的监督环境下销毁重要文档的纸质原件，并且彻底的删除重要文档的电子备份。

3.4建立监督和抽查制度

从表面上来看，办公文档的保管、使用属于普通行政管理工作，但其作为企事业单位工作资料的本质直接决定了此类文档的潜在重要价值与意义。对此，管理层应高度重视办公文档的保管，并且还应当依据企业实际情况，构建相应的监督与抽查制度。对于普通文档保管情况的监督与抽查，可采取不定期或是与其他有关工作共同进行，例如领导需要对某一份文档进行查阅时，管理者可在借阅文档的同时，对其保管工作实际情况进行检查。若为重要的文档，还应构建定期检查制度，行政主管或有关业务主管应按照月或是季度为周期，对重要文档的保管、借阅实况进行抽查，然后再依据实际抽查结果，对文档的保管人员进行绩效考核。

4　结语

综上所述，在企业运营与发展过程中，办公室文书档案的管理工作具有十分重要的意义，这就要求企业及相关管理人员必须予以高度重视，还需要积极运用信息技术进行管理，以促进档案管理工作科学化、系统化、便利化与快捷化发展，从而实现企业的良好发展，充分发挥档案的价值。办公室文档档案管理工作的信息化改革，在一定程度上确保了档案与企业信息的安全与科学，为企业的持续发展奠定了良好的基础。

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[3]张 杰.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2015（15）：90～92.

G275.2

A

2095-2066（2016）31-0275-02

2016-10-20

陈玉宇（1985-），男，助理政工师，本科，主要从事党群、办公室工作。