档案学视角下的个人存档若干理论问题探讨

陈忠海　常大伟（郑州大学信息管理学院，河南郑州，450001）



档案学视角下的个人存档若干理论问题探讨

陈忠海常大伟
（郑州大学信息管理学院，河南郑州，450001）

［摘要］随着信息技术的进步和个人信息意识的增强，个人存档的实践在国内外获得了快速发展。国外对个人存档的相关研究已经取得了一定的成果，国内关于个人存档的研究则刚刚起步。从现有研究成果看，国内外关于个人存档的研究大多立足于技术角度或具体的管理角度，从理论角度对个人存档展开研究的成果并不多见。因此，文章就个人存档的概念与内涵、个人存档与档案机构存档的相互关系、个人存档的价值等三个理论问题展开探讨，并对档案学视角下如何推进个人存档的深入研究提出几点建议。

［关键词］个人存档个人数字存档档案机构存档档案学术研究档案学

［分类号］G273

1　引言

20世纪80年代以来，随着个人电脑的广泛普及，特别是互联网的普及，普通个体通过在线或离线的方式形成了大量的数字文档、电子邮件、照片、音乐和视频等数字文件［1］。个人存档的重要性和所面临的问题逐渐彰显。在此背景下，国外对个人存档实践与理论的研究逐渐兴起。

周耀林、赵跃在《个人存档研究热点与前沿的知识图谱分析》一文中，对国外有关个人存档研究的文献进行了统计，共得到217篇文献。研究的切入点主要有三方面：一是与计算机技术和互联网技术发展程度息息相关的“数字档案馆”“数字图书馆”“数字资料”“个人数字档案”等；二是档案学研究范畴下的“私人文献”“个人档案”“国家档案馆”“个人资料”“私人文件”问题；三是站在个人角度，在人机交互环境下研究“个人存档”“私人文件”“个人信息管理”以及计算机应用软件的诸多相关问题。个人存档的实践，在我的比特人生项目、数字生活项目、原生数字计划、个人数字保存计划等的推动下也在逐渐展开［2］。

目前，国内关于个人存档的研究文献相对较少。在中国知网上以“个人存档”或“个人数字存档”为检索词，共检索到5篇有效文献，其内容也多以介绍国外相关研究或国外具体实践为主，如王海宁、丁家友对微软研究院关于个人存档项目My Life Bits的存档理论与实践研究进行了介绍［3］。在具体的实施策略上，周耀林、赵跃提出了基于个人云存储的数字存档策略：数字档案的收集与归类、数字档案的鉴定、个人云存储产品的选择、数字档案的存储和数字档案的保管等［4］。何芮将个人数字存档应用到非物质文化遗产传承人档案建设上，提出广泛智能收集电子文件、启发式鉴定、以数据库形式组织、本地存储与云存储结合、元数据的选择与添加、走在时代前端的开发利用［5］等实现路径和方法。

可以预料，随着国内信息技术的快速发展、个人信息意识的逐步增强，以及个人存档实践的普遍开展，关于个人存档的研究必将逐渐成为一个新的档案学术研究热点。通过对周耀林、赵跃有关国外相关研究的介绍和国内相关研究文献的分析发现，目前关于个人存档的研究，多是立足于具体的技术角度或管理角度，从理论角度对个人存档展开研究的成果并不多见。因此，本文就个人存档的概念与内涵、个人存档与档案机构存档的相互关系、个人存档的价值等三个理论问题展开探讨，并对档案学视角下如何推进个人存档的深入研究提出几点建议。

2　对个人存档三个理论问题的探讨

2.1个人存档的概念与内涵

2.1.1个人存档概念的界定

Marshall认为个人数字存档是PIM（个人信息管理）的一个关注点，由长期管理信息中出现的附加问题扩大范围而来，应解决个人数字档案的价值判断、分布式存储、元数据信息的保存、长期保管与保护、数据格式转换、长期存取等实践问题［6］。Donghee认为个人存档是指用户以各种备份方式来保存包括邮件、博客等在内的各种个人记录的行为［7］。周耀林、赵跃在对上述观点进行分析的基础上，认为个人存档是指个人将其参与社会生活中产生的不同类型的、有价值的个人文件、日记、读书笔记、照片、视频、个人网站上记录等资料，以及以学习、研究、娱乐等为目的通过各种渠道获取的外部资源，通过一定的方式进行有效的保管与保护，以供个人或者社会再次获取和利用的实践行为［8］。此外，何芮认为个人数字存档是以个人一生信息为中心，实现数据化已有档案资料及原生性档案资料的收集、整理、保存、组织、检索，实现传播、利用、传承功能的过程［9］。

从上文各作者关于个人存档和个人数字存档的定义来看，个人存档存储的内容不但包括数字化的信息资源，还包括非数字化的信息资源。由此可见，个人存档与个人数字存档是包含与被包含的关系，据此，本文重点讨论个人存档。

个人存档是指个人为满足自身现实和长远信息需求，自觉地通过各种手段组织和保管所获取的信息资源，并力图实现个人存档有效管理的过程。但这样一种对个人存档的理解相对狭隘。从个人存档的过程来看，有意识的信息累积要比有意识的长期信息保存更为主要。我们在日常生活中形成的各种文档、邮件、照片、视频、网站记录等均以不同形式保存在相关设备中，这在客观上实现了个人存档。它是一种有意识的信息累积过程，而有意识地对其进行收集、整理、组织和保管只是个人存档数量和存档行为发展到一定阶段的产物。从个人存档的动机来看，其主要是满足当前的信息利用需求，而非长久的备用查考。这也导致个人存档在行为上表现为主要考虑个人存档的便利性和实用性，而较少关注个人存档的组织性、系统性和安全性。

站在纯粹个人行为的角度，个人存档可以表述为：个人主要为满足当前的信息需求，根据信息的具体特性和信息存储的方式进行的以便利性、实用性为主要考量的信息存储行为，并内在地包含了有意识的信息累积和自觉的信息管理的动态过程。但考虑到个人存档并不是一般意义上的个人行为，而是组织化和社会化的个性表现，并潜在地作用于组织和社会发展。正如Lori Kendall所认为的，个人存档更多地是一种个人社会属性的体现［10］。因此，本文主张站在组织行为和社会行为的角度，将个人存档定义为：个人存档是指个人通过对个人信息和其他信息的有意识积累、多样化保存和有序化管理，以求主要满足自身当前信息需求和附带实现信息的长久保存，并藉此对自身组织与社会角色进行注释，对现实进行个性表达的一种社会信息行为。

2.1.2个人存档内涵的分析

（1）个人存档是个人对信息有意识积累、多样化保存向有序化管理渐变的一个过程。如上文所述，个人存档是建立在对信息有意识积累和多样化保存基础上的，只有在个人积累的信息达到一定的量而妨碍其信息获取的便利性时，才会考虑对所存储信息进行优化组织，或者是在原有的信息存储方式与现实的存储方式发生矛盾时，才会考虑对所存储信息进行格式转变或载体转换，或者意识到所积累信息对个人长远利益有所帮助时，才会考虑对其进行长久的安全保存。这与档案机构一开始就有序地、系统地进行档案的收集、整理、鉴定、保存、组织信息和检索有所不同。说明个人存档是个人对信息从有意识的积累和多样化的保存向有序化的管理渐变的一个过程。

（2）个人存档以现实需求为主，兼顾长远需求。个人存档以现实需求为主，兼顾长远需求，其特征主要表现为：个人存档在内容选择上具有很大的随意性，以当前的利用需求和利用偏好为主要考量；信息组织和存储形式以便利性为主要依据，缺乏深度的优化整理和安全考虑；信息的鉴定和价值的判断以个人经验为主要依据。这说明个人存档与档案机构注重档案长远价值和社会价值的存档取向不同，它更加注重存档的现实需求和个人价值。需要指出的是，个人存档并非完全忽视存档的长远价值，只是重视程度相较于现实需求表现较弱，并且在价值判断上缺乏理论支持。

（3）个人存档是个性化的组织与社会行为。从目的性来看，个人存档的直接目的表现为满足个人信息需求，而实际目的更多的还是为其组织生活和社会生活提供便利，同时通过所保存的信息对个人的社会经历进行再现与反思。从保存内容来看，个人存档如文件、照片、影片、个人文件以及日记、博客、剪贴簿等，是个人社会记忆和个人社会关系的固化信息表示。从形式来看，个人存档是以组织和社会提供的信息技术、信息存储方式和存贮空间为基础，并且随着这种基础的变化而动态性地发生变化。从结果来看，个人存档客观上导致了组织与社会信息的分散化存储以及组织与社会记忆的个性化阐释。

2.2个人存档与档案机构存档的关系

与“个人”相对应的是“集体”或“机构”与“社会”，与个人存档相对应的是机构（组织）存档。但机构存档的范围相对较大，并且我国保存档案的机构主要是各级各类档案馆和组织内部的档案室，因而，本文将个人存档的对应面界定为档案机构存档。

从档案机构存档的内容和目的来看，主要是集中统一管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务，或者是为本机构保存有利用价值的档案或有关资料［11］。结合上文对个人存档的分析得知，个人存档与档案机构存档有很大的不同，但也有其相互关联的部分。

具体来讲，个人存档与档案机构存档的不同表现为：个人存档是以个人为中心的存档行为，而档案机构存档是以组织和社会为中心的存档行为；个人存档是从个人的角度，表达和记录个人利益、经历、思想等，而档案机构存档是从国家、社会和组织的角度出发，主要服务于政府治理、经济发展、社会建设和组织管理等；个人存档缺乏系统性和长远规划，而档案机构存档注重系统性和长远性；个人存档的要点在于个人保存与利用，而档案机构存档的要点在于组织内部保存与利用服务以及社会保存与利用服务。

个人存档与机构存档的关联性表现为：个人存档和档案机构存档都有很强的组织性和社会性，只是在不同的层面、以不同的形式，表达了各自的关注点，各自记录着组织和社会发展的进程，阐释着对组织和社会的不同理解，共同形成了组织和社会的记忆。这也是从档案学角度研究个人存档的基础和价值所在。

由于二者存在着一定的关联性，我们不能就此将个人存档理解为档案机构存档的补充或者是档案机构存档的附庸，因为两者共同记录着组织和社会的变迁，构成了组织和社会记忆的基础。相对而言，档案机构存档更像是对个人存档的注解，即只有当个人存档的可靠性、完整性和系统性不足以满足个人需要或者个人存档的权威性、凭证性受到质疑时，个人才会转向档案机构以获得馆藏的支持。在此，借用冯友兰先生的一句话对个人存档与档案机构存档的相互关系加以概括：它们是彼此不同的两极，但又是同一轴端的两极，只是在方式上各有不同而已。

2.3个人存档的价值

个人存档对个人的价值不言而喻。在这里，主要从组织、社会和档案学角度对其价值展开分析。

从组织和社会角度来讲，个人存档在一定程度上增加了信息资源的储量，从不同层面与档案机构存档一起构筑起了整个组织和社会信息资源的基础，为形成全面性和客观性的组织记忆和社会记忆提供了条件，为了解和研究某一时期的组织状况和社会状况提供了更多的信息资源选择。这是信息技术和网络技术发展带来的记录方式多样化和信息资源丰富性的体现，具有鲜明的时代特征。

从档案学角度来讲，开展个人存档的研究可以拓展档案学的研究领域，而个人存档的实践也可以为档案机构存档提供借鉴。此外，个人存档在一定程度上可以弥补档案机构存档的效率、容量和选择问题，引发我们重新思考和界定组织记忆和社会记忆的内涵与外延。

3　档案学视角下开展个人存档研究的几点建议

3.1突出和彰显个人存档的主体性和特性

个人存档与档案机构存档共同构成了组织和社会存档体系，是组织记忆和社会记忆的有机组成部分。档案学界开展个人存档的研究，需要站在个人、组织和社会的角度思考问题，应当突出和彰显个人存档的主体性和特性。在对个人存档进行研究时，可以借鉴机构档案管理的相关理论和流程，但不可机械地套用和照搬。

3.2重视个人存档与档案机构存档衔接问题的研究

考虑到个人存档的现实导向性和存档主体的生命周期问题，个人存档在长久保存上存在着先天不足。如何实现对具有组织和社会价值的个人档案的长久保存，如何建立个人存档与档案机构存档的良好互动和互补关系，就成为一个值得档案学界深入探讨的问题。

3.3关注隐私权、知识产权的保护以及个人职务存档的规制问题

因为个人存档存在隐私权和知识产权问题，档案机构一般无法直接和有效地介入个人存档的具体实施。比较现实的方法是在理论上和具体的实施策略上展开研究，并适时做好重点人物个人存档实践的引导，并纳入组织收藏的试点工作，为下一步可能开展的协作与合作奠定基础。同时，在修改《档案法》《档案法实施办法》时，适当考虑将个人存档作出细化，分别界定个人职务存档和个人非职务存档，并对个人职务存档的内容、存贮的方式和传播的途径与方法加以规制。这些都需要档案学界展开深入的研究并提供合理的解决方案。

3.4注重个人存档价值实现的研究

由于个人存档的私人性和分散性，整合个人存档并进行开发和利用存在一定的困难。如何为个人存档的长久保存和优化管理提供建议，如何搭建个人存档的信息共享渠道和开发平台，从而为个人存档价值的实现奠定基础和提供条件，这是值得档案学界进一步探讨的问题。

参考文献

［1］Terras M. I，Digital: Personal Collections in the Digital Era［J］.Journal of the Society of Archivists，2012，33（2）：217-220.

［2］周耀林，赵跃.个人存档研究热点与前沿的知识图谱分析［J］.档案学研究，2014 （03）:23-29.

［3］王海宁，丁家友.对国外个人数字存档实践的思考——以My Life Bits为例［J］.图书馆学研究，2014（06）:62-67.

［4］周耀林，赵跃.基于个人云存储服务的数字存档策略研究［J］.图书馆建设，2014 （06）:21-24，30.

［5］［9］何芮.非物质文化遗产传承人个人数字存档研究［J］.云南档案，2015（10）: 46-50.

［6］周耀林，赵跃.How people manage personal information over a life time［J］.Personal information management，2007:57-75.

［7］Sinn Donghee，Syn Sue Yeon，Kim Sung-Min. Personal records on the web: Who's in charge of archiving，Hotmail or archivists?［J］.Library & Information Science Research，2011，33（4）:320-330.

［8］周耀林，赵跃.国外个人存档研究与实践进展［J］.档案学通讯，2014（03）:79-84.

［10］Kendall，Lori. The Sokol Project: Exploring the Social Nature of Personal Archiving［EB/OL］.（2012- 03- 12）［2015- 12- 11］. https://www.ideals.illinois.edu/handle/ 2142/29986.

［11］冯惠玲，张辑哲.档案学概论［M］.北京:中国人民大学出版社，2006:85-90.

陈忠海，郑州大学教授，硕士生导师，从事档案学基础理论、档案法立法与执法研究。

常大伟，郑州大学信息管理学院硕士研究生，主要研究方向为档案信息资源管理与开发利用。

Discussion on Some Theoretical Issues of Personal Archiving from the Perspective of Archival Science

Chen Zhonghai，Chang Dawei
（School of Information Management of Zhengzhou University，Zhengzhou，Henan，450001）

Abstract：The practice of the personal archiving had a fast development at home and abroad，along with the development of information technology and the enhancement of the personal information awareness. The research on the personal archiving had been achieved certain results oversea. However，the research is just starting at home.From the aspect of the existing research results，we notice that the research on the personal archiving is mostly based on the technical or the perspective management，but from the theoretical are not many. For that reason，the paper discusses three theoretical issues：the concept and connotation，the relationship between the archives organization archiving，the value of the personal archiving，and gives a few suggestions on how to promote the research of the personal archiving in the perspective of archival science.

Keywords：Personal Archiving；Personal Digital Archiving；Archives Organization Archiving；Ac⁃ademic Research on Archives；Archival Science

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