新时期背景下事业单位档案数字化管理方略谈

摘 要：在新时期背景下，传统的档案管理方式已经无法满足当今企业的发展了。随着计算机产业的日趋成熟，档案的数字化管理的方式也成为了事业单位管理档案的主要方式。本文主要就该问题进行分析和探讨。

关键词：新时代；事业单位；档案管理；数字化

1 事业单位档案数字化管理的重要性

档案主要是用于机关单位和组织中，以图表、文字、音像或其他载体的形式记录人在生活和工作中的记录，其所涵盖的信息十分丰富，且价值较高，但是，目前，我国档案数字化的管理还存在着一定的不足。档案屯放量大，文字表达不清，查找效率偏低，以及保管人员的综合素质不足等问题层出不穷，在很大程度上降低了事业单位管理档案的效率。随着我国信息化进程的不断改革，档案管理模式也产生了较大的变化，从传统的纸质管理逐渐转变为数字化管理，事业单位只有紧跟时代的浪潮，加强档案数字化管理，才能够好的实现档案管理的效率化、数字化和现代化。

2 档案数字化管理的意义

（一）能够加快事业单位的经济效益的增长

随着我国市场经济的不断完善和发展，事业单位的进步也比较快。在不断发展的趋势下，事业单位内部所涉及到的信息存储也在随之增多，乐视原有的办公方式及管理模式已经无法满足日益增长的信息量的管理了，给信息存储工作增加了很大的困难。传统档案管理的方式就是通过纸质表达的形式进行管理，这样的管理较为粗放，档案管理的效率较低，因此在管理的过程中，为了能够保证档案管理的质量就必须增加相应的管理人员，浪费的办公经费较多，这对于事业代为来说无疑是增加了单位的成本。新时期背景下的事业单位进行档案数字化的管理，该种方式和以往的方式相比，具有多方面的优点，比如档案数字化管理的方案是选择机读档案的方式进行读取，有效地节省了一定的管理费用，还降低了存储空间的占地，不用对档案进行复印等，在某一成都上降低了纸张的使用量，这些都对加强事业单位的经济效益具有不可忽视的作用

（二）提高事业单位的档案的利用率

采用传统的档案管理的方式，主要是通过用纸质记录的方式进行管理和保存，所有的档案记录都是在纸之上表明的，确定档案后将档案移交保管室中进行保存，虽然，采用该种方式在一定程度上是完成了档案的保存，可是这样的档案保存方式的问题非常多。因为事业单位的档案管理的数量较多，采用纸质管理的方式将所有的档案放在保管室中，十分不利于档案的查找，当档案需要紧急查找的时候，档案管理人员很难在短时间内精确的找到所需要的档案，效率很低，不但会耽误时间，效益也较差。采用数字化管理档案的方式，不但能够改善档案查找效率低的问题，还能够快速准确的查找到所需要的档案。数字化档案管理的方式采用计算机查找，在空间上和时间上都解决了档案存放和查找的问题，对提高事业单位的档案的利用率意义重大

（三）提高事业单位的工作效率

自从采用档案数字化管理的方式后，事业单位的档案管理人员能够快速的在短时间内对资料进行整合归纳，及时的提交需要的部门。目前，我国的事业单位的人员流动性很大，单位内涉及到的员工入职、员工辞退以及员工的退休和调动的事情频频出现，如果按照原有的方式进行管理，很难满足当前的新时代的形式，因此采用数字化的档案管理方式，在人员调动时及时的做好归纳处理的档案，相关部门才能够及时的了解单位的动态信息情况，做好统计工作。档案数字化管理不但能够准确的掌握事业单位档案信息的动态情况，还能对信息进行具体的分析，不但缩短了档案查询的时间，还提高了档案管理的质量。事业单位档案中所涵盖的信息较多，具有一定的超出空间、超出时间的特性，在实现档案数字化管理的过程中，信息存储就已经不再仅仅是单纯的档案保存了，还可以为且提供相应的人员信息，有效地提高了事业单位的工作效率。

（四）工程预算设计的管理制度不够完善

在施工阶段，工程项目存在一定的随意性变更，在现有的工程管理的制度中，建设单位并不是十分的重视设计工作的情况，对设计的方案认识不够，同时设计单位也会因为单位的限额设计和缺乏相应激励制度，初期的时候不会对工程项目的方案进行优化及改进，另一方面，在工程项目实施的过程中并没有严格的按照设计招标的制度进行，因为工程预算设计的管理制度不够完善，缺乏对设计单位的约束机制，从而导致设计单位在设计的过程中敷衍了事，缺少精品意识，只是单纯的追求经济效益，所以再设计是采用较为保守的设计方案，从而造成资源浪费，提高了工程项目的成本。

3 提高事业单位档案数字化管理的方略

（一）增加事业单位的档案数字化管理的意识

随着新时代浪潮的迎来，事业单位的管理人员应该及时的做出反应，顺应时代的进步和发展，采用先进的方式进行管理。与此同时，相应的管理人员应该充分认识到科技的进步对单位发展的重要性，努力提高自身素质，全方面发展自己，不断地吸收先进的文化和技能，对传统的档案管理的方式进行改善，从根本上改变单位传统的档案管理的观念。管理过程勇于采用最新型的信息管理方式，用数字化管理的方式对档案进行整理。实际工作中，相关人员只有不断的完善自己的专业技能，才能够游刃有余的处理好本质工作，从而使档案管理的工作达到最高的效益。

（二）确保事业单位的档案管理的安全性

事业单位和一些其他的单位不同，在档案中保管的信息内容对工作的员工和整个单位的发展都有着很大的影响。因此，事业单位在进行档案数字化管理的过程中，管理人员应该对较为重要的数据和电脑档案在多个角度上进行包裙，同时还应该定时对电脑软件进行更新和杀毒，做好相应的防火墙装置等，从而尽量减少意外的发生，确保信息档案保存的安全性。

（三）加强档案管理的有关制度的制定

档案管理部门应该结合当前时代的发展，对事业单位的特点进行分析，根据实际情况，建立符合事业单位的需求，能够保证事业单位档案应用的多方面的档案管理制度，因此事业单位就必须选择具有较高素质和能力的档案管理人员。在档案的整理保存的过程中，档案管理人员必须做好相应的保密工作因此就必须制定相应的制度，如档案的使用、档案的安全等多方面。在多种制度的制定下，不应单独的选择某个制度制定，而是要将所有的制度综合为一个整体，有机的结合起来，从而达到建立科学、可行的档案管理的制度的目的。

（四）加强档案文书数字化的管理

日常工作中，事业单位涉及到的文字处理比较多，因此，在单位加强档案文书数字化的管理十分重要，单位能够借用互联网进行收发文件，从而大幅度的提高工作效率，减少文书归档的时间，在一定程度上降低了档案管理人员的工作量。

4 结束语

随着我国社会的不断发展，信息化已经成为了当今社会的发展潮流。随着互联网的普及，新时代的网络信息技术的发展变得越来越重要，事业单位也应该逐渐的吸收先进的科技，利用互联网信息化平台，不断的提高企业自身的档案数字化管理，降低工作人员的工作量，提高档案管理的利用价值和功能，从而不断的完善单位的档案数字化管理的水平。

参考文献

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作者简介

戚科峰（1980-），男，汉族，河南新蔡人，新蔡县人力资源和社会保障局，本科学历，现任人才交流中心支部副书记，新蔡县职业鉴定指导中心主任。