浅析地勘单位地质档案信息化管理

郑晓虹

摘 要：地质档案是地勘单位档案的重要组成部分，地质档案的信息化管理不仅是地勘单位档案管理工作的革新，更有利于提高地质档案的利用率。较之传统的纸质载体，地质档案信息化具有使用便捷、存储功能强、容量大等优点。因此，开展地质档案信息化工作刻不容缓。地质档案在信息化的过程中还需注意保密及存储管理。可见，地质档案信息化是一个需要逐步探索完善的过程。我们在开展地质档案信息化的工作中应及时发现存在的问题，趋利避害，提高风险管理意识，并利用信息化功能填补传统档案管理的不足，提高地质档案的开发利用度。

关键词：地质档案；信息化

随着科学技术的发展，信息化一词已经成为现代生活中不可或缺的因素。对于地勘单位而言，地质档案信息化管理也被提上日程，成为档案管理工作变革中的重要部分，可以说地质档案管理朝信息化建设发展是每个地勘单位都需要重视以及规范的内容。

1 地质档案管理现状

地质档案真实的记录着地质勘探工作的成果，记载着地质勘探业的兴衰荣败、发展历程等，是地勘单位宝贵的资产。地质档案是以地质科学档案为主体，包括相关的文书档案、会计档案、人事档案、基建档案、设备档案等。本文以地质科学档案为例，分析当前的管理现状：一方面，客观条件限制。地质档案整理还是采取传统的人工操作模式，这就导致整理缓慢，整理过程易出现人为失误等。而且纸质档案在外借时易引起档案的破损、毁坏或丢失，造成不可挽回的损失。另外，传统的地质档案资料多以纸张为载体，由于保存时间较长，纸质出现老化、褪色等问题，导致文字图件辨析度低，甚至造成记载的信息丢失。而岩心、矿石等实物地质资料使用较为不便，可利用度低，对保管和维护的条件要求较高；另一方面是受人为因素的限制。由于档案部门不能产生直接经济效益，在单位的定位存在一定的认识误区，而档案管理者自身的管理意识也没有与时俱进。档案管理工作的定位仍局限在“可有可无，无足轻重，甚至是吃闲饭“的尴尬局面。同时，由于领导阶层对档案管理不重视，出现档案人员待遇低下、档案室的人员配备存在数量少、素质低等情况。这也在很大程度上影响了档案信息化进程的推进。

2 地质档案信息化的重要性

地质档案信息化对档案价值的实现具有助推作用。因此，做好地质档案信息化工作，有利于提升地勘单位工作水平，促进地质事业稳固发展，为社会提供矿产资源起到重要的保障作用。

（一）提高地质工作效率

目前，办公自动化已经普及，信息化处理各类数据也已经是大势所趋，对地质行业来说也不例外。随着地质勘查行业分类改革步伐的加快，地质档案管理也应随之转变。首先，通过档案管理信息化建设可以提高档案管理效率，从而提高工作效率。其次，适应现代化办公需要，在开展地勘工作过程中，技术员时常运用电子文档生成地质资料、运用电子制图软件生产地质图等。地质档案信息化管理后，不仅与现代化信息办公模式接轨，更便于地质技术人员查找、浏览资料，开展工作。最后，还可以有效的避免人为因素造成的查找失误。

（二）减少人为造成的二次损坏

地质档案信息化管理，以电子版代替纸质版的借阅，可减少纸质载体的外借次数，从而避免了外借过程中对纸质载体的损害。由于纸质载体随着时间、环境等条件的变化，在保存十几年、甚至几十年后，纸张本身也会出现松脆、泛黄、字迹模糊等问题。如果外借，更容易加速档案的损坏程度。

（三）顺应档案革新的步伐

随着计算机技术、办公设备自动化的广泛运用，地质档案资料的生成速度越来越高，需要存放的档案资料也日趋增多。传统的管理模式已不适用社会的发展需求，随着地质档案信息化工作的开展，将转变这一现状。地质档案管理信息化后可以直接通过局域网就能够共享档案中的信息，通过电子信息在内部传输，更有利于查找、浏览，保存快捷，使信息共享资源限度扩大。在提高档案工作的效率，更能与时俱进，与现代办公模式接轨，加快档案事业现代化建设的步伐。

3 地质档案信息化过程中存在的问题

地质档案信息化管理虽然大势所趋，但也属于新生事物，难免存在一些问题，如何规避信息化进程中出现的风险，是档案管理中必须思考的关键。

（一）观念误区。地质档案信息化是以信息技术应用为主导，地质档案信息资源建设为核心，依托信息网络为基础，利用计算机系统与网络传递技术，把纸质档案数据化，以此达到档案资源的最优化，同时使得管理、使用数据信息更加便利，共享更为直接。地质档案的信息化是为了促进地质研究工作，为地勘工作提供强大的资源储备。目前在地质档案信息化的工作中，许多档案管理人员以为将地质图纸扫面进电脑，或者是将地质资料在电脑中备份，就是进行了档案信息化管理。存在片面的理解误区，录入电脑只是其中的一步，综合管理、开发利用才是中心工作。

（二）缺乏立足实际。在地质档案建设过程中，由于对自身档案馆藏规模的误判，导致购置的信息化系统过于庞杂、管理流程复杂等问题，与自身档案管理情况存在不相匹配的问题。

（三）人员素质未能适应信息化工作。目前，普遍对档案管理存在着一个认识误区：档案管理不需要很高的专业素养。许多地勘单位的地质档案工作人员多为兼职，或非熟悉地质专业人员，在专业素质上难于适应地质档案信息化发展的要求。

4 如何加快地质档案信息化进程

（一）档案管理不只是单纯的档案收集和保管工作，而是综合管理的系统。针对地质档案信息化的观念误区，首先应当对档案管理者在思想上进行相应的引导，树立全局思维、系统意识才能正确认识档案信息化的内涵。档案的信息化管理不是简单的档案储存工作，而是在管理使用方式上进行的改变，是一种新的管理理念。纸质档案转化为电子版，只是信息化过程中的一步，综合管理、开发利用才是信息化管理工作的中心。

（二）地质档案信息化过程中，档案部门应及时做好统计工作，并规划好未来的馆藏规模。根据实际情况，购置适合本单位情况的信息化系统。档案管理信息化建设的效益在短期内难以直观可见，而是体现在长远发展中，间接为单位、社会带来经济和社会效益。因此，高层管理者应带着长远的眼光，加大对档案部门的人力、物力、财力投入，配置与单位档案管理相适应的软、硬件设施，促使档案信息化建设加快发展。同时，由于信息化更容易产生泄密，而且保管存在丢失或者格式化的风险，恢复较难。因此，在防泄密管理上也应适当的投入。

（三）提高档案管理人员素质

加强档案管理人员的教育，除了技能上提高档案管理人员的能力，还包括意识层面的提高。上文也提到，对于档案管理人员存在着一个认识误区：档案管理不需要很高的专业素养。地质档案信息化管理，除了对档案管理者的档案管理知识有所要求，同时还应熟悉电子化办公操作以及相应的地质知识。地质档案在信息化过程中，必须提高档案管理人员的信息化水平，提高综合管理素质，积极拓宽业务人员的办公设备运用能力、维护能力等，才能与之相协调。

5 结语

地质档案管理信息化建设是一项长远的工程。地质档案管理工作在地勘单位的长远发展中发挥非常重要的作用，必须对地质档案管理给以高度重视，通过不断总结、改进档案管理相关工作经验、合理借用先进信息技术，才能真正促进地质档案管理向信息化管理进程迈进。