综合档案馆档案利用与公布中的问题及对策分析

王守梅

摘 要：在互联网时代发展的今天，档案馆的工作越来越被社会所重视，而在档案馆诸多工作中，存在问题最多的就是档案的利用和公布过程的相关工作，由于我国相关的法律法规并不完善，同时在使用和公布权限的划定方面还不是十分的明确，而在实际的工作中，如果无法解决这些问题就会给整个档案工作的发展带来一定的影响，因此，我们必须要采取一定的措施对其进行完善和优化，确保档案利用和公布具有较高的规范性。

关键词：档案利用；档案公布；档案馆

随着近几年的发展，我国政府越来越重视服务方面的职能，并且已经逐步在行政工作中转变其原来的角色，而各个综合档案馆是隶属于政府的部门，所以档案馆更要注重自身的服务职能，在实际工作中，我们需要明白在档案利用和公布的过程中是存在很多问题的，这些问题如果不加以解决，那么将会对我们日后的工作带来很大的影响。

1 档案利用和公布过程中存在的问题

1.1 档案利用与公布的法律建设不完善

由于档案馆的稳定存在，我国针对于档案利用的法律法规一直以曾经颁布的为主，没有新的法律条文进行约束，导致当前的法律条文中很多内容已经不符合时代的需要。最为典型的就是中外有别的规定、档案利用和档案公布的制度，前者与国民待遇相关规定之间有极大的冲突，而后两者与如今数字化档案馆理念和建设存在着分歧。大数据时代要求的是信息共享，而在档案工作中对于档案的公开公布、传播利用等问题并没有很明确的加以规定，因此，档案的法律法规模糊，档案利用和公布方面的冲突等问题就需要档案工作者对其进行全面的思考和分析。

1.2 档案利用公布的人员的权利范围不明确

一份档案的利用和公布过程一般要涉及三个主体，档案创造者、档案馆以及档案利用者，三者间的权利范围并没有很合理的进行明确划分，其所承担的责任也模棱两可，十分不清晰。第一，综合档案馆所能够为用户提供的档案相关的利用服务的权利以及其对档案开放利用和公布过程的审查具有很强的集中性，在档案馆的日常工作中经常会出现执行者说了算的情况；第二，作为档案的利用者，其并不明确自己所拥有的公开公布的权限范围，因此档案公布过程中很多涉及到利用者权限的问题都不能很好地解决，例如利用者是否可以对他人公开所利用的档案、利用者是否可以直接将档案进行出版等等。第三，作为档案的创造者在档案创造过程中都是依照个人的意愿去履行其所拥有的权利，而不去考虑档案创造者理论上应有的意愿和权利。这些问题都为档案馆的工作增加了很多负担，为档案利用和公布设置了很多的困难和阻碍。

1.3 档案的开放和鉴定制约了档案的利用

在多年的档案工作过程中，大部分综合档案馆都会把工作重心放在档案资源的收集和整理上，忽视了档案开放和鉴定方面的工作，导致很多价值珍贵的档案资源由于缺少开放和鉴定方面的工作而变成了垃圾一样永远不能被人们所利用的档案。除此之外，也有很多档案馆十分重视档案资料的保密性，将鉴定的工作流程和标准规定的十分复杂，导致鉴定工作不能完全依照其标准来进行，可操作性很低。在综合档案馆的档案工作中，档案工作并没有体现其积极的一面，相反的在鉴定过程的工作中，档案工作的工作量很大，档案工作者的数量和硬件支持方面的投入也不是很充足，很多档案馆的硬件支持方面已经不能够满足实际工作的最基本的需求，而由于传统的档案管理要求的工作人员的能力并不是很高，因此很多档案馆的工作人员并没有足够的素质来胜任大数据时代背景下的档案工作，而高素质人才的流动性很大，导致整个档案工作者的团队在专业技能和理论知识等方面都存在着很多的不足之处，所以间接的导致了档案利用和公布方面的工作质量不能得到发展和提高。

2 针对于档案利用和公布过程中问题的对策

2.1 完善档案利用和公布的法律约束

档案的利用是体现档案价值的重点，这就要求档案工作要在一定的范围内最大限度的减少档案利用过程中一些不必要的程序，把档案的利用过程变得简单，发挥档案资料本身最大的价值。目前，随着大数据时代的发展，网络信息技术蓬勃发展，信息化建设的水平也随之提高，而档案利用和公布过程需要在一个平衡的状态下进行，最大限度的保障公众的利益；而对于档案参与的三个主体，档案创造者、档案馆以及档案利用者之间的关系加以梳理和简化，最终形成只要是有合理的理由，针对于一旦被确认为开放的档案或者确认为向社会开放的档案，那么就允许任何自然人和社会组织都可以依照自身的需求加以利用，而对于非开放的档案而言，有需要的利用者可以根据申请流程进行申请使用并在有关部门审批后方可对未开放档案进行利用。由于档案的内容是档案利用的主体，因此只要是符合国家法律规定范围内，利用、公布和出版等任何方式都应当属于合法途径。

2.2 对档案利用和公布工作的参与者进行权责划分

由于档案利用和公布的参与者的权责不明确严重制约了档案工作的发展，因此要建立专门的机构对档案的利用和公布制定专业化的标准规范，即在档案创造后移交到档案馆的过程中，要对档案的开放程度和档案利用的相关条件加以说明。例如限制档案利用的年限、档案利用的用途范围和使用条件等。还可以通过对其利用到达期限后加以限制，例如到达期限后不能再次开放利用，通过档案馆保存多少年后方可重新被利用等，如果档案相关部门不能保障档案的鉴定和审查的科学性，那么档案馆就可以进行自主进行鉴定并对档案进行开放利用。此外取消不必要的档案相关的限制开放的一系列制度，并建立档案资料的标识的相关制度、档案鉴定的专业化规范化委员会的审查的相关制度等，换句话说，档案创造的机构必须对进入综合档案馆的每一份档案资料的开放利用的要求加以说明，有序规范的对档案馆进行移交工作。反过来档案馆也要依据档案创造机构的要求最大限度的保存档案并对其开放利用，对于限制期满的档案资料一般是通过综合档案馆和档案创造机关进行审查无误后才能够开放使用，一旦双方存在分歧，就必须交由专业的档案鉴定委员会进行科学的鉴定处理。而鉴定委员会的成员必须是资深的档案工作者才能胜任，可以从档案馆、档案创造部门、档案管理机构中招募专家来构成。

2.3 对档案开放和利用的基础工作进行加强

第一，当前的时代要求档案馆要以服务为第一目标，因此档案资源的精益化要作为档案馆的基石，而使用者的真正需求应当是档案馆发展的方向，在这些基础上对档案馆的业务进行优化升级。这就要求档案馆的档案资源的收集和组织、档案管理系统的开发、档案查找系统的优化都应当在此基础上重新开发和编写，最终达到其目的，而档案服务除了为人服务之外，还可以对人们的需求加以收集整理并形成需求报告反馈给档案管理者，这样可以使档案管理着及时对档案服务工作加以调整，使档案服务更好的满足档案利用者的需求。此外，档案工作者要运用互联网思维改变传统的档案管理思维，在日常工作中多思考如何能够对档案工作进行优化和完善，如何能够把档案工作做的尽善尽美等问题，档案馆同时要加大员工培训和硬件支撑方面的资金投入，所谓工玉成其事必先利其器，必要的投入必然会换来档案管理工作更好的发展。这些相关的措施和建议都可以在一定程度上对档案开放和利用加以完善。

3 结论

在互联网时代发展的今天，综合档案馆档案利用与公布中的问题越来越明显，而作为档案工作者这些问题既是困难也是机遇，本文通过对综合档案馆档案利用与公布中的问题的分析，提出了几点建议和措施，希望能为档案工作者提供一些帮助。

参考文献

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