工程监理档案管理的问题和对策

摘 要：建设工程监理档案是建设工程监理活动中直接形成的真实记录，是总结、评价工程质量和处理工程责任事故的重要依据。完善制度，落实责任，勤于监督检查，才能在工程竣工后留下一套合格的监理资料。

关键词：工程监理；监理档案管理；有效对策

1 引言

1998年，我国建设领域实行了一项重大改革，就是参照国际惯例，建设有中国特色的监理制度，使建设监理成为一个大的产业，并于1998年3月纳入《中华人民共和国建筑法》的规定范畴。2002年1月，国家技术监督局、建设部联合发布《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001），对工程监理单位质量责任和义务以及监理档案的归档范围、质量要求都作了具体的规定。至此，我国实行建设工程监理制度已日趋成熟，并逐渐引入到工程建设的全过程。

建设工程监理档案是建设工程监理活动中直接形成的真实记录，是总结、评价工程质量和处理工程责任事故的重要依据。我公司从2000年开始接收监理档案资料，并纳入建设工程竣工档案归档报送的范围。从近年来监理档案报送的情况看，资料不完整、案卷质量不高、书写材料不规范、签章手续不完备的现象屡见不鲜。本文试就建设工程监理档案存在的问题和问题的解决对策谈一些看法。

2 突出问题

1、监理资料收集不齐全、不完整、不系统。资料人员操作随意性较强，，没有遵照统一格式，内容不完整（缺合同、监理大纲、细则、总结等），而且大多是复印件，监理日志记录存在漏记现象。

2、监理资料不真实、不一致。各监理部普遍存在平时无具体人员负责收集、整理，事后再补的现象，尤其是竣工验收资料改动较大，导致监理资料不真实；还有的监理部做两套不同的资料分别交建设单位和档案部门。

3、监理档案整理层次不清、内容繁杂。由于监理档案贯穿于整个建设工程监理的全过程，施工的周期长、参与的主体多，普遍存在监理档案与建设单位、施工单位重复交叉的现象，导致监理档案排序混乱、层次不清，报送移交时一团乱麻，给日后档案的查询利用带来困难。

4、监理档案制作材料不规范、不统一。有的现场监理仍然用圆珠笔、复写纸填写“监理月报”、“工作联系单”、“会议纪要”和“洽商记录”等文件材料；监理工程师签署的《监理现场用表》所涉及的栏目签字不全，有的监理只签姓名，不签日期，分部、分项工程验收表无现场监理验收后签署的结论性意见，且签署的日期不规范。

5、监理档案报送滞后。建设单位组织建设工程档案预验收，承包单位都能提供出相对系统的档案资料，而监理单位却拿不出完整的监理档案资料，建设工程质量评估报告、监理工作总结等都不能完整地提供。

3 管理对策

（一）预先规划，制定标准

项目建设伊始就应规划本项目监理资料的编制工作，及时与业主沟通，明确建设单位对本项目工程文件的内容、质量、套数、移交时间等要求，结合工程内容和特点，确定本项目单位工程、分部工程以及专业、阶段的划分，从而制定监理资料编制的初步计划和进度要求。

在项目开始阶段必须统一监理资料的标准：包括内容的统一、格式的统一、填写要求的统一以及整理方法的统一。只有统一的标准，才能为大量监理资料的归档打下良好的基础，才能减少资料编制过程中填写不规范、格式混乱的现象，避免不必要的“重复”劳动。

（二）明确要求，严格实施

1、监理档案有其内在联系和完整性，收集、整理、编制监理档案要遵循其自然形成规律和内在联系。记录监理活动全过程的监理档案，一方面要反映整个建设工程质量、进度、造价的控制情况，另一方面要反映监理单位本身技术管理、经济管理、合同管理、组织管理及工作协调等监理活动的情况。监理档案是自成体系的有机整体，我们在整理编制监理档案的时候，千万不能人为地分散或打乱，要科学地分类、排列，做到归档文件材料不零乱，自成体系；档案内容不繁杂，整理有条理；档案排列不颠倒，用表类别层次清楚；归档文件材料收集不重复、不交叉，保持联系有规律。

2、监理档案要反映专业性、科学性、公正性的特征。监理档案是监理单位依照法律、法规及技术标准规范、承包合同，对工程建设实施的专业化监理的真实反映，具有科学性、可靠性、公正性的特点；它既是总结评价工程质量的依据，又是检查监理工作的依据，同时也是探索、完善监理制度的重要参考。因此，监理档案的编制要做到“三个绝对”即：绝对真实可靠，绝对规范标准，绝对公正科学。

3、监理文件、资料的归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应根据现行《建设工程监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。监理单位在建设工程竣工验收合格后，应按要求组织监理人员整理档案，及时向建设单位和工程项目所在地的城建档案馆、公司档案室报送归档（原件），并办结相关移交手续。

4、抓好过程控制

监理资料的收集、编制、整理应贯穿施工准备阶段、工程质量控制、工程造价控制、工程进度控制、竣工验收、工程质量保修期和施工合同管理的全过程，与监理活动实行“四同时”管理，即制定监理规划的同时制定监理资料管理计划，检查工作的同时检查文件材料形成情况，参加竣工验收的同时验收相关监理资料，监理人员提职考核时，档案部门应同时出具归档情况证明。

5、建立监理档案管理责任制

《建设工程监理规范》（GB50319—2000）规定，总监理工程师“主持整理工程项目的监理资料”，专业监理工程师“负责本专业监理资料的收集、汇总及整理”。鉴于上述规定，建设单位与监理单位在签署工程项目委托监理合同中应设立监理档案专门条款，注明监理档案归档的套数、移交时间、质量要求及违约责任追究等内容，监理单位也应建立健全监理档案管理责任制，做到职责明确，制度健全，管理到位。

6、加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持

监理资料管理工作与其他监理工作一样需要加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持。监理资料中的施工合同文件、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料等等，都由业主提供；平时工作的来往信函、会议纪要、监理工作联系单等也和业主有关；工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作也要与业主沟通；对施工资料的严格要求也需要争取业主的理解和支持，否则工作很难开展，监理资料的管理工作就难以落实。

（三）加强领导，配备人员

根据档案管理工作统一领导、分级管理的原则，项目部应成立项目档案管理工作领导小组，确定分管领导负责档案工作，建立档案（资料）室。

建立健全监理档案管理责任制，培养一支有一定专业基础的档案管理队伍，为此监理项目部必须配备经过岗位培训持有“档案人员岗位培训证”的档案（资料）员，将任务层层分解，做到责任到人，各负其责。

作为监理工程师，不但要注意对专业知识的学习，而且还要加强与监理档案工作有关的档案知识、档案规范的学习。满足监理工作全面发展的需要。

实践证明，要做好监理资料的管理， 监理单位首先应该加强对档案工作的重视，在提高监理人员素质的基础上， 完善制度，落实责任，勤于监督检查，这样才能在工程竣工后留下一套合格的监理资料，才能实现建设监理工作的科学化、标准化和规范化。

参考文献

[1]《浅谈如何做好施工阶段监理资料的管理工作》

作者简介

曹军英，中铁大桥科学研究院有限公司，本科。