药品库存预警和新型采购模式在药库日常工作中的应用

张景双　郭　妹



药品库存预警和新型采购模式在药库日常工作中的应用

张景双郭妹

【摘要】目的 引入药库库存预警及新型采购模式，规范和简化传统采购模式，使在库库存量合理化。方法 设计合理库存预警初始参数，药库人员根据实际工作情况对初始参数进行二次分化设定，建立库存预警上下限，得出药品采购计划量计算公式，从而自动生成药品采购计划单，记录、分析、比较在新旧工作模式下药品库存参数指标和工作量指标的差异。结果 库存预警和新型采购模式下库存天数比传统模式更接近最适库存天数；库房人员完成采购计划单时间、单张发票平均入账时间和单品种月均入账次数都减少；传统模式出现库存积压、缺药的情况多于库存预警和新型采购模式。结论 药品库存预警和新型采购模式的应用使药库库存天数更加合理，避免药品积压和缺药现象，减少人力消耗，提高工作效率。

【关键词】药库；库存预警系统；采购模式；设计

加强药库的科学管理，是保证药品质量及保障患者用药安全、医院经济安全的重要环节［1］。50%以上的医院资金在药库流动，所以把药库库存量控制在合理、科学范围之内至关重要。传统的一级库即药库，药品采购计划单的制定流程是库房人员先自查药库存量，然后填写采购计划单，最后购药入库。这种采购模式仅凭库房人员的个人经验和主观判断决定采购量，经常造成品种遗漏缺失或库存积压的情况（占用资金，降低库存的周转率），并且每天要清查药品库存，工作量大，少者五六十种，多者上百种，显然这种旧工作模式已经满足不了库房日常工作需求。我院于2014年5月实行全面信息化改革，引入新的库房管理系统，库存预警模式在实际使用中取得良好效果。本文旨在介绍新旧工作模式下（2014年前后6个月）库存量和工作指标的变化。

1　软硬件要求

1.1硬件要求

采用华为服务器、EMC CX磁盘柜作为服务器存储件、前端工作站采用联想品牌机。

1.2软件要求

采用LINUX网络操作系统；ORACLE为数据库系统；DELPHI为开发语言；WIN7为桌面操作系统。

1.3测试区域

福建省厦门市仙岳医院药库

2　方法与结果

2.1药库相关参数的设定

上个月日均出库量b=上个月某药品的出库总量/该月天数；加权值t=去年同期该品种的月出库量/去年同期前一个月该品种月出库量；最后两者相乘，得出当月日均出库量a=b×t。通过当月和去年同期这个月的药品出库量进行加权实现日均出库量的动态分析，把季节性疾病（如流感和精神分裂）、开学季等因素（如儿童多动症）考虑在内，使得出的当月日均出库量a更具参考价值。

2.2药品的ABC分类管理［2］和部分品种的零库存管理

近几年医院规模不断扩大，门诊量日益增多，药品使用量呈上升趋势，不同品种间的使用金额存在一定差异，因此有必要将药品分成3类进行严加管理，便于化繁为简，有区别地实施管理，提高管理效率［3］。A类药品为少数品种，占品种总数的5%～20%，但价格较昂贵且临床需求大，是库存管理的关键品种。此类药品占库存总金额的60%左右，减少A类药品的库存量可以减少库存占用资金，因此A类药品的采购周期应尽量缩短，提高周转率［4］。B类价格居中，品种数量占据总品种数的20%，占库存总金额的20%左右需求量少于A类但品种较多的药品，是库存管理的次要因素。C类药品为临床使用较多的精神科普药和抢救用药，品种多样规格繁多，品种数量占据总量的60%左右，仅占用资金总额的10%。日常采购过程中经常出现断货情况，因此必须设置较长的采购周期，增加库存量，保证临床基本用药。因此库房工作的重点就是既要保证C类药有足够库存量，又要增加A类药的周转周期，减少资金占用。

由于精神专科医院的缘故，大部分用药属精神科用药，占总品种数量的90%。余下部分外用药、中成药、妇科品种用药量极少且呈现无规律状态，这部分品种库房预警系统默认预警下限为零，库房只备一次出库量，一经领药库存归零立即进入采购模式。采购量是由库房人员根据近期出库量进行人为设定。

2.3药品采购周期和库存预警上下限的设置［5］

药品库存量上下限的确定，是实现最佳库存管理最直接的方法，当库存量低于下限时，系统将该品种自动录入计划单中。

药品采购周期和库存预警上下限的设置主要参考以往药品的出库量、资金占用率、库房空间利用率、医药公司的汇款周期及医药公司送货规律等因素设定。A类药品采购周期为15 d，以20 d的平均用量为库存上限，5 d的平均用量为库存下限；是B类药品的采购周期为21 d，以30 d的平均用量为库存上限，7 d的平均用量为库存下限；C类药品的采购周期确定为30 d，以40 d的平均用量为库存上限，以10 d的平均用量为库存下限。

2.4采购计划单的自动生成

药库管理员打开计算机药库管理系统后，点击库存报警表，系统即会统计那些药品库存量低于预警下限值的品种，将其汇总并计算需采购的药品数量（最大库存上限—当前库存量），自动生成当天需采购品种的采购申请单（包含品种和数量）。药库管理员审核确认后由系统传输进入采购流程。A类采购量=15a；B类采购量=21a；C类采购量=30a；少量无规律用药品种的采购量就是库房工作人员的认为设定值。

2.5购入药品的入账

购入药品的计算机入账过后，将采购计划单转换为药品入库单，核对发票根据实际到货品种、数量、批号等进行修改，复核完毕最后进行入账过程。

2.6统计分析指标的对比

详见表1～2。

表1　新旧工作模式库房药品库存情况

表2　新旧工作模式库房人员工作量指标前后对比

3　讨论与分析

表1显示库存预警模式库存天数为（17.24±11.68）d，比传统模式（24.23±17.56）d更接近最适库存天数；更重要的是库存预警模式偏差较小，所有品种82%库存天数保持在5～30 d用量这样一个较理想的库存水平上，超过30 d的药品积压和出现缺药的情况非常少见；而传统模式库存天数偏差非常大，只有65%的品种库存天数在5～30 d区间，药品积压（超过30 d）和出现缺药的情况多于库存预警模式。表2显示新预警模式下，库房人员完成采购计划单时间（0.12±0.02）h比传统模式（0.67±0.36）h节省不少时间；单张发票平均入账时间由（35±12）s减少到（21±8）s，相应的日均入账的票据也有所减少，有利于减少库房人员的日常工作量；而单品种月均入账次数也由改革前的（2.04±1.16）次/种下降到（1.46±0.59）次/种，避免工作人员因为估算不准造成品种的频繁购进。

旧的药品采购模式中，库房人员单凭经验估算填写采购单，具有一定盲目性、费时又费力。急需品种不能及时纳入计划单，经常出现缺药情况给临床用药带来不便；过度采购品种造成药品积压，造成严重资金占用药品的过期报废。药品库存预警和新型采购模式的应用与之前药品出库量进行综合动态分析［6］，对需采购品种进行预警生成合理的采购计划单。药品库存预警和新型采购模式的引入使得药品在库天数更加合理，避免药品积压和资金占用等情况的发生，减少缺药品种数量；节约制定采购计划单和入账的时间，减少人力消耗［7-8］，提高了工作效率，保证全院临床用药需求。

参考文献

［1］ 陶婉珠，刘光丰．对加强医院药库管理问题的探讨［J］． 武警医学，2008，19（4）：374-375．

［2］ 崔嵘，张石革．医院药事管理学问答［M］． 北京：化学工业出版社，2010：124．

［3］ 黄志华．谈新时期地市级药检工作的实践与探讨［J］． 广东药学，2005，15（1）：69-70．

［4］ 梁显刚，龚颖彩，李盟军，等．优化库存结构，提高库存周转率［J］． 中国医学装备，2010，7（1）：23-25．

［5］ 廖广仁，许白虹，赖伟华，等． 药品二级库动态存预警系统的设计与应用［J］． 中国药房，2008，19（7）: 516-517．

［6］ 潘丹妹．药库系统在医院药品管理中的作用［J］． 中医药管理杂志，2008，16（4）: 282-283．

［7］ 吴妙莲，沈小庆，王珏，等．量化决策分析法在医院药房自动备药系统中的应用［J］． 中国药学杂志，2005，40（23）: 1836-1837．

［8］ 孙青，罗秦英，罗俊，等．药房合理库存管理之实践［J］． 西北药学杂志，2012，27（6）: 589-591．

Application of Early Warning and New Drug Inventory Procurement Model in Pharmacy in Daily Work

ZHANG JingshuangGuo MeiDepartment of Pharmacy，Xianyue Hospital of Xiamen City，Xianmen 361012，China

【Abstract】

Objective To standardize and simplify the traditional purchasing model，and make the inventory rational，we introduce pharmacy inventory alert and new procurement model． Methods Design the reasonable inventory warning initial parameters first，secondtly pharmacy personne do the division setting of initial parametersl according to the actual working situation，then establish early warning upper and lower inventory and drug procurement plan quantity calculation formula． So as to automatically generate single drug purchase plan to record，analysis，compare the indicators of drug inventory parameters and workload in the old and new work model． Results The inventory supply of new warning and purchasing model is closer to the optimum inventory days than the traditional model，warehouse personnel spend less time to complete procurement plan，average booking time of single invoice and the number of single variety monthly booking are significantly reduced，the lack of medicine and inventory backlog of the traditional model is obviously more than the new work mode of procurement． Conclusion The new warning and purchasing model make pharmacy inventory days more reasonable，avoid the backlog of drugs and lack of medicine，reduce the human consumption，improve the work efficiency．

【Key words】Storehouse，Drug stocks early warning，Procurement model，Design

doi:10．3969/j．issn．1674-9316．2016．01．098

【中图分类号】R97

【文献标识码】A

【文章编号】1674-9316（2016）01-0133-03

作者单位：361012 厦门市仙岳医院药学部