论ERP环境下采购与付款的内部控制

王勇

摘要：现代企业运营的核心业务是采购与销售，这两个业务的水平直接影响到了企业的盈利水平，为了提升这两类业务的水平很多企业采用了ERP信息系统，对现代企业的采购与付款的内部控制产生了较大的影响。本文从传统采购与付款内部控制的弊端出发，分析了在ERP环境下采购与付款的内部控制中的优势，并对ERP环境下采购与付款的内部控制进行了设计，目的在于提升企业采购与付款的内部控制水平。

关键词：ERP 采购 付款 内部控制

一、传统采购与付款内部控制的弊端

现代企业在传统采购与付款内部控制的过程中存在着一些弊端，主要体现在以下几个方面。

首先，采购过程标准化、透明化较差。在传统采购和付款过程中由于采用的是手工的方法，这就加大了查询、追溯单据的难度，采购信息的透明度较差，采购过程和采购数据无法实时统计，采购人员和企业管理层无法充分利用历史数据。虽然可以通过制定相关制度来约束员工行为，但是在执行的过程中受个人的影响较大，业务执行过程无法标准化，业绩考核工作无法量化。

其次，控制效率不高。现代企业面临的经济环境越来越复杂、经营业务越来越宽，处理信息的内容也越来越多，在传统的方法下对相互核对、相互牵制、历史对比等重要控制手段需通过手工来完成，这样不仅需要大量的人力和物力，还存在着效率低、准确度差、速度慢等问题。

再次，控制制度无法有效执行。传统企业环境下，无论制度制定还是执行都受人为的主观因素影响比较大。一方面由于企业员工素质和职业素养的不同，在采购与付款的内部控制中难免发生疏漏；另一方面在我国存在着人情的文化传统，因此在采购与付款的内部控制中就会受到一些人情观的影响，导致控制手段无法有效落实。

二、ERP环境下采购与付款的内部控制中的优势

从上文中可以看出在传统方法下采购与付款内部控制的过程还存在着一些弊端，因此现代企业积极的引入了ERP系统，在一定程度上弥补了传统方法的弊端，在ERP环境下有以下几点优势。

首先，业务流程可以得到规范化的管理。企业可以运用信息化手段将内控理念、内部控制制度规范、流程、措施固化到信息系统中，将信息系统提升为一个集成了企业内控需求的信息化管理平台。在ERP系统中可以固化各种业务流程，可以将采购与付款的业务流程进行重新设计后配置到ERP系统中，使管理更规范，内部控制系统化，全面提高企业管理水平。

其次，提高了控制的效率。在传统的方法下，企业之间的信息沟通不是很通畅，时常会出现信息孤岛的问题发生，多个部门存储了不同的大量数据，这就会导致大量的数据失真或者不准确。企业通过ERP信息系统就可以将大量的信息存储到一个数据库当中，可以将企业业务流转过程中所需要的信息进行一次性的录入，避免了出现手工录入的重复性，有效地降低了数据的不一致性。

再次，通过自动控制替代人工控制，确保控制制度有效执行。通过ERP信息系统可以将业务流程固化，可以避免一些人为因素的影响，ERP信息系统可以将企业的全部资源和业务进行整合，在系统中可以将企业每位员工所要承担的责任予以明确，对于业务的控制手段通过流程审批和系统内部业务控制逻辑的设计，将控制制度和手段嵌入到系统中，用自动控制替代人工控制，这样就可以提升流程效率，尽可能避免内部控制执行环节的偏差，提高内部控制的水平。

三、ERP环境下采购与付款的内部控制设计

现代企业要在ERP环境下对采购与付款的内部控制进行科学合理的设计，可以按照以下步骤来设计。

（一）采购申请

在ERP系统中可以启用预算控制，对于预算外或超预算的采购项目需先通过预算调整审批程序以后才能办理采购申请。在准确录入各种主数据之后，ERP系统中可以通过分解销售计划到生产计划再到需求计划，然后根据生产排程、物料主数据、库存数据及采购政策等数据在执行MRP运算以后可自动生成采购需求建议，由于历史数据和主数据可能不完善或不准确，并且MRP运算逻辑固有的缺陷，MRP运算生成的采购需求不能直接作为采购申请，需要计划人员结合实际情况进行调整。在ERP系统中需要针对不同业务的采购申请配置不同控制点和审批程序。对于重大长期投资或改造项目的采购申请需进行必要性、经济性、合规性等方面的分析，日常生产用物料采购及其他行政物资、服务等采购，一般设立归口管理部门，由归口管理部门统一进行请购，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序。

（二）选择供应商

通常情况下企业可以选择的供应商有很多，在这个环节中会出现徇私舞弊的行为，因此企业应建立供应商定期评审制度，除了初次合作需执行严格的合格供应商评审程序外，还需要定期对供应商资质及表现情况进行评审并更新供应商等级，在ERP系统中需严格控制对供应商主数据的修改。企业可通过ERP系统中业务数据及时的统计供应商的交货、质量等情况并自动更新供应商资质，这样可以及时了解供应商的信誉情况，避免业务风险。同时可以通过ERP信息系统对供应商采取智能的选择方式，这可以在一定程度上减少腐败行为的发生。

（三）合同订单的下达

企业应建立健全采购内控标准管理、采购流程管理、合同签订管理、供应商表现评价等内控制度、流程，参与采购人员需按照规定的制度、流程进行采购。相应的采购过程的控制标准和审批策略可以全部配置到ERP系统和业务审批系统中，由系统的自动控制代替传统的人工控制，并由系统记录采购活动中的全部过程文件，对采购活动实施全方位全过程的风险管理。同时要求所有的审批只能在授权范围内执行，合同签订金额不得大于已审批的可用的采购申请金额，只有通过最终审批的采购订单才能生效，才能进行后续的订单验收等工作。

（四）验收入库

在采购业务过程中验收是主要的控制环节，企业在ERP信息系统环境中应该保证订单所列的内容与实际收到内容一致，在ERP内部可以对验收入库的采购单进行自动的检查，要求验收的内容与订单所要求的一致，同时企业也要注意验货员、收货员以及记账员的不相容职责的分离，对不同的物料或服务建立其对应的验收标准，在ERP系统中可以配置为只有经过授权的检验人员确认质量满足要求以后才能够生成正式的采购入库单。

（五）发票校验控制

当收到发票的时候企业的财务部要进行严格的核对，企业在ERP信息系统中可以将采购的单号输入系统当中，发票的金额、数量以及付款条件会在系统建议中自动生成，这个时候就可以检查采购合同、订单、验收单是否与发票的内容相一致，在金额方面只有当发票结算的误差在系统设定的可接受的范围内，ERP系统才会产生一条发票记账记录，同时在供应商账户上创建一条未清项，确认此合同项下的对供应商负债。

（六）付款控制

付款申请单要由请款部门的经办人填写，并经授权人审批，最后流程转财务人员审核通过以后才可以正式提交出纳办理付款手续。财务人员在付款流程中，需要进行有效的付款审核并检查业务流程与公司规定的符合性，尽量避免可能发生的风险。在实际付款时，需遵照资金业务的管理要求，及时有效地办理付款手续。付款结束后，需根据业务特点，定期进行预付款清理，定期进行往来函证工作并及时退货或质量索赔等后续工作。

四、总结

综上所述，全面有效的采购与付款的内部控制需要结合企业自身业务特点和管理需求，建立业务管理制度并设计业务流程，通过业务流程的设计，通过多种控制手段如授权控制、审批控制以及预算控制等多种手段，并以ERP系统为工具，对采购与付款业务的全过程实施有效的控制。同时我们也要认识到ERP信息系统只是一种工具，更重要的是现代企业管理者要灵活运用ERP信息系统，这样才能够将管理与信息技术结合在一起，提高采购与付款的内部控制水平。

参考文献：

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[3]李万福等.基于内部控制视角系统实施的改进研究——以盛威尔公司为例[J].审计研究，2011（1）.

（作者单位：台山核电合营有限公司）