高校图书馆办公室协调工作及工作人员素质探索

许芬丽

摘要：本文分析了高校图书馆办公室协调工作现状、基本原则、基本要求级办公室人员综合素质、业务能力、人际关系处理等问题。

关键词：高校图书馆；办公室；协调工作；人员综合素质；业务能力；人际关系处理

高校图书馆办公室作为一个综合性的办事机构，主要工作是为图书馆读者文献资源服务、文献资源日常管理和教学科研服务提供支持。由于图书馆办公室深入到图书馆各项业务部门中，和各类事务都有着密切的接触，所以对图书馆日常管理工作有着更深刻的认识，配合必要的资料搜集和调查研究能够为图书馆管理工作提供全面、准确、详实的信息资料，是图书馆管理层制定策略的重要依据。

一、高校图书馆办公室协调工作现状

（一）图书馆办公室管理制度有待完善

办公室工作人员还存在着和其他部门沟通不到位，缺乏人员交流的问题，工作人员之间关系不密切，没有相互配合的合作意识，团队协作协调性差，很多工作人员都抱着“各扫门前雪”的心态，专注于自己分内工作，别人的事情一概不管，尤其是一些权责不明的中间工作更是相互踢皮球，对待工作积极性差，造成了工作量的堆积，影响了图书馆管理工作的规范化、现代化发展。

（二）高校图书馆办公室协调能力缺乏认识

有些高校对图书馆办公室工作不够重视，认为图书馆办公室可有可无，图书馆办公室各项杂务可能并没有专门人员负责落实，随意性大，影响了图书馆日常事务的处理速度和质量，也有一些高校直接安排教职员工亲属负责图书馆办公室日常事务，无论是其专业水平还是综合能力都难以胜任，管理方法陈旧，缺乏服务精神，没有将图书馆办公室在日常工作协调中的作用充分发挥出来[1]。

（三）工作人员缺乏服务意识

高校图书馆是学生学习和查找文献资料的重要场所，而图书馆办公室人员恶劣的工作态度将影响学生学习的积极性，引发读者的不满，影响了图书馆内的学习氛围。

二、高校图书馆办公室协调工作基本原则

图书馆办公室工作人员要形成“管理就是服务”的理念，将协调沟通作为自身职责的一部分，并将该工作视作对上级和读者服务，从而有效梳理冗杂的图书馆日常业务，将所有动作都统一在同一个整体目标下，为读者和管理层提供更好的协调服务。

（一）纵向协调

在日常管理工作，不同的领导往往分管不同的工作，在日常工作中会从自身分管工作出发，向办公室发出不同的工作指示，不同领导之间的工作要求可能有所出入，在这种情况下，工作计划、会议和活动组织等日常工作都要根据工作任务的重要性和紧迫性来形成明确的先后顺序，关键性、全局性的问题要及时请示，根据管理层的沟通结果落实，同时还要通过必要的沟通来消除不同领导之间的误会，建立图书馆全员之间的和谐互助的工作氛围。

（二）平行协调

在平行协调工作中，图书馆办公室要学会多方意见的倾听，站在全局立场上，综合多方意见，通过有效的沟通均衡不同部门之间的利益，以为读者服务为基本理念，秉公处理，在处理日常矛盾的同时注意避免造成部门之间、不同工作人员之间矛盾的激化，要学会通过多种工作手段疏导并消除部门和员工的不满情绪。而在工作权责方面，高校图书馆办公室要注意协调工作的实效性，要以读者的日常服务和图书馆内日常事务为中心，将精力集中在领导层关心的问题上，狠抓重大事项，全面提高高校图书馆服务质量和管理水平[2]。

三、高校图书馆办公室协调工作的基本要求

图书馆办公室作为综合管理部门有着明确的权责范围，作为领导的左右手，办公室工作人员要摆正心态，不能越权干预其他部门内部事务，也不能滥用职权，要将管理就是服务的理念铭记心头，做好本职工作，出谋而不决策，不该知道的事情不要过问，更要注意保护敏感信息，不要成为流言的源头。

四、高校图书馆办公室人员综合素质的缺失及要求

（一）综合素质的缺失

目前，信息技术等新型技术在各个领域都得到了广泛的应用，高校图书馆办公室也应积极引进新技术，以此提高工作效率。但是，很多高校图书馆办公室的工作人员没有应用新技术的意识，认识不到新型技术的重要性，不愿意也不会应用新技术。很多办公室的工作人员只会利用word打字，而不会应用其它新技术去管理办公室资产、维护办公室数据库等。这样，就导致高校图书馆办公室的工作效率无法得到提高，办公室人员的综合素质存在明显缺失。

（二）综合素质的要求

高校图书馆办公室的各项工作都需要办公室人员具有过硬的政治素质，这样，才可以确保高校图书馆的各项工作开展与当下的政治环境相适应，避免两者之间严重脱节。高校图书馆的办公室人员应当具有较强的纪律观念、组织观念与政治观念，还要了解图书馆内部制定好的各项规章制度，并在纪律观念、政治观念的引领下，解决办公室工作中出现的主要问题。由于高校图书馆办公室的工作人员主要负责办公室及图书馆内部的各项管理工作，还要承担大量的内部工作与外部工作。因此，图书馆办公室人员在处理内、外部工作并加强各部门之间沟通时就需要过硬的政治素质给予支撑。高校图书馆办公室人员只有具备过硬的政治素质，才能确保各项工作得以顺利开展，保证高校图书馆的稳定运行。

五、较强的业务能力

高校图书馆办公室人员还需要具有较强的新技术应用能力，这样才能确保个人业务能力的全面提高。高校图书馆办公室人员应当学会应用新型的信息技术、网络技术等，可以熟练操作计算机，利用新型技术来对办公室内部的档案、资产、设备等进行管理。与此同时，办公室人员还应当利用新型技术来统计办公室工作中所涉及的相关数据、相关信息等，确保各项工作的准确性。

六、人际关系处理

人际关系的处理，也是高校图书馆办公室人员综合素质要求的重要组成部分[3]。一般来说，办公室人员的人际关系处理，可以分为与领导之间的关系及与其它部门之间的关系。

在处理与领导之间关系的时候，办公室人员应当严格执行馆长等上级领导作出的有关决策，要在所有部门中起到积极的带头作用。对于那些有异议的上级决策，办公室人员不要随意与其他同事在私下交流，要根据个人的判断力进行思考，不要人云亦云，应当维护领导的权威。但是，如果领导在工作中存在哪些失误，办公室人员也要及时与领导沟通，保证后续工作的顺利开展。与此同时，办公室人员还应当在工作中对相关问题加以总结、分析，并将基层同事的主要意见反馈给领导，为领导的决策工作提供相应的科学依据。

在处理与其它部门之间的关系时，办公室人员要集中优先解决其它部门的加急事件，不要发生推诿责任的现象与问题，也不要在工作中存在严重拖拉的现象。对于不能及时解决的事件，办公室人员一定要及时与其它部门的同事进行沟通，还要在工作开展过程中多听取其它部门的相关意见，发现自身工作存在问题的时候要及时加以解决。此外，办公室人员一定不能对其它部门及同事妄加非议，以免引起其它部门同事的反感，造成办公室工作难以得到顺利开展。

办公室人员只有妥善处理与领导、其它部门、其他同事之间的关系，才能保证办公室各项工作得到顺利开展，以此确保高校图书馆的稳定运行。

【参考文献】

[1]周建强.漫议高校图书馆办公室的工作意识[J].科技文献信息管理，2014（04）.

[2]林益富.高校图书馆办公室主任工作职责探讨[J].科技情报开发与经济，2014（03）

[3]张扬，龙斌.地方高校图书馆办公室工作探讨[J].河南图书馆学刊，2012（03）.