信息化条件下档案管理工作改革的途径与方法

信息化条件下档案管理工作改革的途径与方法

陈博

随着信息化技术的快速发展，大数据云计算为档案管理工作带来了前所未有的发展机会，传统的档案管理模式面临新的挑战。适应信息化发展的需要，推进理论创新，改进档案管理模式，提升档案管理人员的专业素质，探索符合信息化特点的档案管理新思路、新方法，以适应信息化条件下档案管理工作的需要。

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随着信息化技术的快速发展，大数据云计算为档案管理工作带来了前所未有的发展机会，传统的档案管理模式面临新的挑战。为适应新的形势，需要树立与信息时代相适应的档案管理工作新理念，以信息化建设推动档案管理工作发展。

档案信息化管理中存在的不足

1.侧重于具体的档案实体管理

现代信息技术在提高管理工作水平中发挥着极其重要的作用，是现代管理工作中不可或缺的工具，档案管理工作若仍停留在“以纸质档案为主”的状态下，仅仅侧重于具体的档案实体管理，则与时代的要求及事业的发展不相适应。

2.信息处理设备软硬件更新不足

由于信息处理设备软硬件的更新不足，档案信息资源的格式相容性不够高，一些电子文件得不到适当处理，导致档案信息资源的流失。数据库建设不够立体，有的仅限于数字化录入和归档，信息资源分散，检索途径单一，势必影响工作效率。

3.档案信息化管理安全隐患

信息时代下，由于计算机网络的开放性、黑客及病毒的威胁，如果不及时提高安全意识，疏于管理，档案的安全保密工作方面就存在一定的安全隐患，如档案数据的丢失、档案资料遭到非法访问等。

4.信息化技术应用能力有所欠缺

档案管理人员尚未全部掌握相关的信息化技术，知识结构有待进一步更新，对信息化技术的应用能力有所欠缺，不利于档案管理工作快速发展。

关于改进措施的建议

档案信息化管理中存在的不足，迫切需要加以改进。如何采取改进措施，以适应信息化条件下档案管理工作的需要，是档案管理人员面对的新课题。以下是关于改进措施的一些建议：

1.积极推进档案管理模式转变

随着社会的发展，档案信息的数据不断增加，规模也越来越大，如果仍然采用传统的档案管理模式，可能无法完全适应当前社会发展的要求。因此，应当采用先进的设备与技术，使档案管理工作朝信息化、现代化、数字化方向发展，推动经济社会发展。档案信息化要求档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心转变。积极推进档案管理模式转变，推进档案管理以手工为主的传统手段，向采用现代化先进技术管理手段过渡。

档案管理工作不能只停留在“以纸质档案为主”的状态，仅仅侧重于具体的档案实体管理。要结合具体需求和信息化发展要求，积极改变传统档案管理方式，将档案管理与电子化、信息化紧密结合，要从档案的形成到归档处理都有效使用电子化、信息化管理。

2.进行信息处理设备软硬件更新

为实现档案管理信息化，需要进行信息处理设备软硬件更新。

建立更为有效的文件档案管理计算机信息系统。改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使其更加适应信息化的需要。着力于档案信息化系统软件功能设计，使档案信息化建设与办公自动化系统相容，丰富检索手段，改善检索效果，档案信息能够迅速自动完成登记、汇编、检索、补充等多项工作。能够建立起相应的管理平台，各个不同科室的档案人员也能够在安全登录相应的用户名之后，进入档案管理计算机信息系统，对于档案信息数据的调用也更加方便，不仅为档案信息的使用提供了更大的便利，还使档案信息使用率得到提高。

在档案存储设备的选用方面，做到及时升级更新，保持硬件设备的适用性和先进性，保障档案的完整性、可靠性、真实性，更加有利于档案管理信息化的实现。

同时，加强行业及部门间的沟通，积极促进实现彼此的资源共享，促进信息化条件下档案管理工作的发展。

通过对信息处理设备软硬件更新，加强电子档案信息系统维护和管理，优化管理过程和管理体系。积极改变原本局部的、封闭的信息资源，转变成为真正意义上的信息化档案管理，达到充分、合理、安全地为档案服务利用，改善了档案管理过程，档案利用率提高，档案管理工作整体效率也进一步提升。

3.档案信息化管理安全保障

遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的原则，强化安全防范过程。

制定落实相应的安全管理守则，切实提高档案管理人员的安全防范意识，增强档案管理人员的安全防护能力，守住档案信息化安全的第一道保护屏障。

注重软硬件日常安全管理，制定实施身份认证、防火墙、数据备份等安全防护制度。管理人员及时通过相应的管理平台，针对所上传的数据来掌握当前设备运行的状态，并且对各项统计数据采用科学的计算方式进行分析，确保分析结果更加精确、客观。在加强软硬件的日常维护管理当中，充分做好数据保护、备份、更新工作，保障软硬件安全运行，消除档案信息化管理安全隐患。

4.提高档案管理人员信息化管理技能

信息化条件下档案管理工作必须与时俱进，需要更新档案管理人员的观念与知识结构，提高档案管理人员信息化管理技能。

档案管理人员需要深厚的档案学基础理论，同时也应当具有多元化的知识结构，增加知识储备，不断积极主动地学习和掌握科学文化和管理等有关知识。

档案管理人员应培养和增强信息化技术的应用能力。更新观念，充实信息化技术知识，提升计算机应用等相关技能，不断增强信息技术应用能力。养成良好的应用习惯，认真学习，积极思考，勇于探索，将信息技术融入档案管理工作等各个环节，在学习和实践中提升信息技术应用能力，为全面推动档案信息化管理奠定坚实基础。

继续坚持对档案管理人员的岗位培训，有计划地选送档案管理人员进行深造，鼓励档案人员参加继续教育，增强信息化管理技能。

继续开展学术交流活动，保持良好的科研氛围，促进档案学术研究与档案业务探讨。档案管理人员应积极探讨档案管理工作，理论指导实践，提高信息化条件下档案管理工作效率。

加强对档案管理人员的培训教育，深化学术交流，使档案管理人员及时掌握档案信息化管理的新规定、新理念、新技能，保持思想理念和管理技能的与时俱进。鼓励档案人员发扬钻研精神、创新精神，加强档案理论研究。同时，档案管理人员应认清自身素质与新形势对档案工作需要的差距，坚持积极探索、学习熟练运用信息化技术，创新更科学、更先进的管理方法，提升信息化条件下档案管理工作水平，为优质高效地完成工作任务奠定坚实的基础。

小结

档案作为人类社会活动的伴生物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。信息化的不断发展，为档案管理工作带来了新的挑战,也带来新的机遇。发现信息化条件下档案管理工作中的不足，正视所存在的问题，充分认识档案信息化管理工作的重要性和迫切性，切实做到积极改进，才能促进档案管理工作的与时俱进，为档案事业的发展提供强有力的支撑和保障。

丁耀琪，朱晔.“档案信息化行政监管系统”研发动因（之一）.中国档案，2016（5）：32—34.

（作者单位：黄河档案馆）