浅析电子平台在设备物资招标采购中的运用

刘 毅, 刘 璐, 钟 卫(中国水利水电第十工程局有限公司，四川成都 610072)

浅析电子平台在设备物资招标采购中的运用

刘 毅, 刘 璐, 钟 卫
(中国水利水电第十工程局有限公司，四川成都 610072)

传统的招标模式，通常是通过报刊、杂志等特定媒介，公开发布招标信息，开标后组织评标会议，评选出中标供应商，这种传统方式至今仍在普遍运用。然而，随着招投标法规与信息化手段的日益融合，运用电子平台进行招标采购，正在逐步替代传统招标方式。文章旨在结合中国水利水电某工程局有限公司的实际运用情况，介绍电子平台及其工作流程，浅析使用过程中可能遇到的问题及解决方案，供相关单位及人员借鉴参考。

1 电子平台简介

1.1 电子平台的定义

设备物资集中采购电子商务平台，简称电子平台，是依据国家招投标法律法规，综合运用互联网、计算机和现代信息技术，集设备物资集中采购、信息公开、供应商和专家库管理等功能于一体的专用商务平台。

1.2 电子平台的研发基础

根据国资委对中央企业集中采购管理工作信息化建设的要求，中国水利水电某工程局有限公司上级股份公司结合行业管理实际开发建设了电子平台。

1.3 系统支持环境要求

在开放的互联网支持下，对电子平台使用者的电脑具有以下要求：WindowXP/vista/win7/win8等的操作系统、Microsoft Office 2003或以上版本文档工作以及IE6.0或以上版本的浏览器。

1.4 电子平台的功能板块

1.4.1 集中采购管理

集中采购管理是电子平台的核心板块，其主要功能覆盖招标采购的全部流程，包括立项、开标、评标等。具体操作中根据请购单位不同，分为股份公司和成员企业层级(成员企业层级内包括成员企业和所属分局)。两个层级操作上相对独立，都有相同的请购、开标、评标、合同管理等操作业务，功能上又相互关联，股份公司负责指导、监督成员企业的采购管理工作。

1.4.2 信息公开

信息公开板块分为在线信息和线下信息公开。在线信息公开即通过电子平台招标的采购项目，招标结束后通过在线信息公开将招标、评标过程和中标结果公示及信息查询。线下信息公开则以电子平台为媒介，将因故未能通过电子平台进行招标的设备物资采购项目，进行公示。

1.4.3 供应商

供应商管理板块主要有3大功能，分别为合格供应商审核、合格供应商查找和供应商评价。此板块集合股份公司和各成员企业的合格供应商资源，统筹管理，有利于准确掌握合格供应商，并能够资源共享、信息互通。

1.4.4 专家库管理

专家库管理功能主要为专家审核入库和评标专家抽调。符合国家法规和股份公司管理制度的专家，经过推荐、审批入库后，其专业特长在电子平台中均可查询，由股份公司和成员企业协调抽取，推荐为各具体采购项目的评标专家。

1.4.5 不同岗位的设定

各层级按照操作人员的岗位不同将角色分为：采购主管、部门主任、分管领导。各岗位操作权限既有交叉覆盖，又有明确的层级跨度。通过权限设定，既保证有效监督，又可防止关键信息泄密。

2 电子平台的搭建需求

2.1 发展需要

中国水利水电某工程局有限公司所属股份公司共有80余家子企业，年度招标采购总额上百亿元。如此巨大的采购量，如继续采用传统的采购方式，既很难避免各成员企业各自为阵，不利于集中管理，又难以解决费时费力且效率低下的矛盾。为此，该股份公司结合国资委的相关要求，于2014年开发了电子平台并投入使用，规定所有成员企业均须通过电子平台进行设备物资集中招标采购工作。

2.2 电子平台的优势

2.2.1 高效性

电子平台的高效性主要体现在其减少纸质文件签署、节约审批流程时间。以招标过程中的立项阶段为，通过电子平台立项，从分局采购主管提出请购申请，到成员企业部门主任同意立项，各岗位人员均使用电脑对本岗位职责范围内的工作进行操作。无需请购单位经办人员多部门奔走即可办理招标信息的立项申请。

相较于传统招标手段中需要大量的纸质审批文件，运用电子平台既保证了审批流程的依法合规，又节省了手续流转的时间，提高了工作效率。特别是请购单位和上级单位不在一处的情况，如果用纸质版签字审批，过程中免不了舟车劳顿，造成不必要的时间损失。而通过电子平台，则可免除上述问题，提高工作效率。

2.2.2 公开、公平、公正(“三公”)

以往的招标采购，虽然可通过相关媒体进行公布，但是其公开面有限，且招标过程无法实时公开化，导致信息公开不够，招标采购过程不透明，加之一些违法违规操作的行为，使招标采购工作容易被质疑。随着电子平台的开发运用，招标工作可接受投标人和社会舆论的事前、事中和事后全程监督。例如在招标公告发布阶段，通过电子平台实时向全社会所有潜在投标人发布信息，既充分实现信息公开，又有效保障招投标的公平性和公正性，避免“暗箱操作”和人为设置壁垒阻碍潜在投标人参与公开竞标的情况。

2.2.3 节约成本

在过去的招标采购过程中，由于没有类似电子平台的手段，企业无法全面有效地对立项审核、过程管控和结果审批等过程实施集中管理，也无法形成企业、项目集中招标采购的规模效益。电子平台将企业内部所有集中采购的招标工作全部纳入统一管理，集中招标，形成规模化优势，增强谈判筹码，节约采购成本。以中国水利水电某工程局有限公司某饮水渠项目为例，运用电子平台，将项目各分部的所有钢材、水泥等主材定期集中招标，杜绝过去各分部以项目为线性工程，供货存在地域性困难为借口，要求各自进行采购的情况，发挥规模优势，保障了钢材、水泥中标价格与当地信息价基本一致，有效节约了采购成本。据统计，通过电子平台招标采购，该项目2014年和2015年设备物资采购节资率分别为4.5 %、6.1 %。

3 电子平台招标操作流程

3.1 请购立项阶段

经公司批准的设备物资采购计划，由项目所属的分局作为请购单位，通过电子平台填报信息，上传相关文件，发起请购申请。

请购申请由分局部门主任和分局分管领导逐级审核后，将流转到成员企业采购主管处。

由成员企业采购主管检查立项信息，核实招标文件、招标公告、评标细则等相关文件，根据采购项目的专业特点，随机抽取相应评标专家后，提交给公司部门主任。公司部门主任审核后，公司采购主管将招标信息通过电子平台向所有潜在投标人发布。

3.2 发出标书阶段

潜在投标人通过电子平台招标公告栏获知招标信息后，点击参加报名的链接，页面跳转至投标报名页面。在上传投标授权资质文件并通过资质审查后，方可下载招标文件。

在澄清截止日期前，投标人对招标文件条款存在异议或疑问的，可通过电子平台向招标人发出澄清请求。招标人通过电子平台对需要澄清的内容向所有投标人作出澄清答复。

3.3 开标、评标

3.3.1 开标

投标截止时间前，公司采购主管根据标书送达的实际情况，在电子平台上实时为投标人在线签到。投标截止后即进行开标。电子平台会生成预先设定好的、与招标文件实质性条款一致的开标一览表。开标工作人员在投标人代表、公司监察人员的监督下，严格按照投标文件进行唱标和记录，在线填写开标信息，并打印纸质版的开标一览表请投标人签字确认。确认的开标一览表扫描件将上传电子平台备案。

3.3.2 清标

清标工作由评标委员会专家根据责任分工进行。负责技术、商务方面的专家根据招标文件中评标细则的设定，将投标文件的详细信息真实客观地反映在电子平台的清标资料中。有需要投标人澄清的，其操作与开标前澄清流程相同，即通过电子平台发送和接受澄清信息。

3.3.3 评标

完成清标后，评标委员会全体专家，根据投标及澄清资料，结合招标文件和评标细则，对各投标人进行公正、客观、独立的评议，并通过电子平台进行打分。

3.3.4 定标

评标委员会综合报价、技术和商务条件的得分，对投标人进行排名，推荐出首选、备选中标人。

3.3.5 中标

通过电子平台，对采购项目和中标人情况进行公示。公示期届满未收到投诉或异议的，招标人向中标人发中标函。

3.4 归档管理

中标函通过电子平台发送，并得到中标人的在线回执后，招标信息即可完成归档。完成归档的采购项目，可通过信息公开板块进行查询。

4 电子平台使用中可能遇到的问题及解决方案

尽管电子平台在招标过程中已显示出高效、公开、公平、公正和节资等突出优势，但在实际运用时，仍可能遇到一些相关问题。

4.1 问题

4.1.1 人员操作不熟悉

电子平台作为新兴的招、投标专业工具，不管是招标人还是投标人，都需要熟悉电子平台操作规程，了解工作流程。否则将出现潜在投标人，通过电子平台获知招标公告，希望参与投标，却不知如何报名，或者是开标后，投标人不了解电子平台的澄清要求，未按时回复等情况，都将可能“坐失良机”，给企业造成不应有的损失。

4.1.2 不能按照平台要求编制评标细则

在传统招标过程中，除重大设备和大宗物资的采购项目外，招标人对评标细则的制定、评标方式的选择都较为粗放，一般在评标细则中评分项目的设定也较模糊，不具有针对性。比如商务条款方面，笼统的设置“企业资质，5分”、“商业信誉，5分”，既没有详细的扣分标准，也无打分级差规定和最低分要求。而电子平台依据国家招投标法律法规，要求在立项阶段即完成评标细则的编制和上传。既面向投标人公开，有利于其投标文件的编制，又要求招标人以此为打分依据。这就为在电子平台使用中必须精准编制评标细则提出了更为严格的要求。

4.1.3 设备和软件问题

作为综合信息和网络技术的电子平台，其对使用者有一定的硬件和软件要求。达不到要求的使用者，就会出现无法运用、参与投标，甚至影响中标的可能。此外，由于信息技术的不断更新，电子平台提供服务所用的软件程序、服务器运行也可能出现相关问题，如因网络原因，有时无法访问电子平台网站，或正在开标过程中，突然出现服务器无法响应等情况，给招标工作造成一定影响。

4.1.4 信息安全问题

各采购项目从立项时请购依据到开标、清标、评标等全程通过电子平台操作，如此完整的商业信息，尽管有利于采购管理的监督和查询，但同时也存在数据流失、商业信息泄露的风险。

4.2 解决方法

4.2.1 通过培训和专人指导熟练操作

为解决熟悉电子平台和熟练操作的问题，股份公司对内部80余家子企业于2014年和2015年先后集中组织和分区域组织过4次专题培训班。培训课程包括电子平台的操作、流程、岗位角色和国家相关法规。经2016年上半年中国电建股份公司采购信息通报，下属所有成员企业均已上线使用电子平台，较熟练地掌握操作规程。

对于投标人，电子平台也设置了专门的操作流程介绍板块，可下载操作流程指导示范文本。该文本可基本满足指导投标人参与投标的需要。

同时，为了便于招标人、投标人对操作疑问的快速反应，电子平台配置了专业的客服人员，全天候在线服务，随时指导操作，解决相关技术难题。

4.2.2 重视评标细则，响应电子平台设定

一是思想上要高度重视评标细则的编制。通过电子平台的硬性设置和强力推行，通过各类会议、培训的宣贯和要求，促使各级招标人在思想上对评标细则予以足够重视。二是在评标方式的选择和分数设定的针对性上力求结合采购项目的实际情况，依照平台要求，尽量细化完善评标细则和评标依据。此外，为了提高评标细则的规范性，电子平台保存了起重设备、路面设备、钢材、水泥等设备物资的评标细则模板。招标人可根据需要选取，并结合自身的实际情况有针对性的修改。

4.2.3 强化硬件和软件的匹配性，确保电子平台的运用

为避免电脑软、硬件不匹配导致无法使用电子平台的问题，建议在硬件上积极响应电子平台官方的要求，并使用正规、正确的软件。电子平台网站和服务器维护，应由专业客服技术人员定期维护，实时提供帮助。

4.2.4 专业团队保证信息安全

电子平台上基本具备采购项目完整的商业信息。对于此类信息技术，关键需要防范的就是数据流失、商业信息泄露的风险。为应对信息技术飞速发展，防止黑客入侵、信息泄露等潜在威胁，股份公司组建了专业信息技术团队，筹建全资控制的专业软件技术公司，构建信息安保防火墙，服务集团各成员企业，作为电子平台运行和维护的保护屏障，确保电子平台招标采购操作的顺畅、安全。

5 结束语

从开发基础的合法依规，流程设置的便捷快速，可以看出电子平台具有的优越性。其运用网络信息手段，利用网络资源，实现在线操作、远程控制和离线澄清等操作，促使招标采购工作与高新技术接轨，大大提升了招标工作的高效性。同时，通过电子平台的全过程接受监督、采购信息公开也让招标采购工作更加的公开、公正、公平。利用电子平台实现规模效益，对企业运营管理，项目成本降低都有着积极意义。虽仍有一些问题需要解决，但瑕不掩瑜，电子平台在今后的工作中仍值得大力推广。

刘毅(1984～)，男，双学士，经济师，从事水电工程建设技术与管理工作；刘璐(1990～)，女，学士，经济师，从事水电工程建设技术与管理工作；钟卫(1971～)，男，学士，经济师，从事水电工程建设技术与管理工作。

[定稿日期]2016-11-18