神华包神铁路公司办公自动化系统设计与开发

2016-04-09 09:58孟海东
四川水泥 2016年10期
关键词:办公自动化办公服务器

闫 丽 孟海东

(1内蒙古科技大学信息工程学院 内蒙古包头 014014 2神华包神铁路有限责任公司 内蒙古包头 014014)

神华包神铁路公司办公自动化系统设计与开发

闫 丽 孟海东

(1内蒙古科技大学信息工程学院 内蒙古包头 014014 2神华包神铁路有限责任公司 内蒙古包头 014014)

包神公司办公自动化项目是包神公司信息化建设的重要组成部分,是提高各单位用户对管理、工作效率、信息资源共享、协同办公的重要平台。通过建立企业的统一办公平台,使单位的业务办理通过系统网络,直接高效的审批和办理,达到对外提升企业形象、对内提高领导科学决策能力,提升整个企业综合管控力。

办公自动化;设计:开发

1 导言

为满足包神公司办公平台的多种功能,采用标准的支撑平台;系统采用 B/S结构,以方便普通用户的使用以及管理人员对系统的维护;支持建立集团、各单位与个人的多级自定义门户,可以更方便的对外发布消息,同时能够快捷的获取信息。

● 建立基于互联网应用的内联外通的企业标准化办公信息平台。

● 实现利用网络来进行日常办公信息审批和行政业务办理。

● 实现神华集团与公司、公司与各单位公文的上传下达、互通互联。

实现企业内部的办公流程化、自动化的需求,并建立电子邮件、Gocom即时通讯系统、手机移动办公系统辅助办公系统。根据包神公司OA办公自动化规划和需求,办公系统本期实施对象为神华包神铁路公司与 9家单位(多经公司、物业公司、工程处、塔韩项目部、新准公司,工务、电务、运输及机务段)。

2 研究内容

2.1 公文配置模块

公文配置模块主要作用有:

1) 维护“数据库类别,默认的类别有发文管理、签报、收文管理、流程定义;

2) 按照单位来建立公文及流程定义库;

3) 设置公文库权限。

2.2 流程定义模块

流程定义主要实现功能:

1) 自定义环节数目,包括“结束环节”;

2) 自定义环节名称,处理人,“是否邮件通知”、“是否短信通知”等环节属性;

2.3 在处理对象产生方式中增加“按角色选人”选项;

1) 设置“驳回到指定环节”;

2) 自定义套打,盖章环节。

2.4 发文模块

发文模块是工作流中的重要部分,主要作用有:

1) 实现拟稿——审核——会签——签发——文件下发整个过程的管控;

2) 应用office软件创建公文,并完整保留公文发布前的修改痕迹,添加文头和加盖公章;

3) 发文环节完成后,可实现发文自动转为发文对象单位收文的功能;

4) 支持在下属各单位进行公司会签以及向下属各单位下发文件等。

2.5 收文模块

收文模块是工作流中的重要部分,主要作用有:

1) 模拟纸制收文单界面;

2) 收文登记;

3) 发文接收,反馈信息反写回发文库;

4) 转发到其它单位;

2.6 办公自动化主要实现的功能

2.6.1 建立内部的通信平台。

搭建公司内部的邮件收发平台,帮助企业内部资源共享、协同工作。

2.6.2 建立信息发布的平台。

在公司内部创建一个信息交流和资源共享的平台,例如公告通知、管理论坛、学习园地,从而使机关以及下属各单位员工对企业内部的管理制度、新闻快讯、通知事宜等及时了解。

2.6.3 实现工作流程的自动化。

通过不同单位、不同专业对办公系统的需求研究分析,在公文流转过程中进行对文件流转状态的动态监控和全程跟踪,实现高效办公。部分程式化的工作都存在相同的工作流程,例如对公文的编辑、文件的收发、对文件进行审批、各类请示、材料汇报等,可以采用流程化办公规范管理,提高单位人员协同工作效率。

2.6.4 实现文档管理的自动化。

根据权限不同,对不同文档进行编辑、保存等具体操作,可实现快速查找功能。办公自动化可以为文档的保存提供便利,方便查找、使用和实现资源的共享。

2.6.5 辅助办公。

帮助实现与日常办公事务相关的诸如开会、用车、用餐、住宿、物资等各项管理工作。

2.6.6 实现分布式办公。

能够实现不同地域、不同单位、不同用户的便捷办公和移动办公。不局限于固定地点的办公和移动办公给日常办公带来了很大的便利。

3 研究方法

3.1 Lotus Domino/Note概述

Lotus Domino/Notes是IBM生产的一种群件。其系列产品具有下列特点:

1) 先进的文档数据库和坚固的电子邮件体系、工作流自动化开发、标准的Web应用服务器等技术优势确立了其在群件应用领域的领导地位。

2) 具有跨平台、高可靠性、高伸缩性、高安全性,易于管理,高效复制和移动计算,开发效率高,支持快速实施。

Lotus Domino/notes是实现和运行办公自动化的平台,是工作流自动化和群件标准,支持Intranet,提供邮件系统,是知识管理系统,提供了完备的知识管理框架,是电子政务的首选平台。

Lotus Domino/notes分为Domino服务器和Notes客户机两部分。

Domino服务器包括:Domino邮件服务器,Domino应用服务器和Domino企业服务器。Domino邮件服务器专门用来提供邮件服务,不能用来提供其它服务。Domino应用服务器提供应用程序服务器,Domino企业服务器功能最强

4 系统总体开发模式

由于系统主要面对员工使用,也要满足系统、数据管理者的管理需求,故采用网络发布的形式向用户提供信息。这样不仅可以使信息阅读者不受到区域限制,也可以保证信息来源具有时效性。系统使用三层B/S结构来开发,即BWD计算结构。

[1]戴春玲.浅谈办公自动化在企业中的作用和条件.中国信息化.2012,(22):11.

TU7

B

1007-6344(2016)10-0053-01

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