探析科技查新关键环节的审核

张静

【摘 要】查新审核是实施查新质量控制的重要措施，不仅仅是对查新报告的审核，而是贯穿于整个查新过程。本文基于查新的流程，提出委托接题阶段审核、文献检索阶段审核、查新报告格式预审查以及查新报告全面审核四个关键审核环节，以保证和提高查新质量。

【关键词】科技查新；查新报告；审核；质量

0 前言

目前，不少查新站的审核模式都是查新员完成查新报告初稿后才找某个审核员审核，认为审核是查新工作的最后一个阶段[1-3]。采取这种模式很大程度上会导致审核工作趋于两极分化，一种是将审核流于形式，审核员只在查新报告格式、文字表达上把把关，根本起不到对报告内容的审核作用，这种形式审核效率高，但会使查新质量受到很大影响；另一种就是将实质性查新审核渗入到查新报告的审核中[4]，审核员对查新员提交的查新报告就查新点、所检数据库、检索词及检索策略、检出文献及相关度、比对结果、综合分析与查新结论重新进行检索核实、纠偏纠错[5]，实质性查新审核虽可以保证查新质量，但会导致查新和审核的效率低下。

为了提高效率保证质量，笔者认为审核员应该从查新的源头开始把关，并将审核渗入到查新全过程中，本文基于查新的流程，提出从四个关键环节把好审核关（见图1）。

图1 查新审核关键环节

1 委托接题阶段审核

查新员接到查新委托书后，首先定好审核员，再与委托方进行沟通交流，以便将委托方填写的科学技术要点和查新点理解透彻。当查新员与委托方面对面交流时，审核员应在旁倾听；如果是电话沟通，查新员应将最后达成的结果转述给审核员听，便于审核员对该查新项目的技术内容、查新点等有较全面深入的了解和把握，做到心中有数。因为查新点是查新员提取检索词、制定检索式以及对比分析判断新颖性的重要依据[6]，必要时审核员要指导查新员对其进行提炼总结，删除无实质性的内容，表述要客观科学，文字要具体明确，条理清楚，把好查新工作的第一关。

2 文献检索阶段审核

当查新员、委托方、审核员三方敲定好查新点后，便进入文献检索阶段。

2.1 文献资源的审核

每个查新站都有本站数据库的模板，通用数据库相对来说是固定的，需要审核的是与查新项目相关的专业数据库以及专利库、标准库等。审核员要依据查新项目的查新点及所属学科领域以及查新范围要求，审核查新员选择的数据库是否恰当，检索年限是否合理；如果是产品类查新，还要审核是否选择了互联网的补充检索。

2.2 检索策略的审核

检索策略包括检索词的选取以及检索式的构建，检索词应从查新点、研究内容及查新项目名称中去筛选、提炼，并补充同义词、外来词、缩写词等，针对检索词进行不同的组配，确定相应的检索式。如果检出的文献太多但相关度不高，或者太少不能反映该领域同类研究全貌，查新员要及时向审核员汇报，这时审核员就要检查检索式是否规范并符合逻辑，是否能够反映查新点的全部内容或部分内容，必要时再和委托方进行沟通，通过补充检索词、调整检索式等办法重新检索，直到检出较满意的结果，最终的检索式是在检索过程中根据检索出的文献与查新点是否相符、相关不断进行调整确定的，因此该环节的审核是一个动态的审核过程。

2.3 检索结果的审核

这里所说的检索结果不是指所有的检出文献，而是指查新员从检出文献中挑选的要列入查新报告中的密切相关文献或具有代表性的主要相关文献，审核员要仔细阅读每一篇文献的“相关内容”，判断是否与查新点具有可比性。不少查新员将文献的摘要原封不动地列入相关内容，其实相关内容有时不等同于摘要，需要对摘要部分进行加工，审核时要求查新员去掉综合性描述以及与查新点无关的语句，并从全文中摘录可以对比的核心内容补充进去。

3 查新报告格式预审查

查新报告作为查新鉴定性技术文件，是查新与审核的集中体现，查新报告细节上的缺陷往往会影响到查新报告的总体质量，影响到公证文件的严肃性[6]。鉴于此，笔者提出查新员完成查新报告初稿后，将初稿交给事先指定的资深查新员进行格式预审查。

教育部科技发展中心已于2013年4月25日正式颁发了《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》（以下简称新《规范》）。新《规范》对查新报告中各部分内容进行了系统、详细的规范[7]。资深查新员主要审查查新报告的格式是否采用新《规范》规定的统一格式，包括查新报告各项内容的撰写格式以及错别字等，另外要查看查新报告封页中项目名称、委托人、委托日期以及报告正文中的查新项目名称、查新目的、查新范围要求是否和查新委托书上的内容一致，查看检索结果中列出的相关文献题录是否按照“GB/T7714-2005文后参考文献著录规则”的规定撰写。除此之外，我们还发现由于查新员的粗心笔误而导致报告中出现以下问题：封面、结论以及申明这三处的完成日期不一致；检索式中出现的检索词未在检索词一栏中列出；数据库检索日期在完成日期之后；检索结果中实际列出的相关文献篇数和陈述的篇数不一致；漏写学位论文的出版地；委托方发表的文献未在检索结果归纳部分加以说明等等。这些细节问题除了提醒查新员自查纠错外，是否还有没发现的错误就需要资深查新员把关了。

4 查新报告全面审核

查新报告经过格式预审查，返回给查新员修正错误后，再将报告交予审核员进行全面审核，由于审核员前期已经对查新点、文献资源、检索策略以及相关文献的可比性等做了大量的审核工作，这时主要着眼于查新报告总体上的完整性以及查新结论的客观性和公正性，查看检出的文献是否按照与查新点的相关度等进行排列，对于多个查新点的项目是否按照查新点顺序排列[3]；查新结论是查新报告的最终评述，也是核心部分，是评审专家对项目审定和成果鉴定时的必读部分和决策依据之一，审核时要特别注意是否分别对应每个查新点结合相关文献逐一进行对比分析，并对查新点的新颖性作出判断，所有表述要以相关文献内容为依据，采用客观、公正、准确、清晰的描述语句，不能有主观性描述。

5 结语

综上所述，审核员参与到从查新委托、文献检索和报告撰写的整个过程中，并由资深查新员对查新报告的撰写格式预把关后，再由审核员对查新报告进行全面审核，不仅提高查新和审核效率，而且保证了查新质量。

【参考文献】

[1]朱玉奴，马景娣，缪家鼎，等.高校科技查新工作的创新发展路径研究[J].图书馆工作与研究，2013（8）：60-64.

[2]赵霞，张卓群，王春莉.区域科技查新协同服务模式的实践[J].图书馆学研究，2012，19：47-49，77.

[3]黄瑞敏.科技查新审核工作规律探析[J].现代情报，2011，31（9）：140-144.

[4]张曼玲，王月杰.科技查新审核模式研究[J].图书馆建设，2009（6）：55-57，61.

[5]杜娟.查新报告实质性审核必要性及其实证研究[J].图书馆学研究，2010，24：63-66，16.

[6]薛柳.科技查新审核工作探讨[J].情报探索，2011，09：82-86.

[7]杜璟，左文革，王超，等.《教育部科技查新工作站查新报告撰写规范》分析比较研究[J].图书情报工作，2013，57（16）：81-85.

[责任编辑：王楠]