关于高校图书馆档案管理模式的思考

王霞

【摘 要】在高校，图书馆档案为学校的科研、教学提供了相关的资源支持，因此针对图书馆档案的管理也是图书馆内工作的重要部分。笔者就现阶段高等院校图书馆内档案管理的模式、作用、存在的问题和解决方案等进行了简要的分析，力求对该类管理存在的问题有充分的认识，进而使高校图书馆工作者的档案意识得到强化。

【关键词】高校；图书馆档案；管理；思考

作为文献资源的一种，在高校，图书馆档案是重要的财富。图书馆档案种类繁多，如图书馆财产档案、经费档案、人事档案、文献采购档案、借阅档案、文件档案、文献典藏档案、读者档案、重点课题和学科跟踪档案、情报交流档案等。它是针对图书馆史的系统、真实、全面的记录，其信息的传播功能和利用价值都很强。因此，管理好图书馆档案非常重要。

1 图书馆档案管理的重要性与常见模式

1.1 图书馆档案管理的重要性及意义

1.1.1 为领导决策和图书馆建设提供足够依据

在工作和活动的开展中，图书馆内的档案资料也在不断充实、丰富，而全面、完善的该类资料能够为领导提供足量的数据和信息。通过对资料进行细致分析，可以得出规律性结论，以便为图书馆领导利用信息决策提供充足的依据，进而使图书馆的发展方向更加明确。

1.1.2 作为评估依据，促进图书馆管理水平的提升

图书馆档案，囊括了下发的各类文件、单位内部的报告、请示、计划、总结、规划、藏品的目录、规章制度、统计报表、交流资源等，针对单位内每一阶段的重要活动能进行系统全面的记录，是领导考核图书馆工作状况的评估依据。

1.1.3 为教学与科研提供资料

图书馆内的档案，因其特殊性，确保了对学生、教务工作人员等借阅图书和杂志的内容、层次、数量等方面的资料记载真实可靠，一定程度上能为科研的定位与决策和教师的教学工作开展提供参考。

1.2 图书馆档案管理的常见模式

1.2.1 集中和分散结合的模式

对日常档案，如财产、经费、文件、经费档案等集中管控，安排专人负责；图书馆内的业务档案，由每个业务部门分散管理，如情报交流档案交给信息情报部门，文献典藏档案由典藏流通部进行管理等。

1.2.2 电子档案和纸质档案并存的模式

纸质档案的管理，受条件影响大，对温度、防虫、通风等，都有一定要求。诸多现代化设备的采用，可以将纸质档案变成磁盘形式，这也克服了纸质档案管理的缺陷。但是，电子档案也有着诸多不足，其强烈的可变性，体现在通过计算机修改、复制档案不留痕迹上，这会使得他人怀疑档案的原始性。其次，档案管理系统容易被计算机病毒、电脑黑客等攻击。最后，计算机更新速度快，对管理人员的知识更新也有着较高的要求。

1.2.3 计算机辅助模式

传统档案管理，手工立卷容易出错且操作麻烦，难以满足现今时代的管理需求，计算机辅助模式便应运而生。该模式的主要方法是计算机操作，主要工作内容是档案信息的共享。网络技术的推广，使档案的管理由封闭变得开放，信息的共享化程度日益提高，也完成了诸多传统的管理模式下难以完成的工作任务。

2 档案管理存在的问题

2.1 档案意识薄弱

由于针对档案管理方面的认识存在偏差，很多图书馆工作者对图书馆档案管理的重要性认识不足，片面认为档案工作与自己关系不大，是每个学院内档案室的任务，缺乏对档案资料搜集查找的积极性。

2.2 制度不够健全

由于图书馆工作者缺乏档案意识，很多图书馆未重视档案的管理，这使得该管理不规范，个别甚至出现了严重的混乱状况。有一部分档案，缺档、断档，还有一部分应该立卷的档案没有完成立卷，完整性和系统性不足。同时，很多档案没有进行标引、分类、排列、编目，档案资源难以成为体系，利用率低。

2.3 人员缺乏

很多图书馆内，专门负责档案管理的人员存在缺乏，往往由其他人员兼任档案管理职务。而这些人员，工作范围常常局限在保管、登记、收藏之类的简单管理工作，很少顾及档案的网络化等现代化管理。这使得档案的管理难以满足时代需求。而且，档案管理没有完整而健全的组织机构，岗位职责范围不清晰、责任难以落实到位以及经常更换兼职档案工作者，使得档案工作处于被动状态。

2.4 现代化进程缓慢

现如今，高校的图书馆已经具备了很高的现代化程度，在馆内有自动化集成系统，有本校的局域网，并且连通了校园网，让图书馆网络资源得以有效利用。而档案管理方面，设备条件落后，基础设施不足，技术手段缺乏，这不利于图书馆内档案管理的现代化进程发展。

3 图书馆档案管理模式的创新

3.1 增强档案意识，创新档案管理制度

图书馆工作人员，需要将图书馆的档案管理工作从思想上引起高度重视。与丰富的图书资料一样，图书馆档案本身即是珍贵的资源。同时，要结合该馆档案资源的实际情况，根据国家相关法律法规，不断对档案管理的制度进行完善和创新。针对档案的整理、收集、保管、鉴定、编研、设计、检索、利用8个环节制定相关规定，是图书馆档案管理正常进行的基础。

某图书馆针对档案管理非常重视，建立了三级管理体系。第一级，领导主抓档案体系的建设，在财力与物力方面给予支持。第二级，选派专职档案员，对全馆的档案进行系统管理。第三级，在图书馆内，每个部门分设独立的、兼职的档案工作人员，及时提交归档材料。三级管理体系的建立保证了档案管理工作的顺利进行。

3.2 借助信息技术提高工作者业务水平

如今，信息技术逐年发展，档案的管理也因此日趋现代化。图书馆内，在档案管理方面，原有的思想和体系势必会受到冲击。对此，管理人员要明确，信息技术不能取代人工管理，恰恰相反，档案管理者在信息的导航方面作用更加重要。信息技术的逐年推广与应用，提高了档案管理的效率，也使资源更容易实现共享，档案管理变得更加方便快捷。

某高校为了让图书档案的管理更加方便，在最新的图书档案整理入库时，根据其年份、作者及类别等信息，使用计算机辅助技术针对最新的图书档案进行详细的编目，再将数据进行打印，并制作相应RFID标签。然后，将打印好的数据写入RFID标签中，打印RFID标签，最后将标签贴在每一个图书档案上。这样便于读者阅读，同时，将整理好的数据导入数据库，以方便信息的检索及调用。

还有一所高校，针对该校具体情况挑选了档案管理软件。该软件的信息储存与统计系统、信息备份功能等，方便了图书档案的储存与保管。

只有将信息技术与传统方式有机结合，才能使提供的服务更加优质。正因为此，在如今的网络环境下，档案管理人员要积极提升自己的工作技能，从而提高管理的效率。

4 结语

现如今，随着科学技术的发展，档案的管理模式也日趋多样化，并逐步由纸质档案过渡到电子档案管理。这就需要档案管理人员加强自身，积极参与培训提高自己的业务水平，从而提升高校内图书馆的档案管理效果。

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[责任编辑：汤静]