浅谈企业《管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》编审工作的几点体会

毕建伟

2012年12月17日，国家档案局以10号令的形式颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限表规定》（以下简称“10号令”）。2014—2015年，河北省档案局组织各企业编报《企业管理类文件材料归档范围和档案保管期限表》（以下简称《保管期限表》）。笔者结合本企业有关工作的开展情况，谈谈《保管期限表》编审工作中的几点体会，供大家在工作中参考。

一、周密组织，明确职责

《保管期限表》是开展档案工作的重要基础，对于提高档案资源质量具有重要意义。要顺利完成《保管期限表》编审工作，应首先在工作部署和组织方面下功夫。

（一）要建立编审工作机构。为做好《保管期限表》的编制工作，企业应成立相应的领导小组或委员会，以保证工作的推进和落实。领导小组或委员会应由分管档案工作的企业领导担任组长、档案部门负责人担任副组长，成员应包括企业各部门负责人，这样有利于编审工作过程中遇到问题的协调和沟通。领导小组还应设立办公室，吸纳各部门兼职档案人员参加，具体负责《保管期限表》的编制、宣贯等工作。

（二）要制定详细的工作计划。编制《保管期限表》是一项系统性强、周期性长、标准要求高的工作，不可能一蹴而就，应该制定科学合理的工作计划。计划中应包括各部门责任分工、工作时限、质量要求等，并以企业红头文件形式印发。

二、细化要求，加强指导

10号令只提供了《保管期限表》的编制依据，对编制工作进行了原则性规定，在实际工作中，需要结合企业实际，进一步细化要求，加强指导。

（一）要加强职能分析和调研。《保管期限表》作为一套规范企业重要活动记录保存的文件，编制工作开始前，应以企业经营活动为依据，进行详细的调研研究，摸清本企业研发、生产、服务、经营和管理等方面的职能，进行一次系统梳理，科学分析，争取不漏掉任何环节，尽可能做到齐全完整。同时，应注意各部门职能的界定，尽量避免职能重复，以更利于今后文件材料的收集、整理。

（二）要加强培训和指导。《保管期限表》编制工作需要在掌握10号令有关要求和科学的编制方法、步骤基础上展开，这就需要在编制工作展开前，通过集中组织专题培训会、研讨会等形式，对10号令各项条款及编制工作的方法、步骤和编制过程中容易出现的问题进行权威地、详细地讲解和指导，并统一配发有关指导书籍和材料，供大家学习、参考。另外，还可以利用现代化信息手段，建立专门的QQ交流群、微信交流群，便于专兼职档案员对实际操作过程中遇到的问题进行实时沟通、交流。

（三）要提出统一明确要求。在编制过程中，要明确如下要求：要充分结合本企业档案分类方案，突出企业规模、经营管理方式和特色，将10号令与贯彻《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）相结合。对在各项职能工作中形成的、具有保存价值的文件、材料，进行细致的梳理鉴定，内容上辐射本企业各级各部门，范围上按照产权归属的要求做到横向到底、纵向到边，不遗漏一个部门、一个基层单位，正确界定归档范围和所属门类，做到应归尽归；要结合企业实际，尽可能对《保管期限表》进行细化，提高操作性；要依据相关规定，同步编制企业产品生产和服务业务、科研开发、基本建设、设备仪器、会计、干部与职工人事等门类材料归档范围和档案保管期限表。

三、示范带动，有序推进

对于一个企业，《保管期限表》应统一样式，在编制过程中，可先从一个部门入手，进行认真分析、编制、审核，建立模板，然后充分发挥示范带动作用，以点带面，全面铺开。这样，不仅解决了各部门无从下手的难题，也统一了标准和模式，为下一步审核工作顺利进行奠定了基础。具体可按照如下步骤进行：

第一步缕清各部门职责和所产生的文件材料类型。企业的每个部门都承载着企业经营活动的相应职能，每项职能下都会产生一系列文件材料。因此，要结合各部门职责认真分析所产生的文件材料类型。另外，还要注意统筹考虑常设机构与临时机构所产生的文件材料。这一步是编制《保管期限表》的基础性工作，

第二步由综合档案员结合缕清的各部门职责，将10号令附件中的《企业管理类档案保管期限表》逐项分解到各部门，确保不缺项、不漏项，并形成各部门初步的《保管期限表》（以下简称“初表”）。应注意的是，当遇到部门职能有交叉时，要做好沟通协调，以保证有关文件材料的有序衔接。

第三步从办公室（或行政部）入手，编制部门《保管期限表》。为便于各部门参考，可在表中增加备注列，用于标注“通用项”和“非通用项”字样，其中，“通用项”是各部门都涉及的，应尽量参考保留，“非通用项”是各部门特有的，需要结合各自职责，替换成本部门的文件材料；增加10号令对应的序号列，这有利于核对最终合并在一起的《保管期限表》所列项目是否全面。

第四步将办公室（或行政部）编制好的《保管期限表》作为模板，分发给各部门，各兼职档案员结合本部门职责和初表，基于模板编制本部门的《保管期限表》，充分征求本部门其他人员意见并修改，由部门主要负责人签字同意后，报档案管理部门。期间，综合档案员要及时做好指导和综合协调。

第五步档案管理部门将各部门的《保管期限表》汇总、统一，并与10号令逐项进行对照、修改，形成整个企业的《保管期限表》。期间，综合档案员需要与兼职档案员进行反复沟通和协商，防止出现重复和漏项。

第六步逐级履行报批程序。按照10号令有关规定，中央管理的企业总部的《保管期限表》需要报国家档案局同意后执行，地方国有企业总部的《保管期限表》需要报同级档案行政管理部门同意后执行。

四、注重宣贯，动态管理

经档案行政管理部门或上级企业审查通过的《保管期限表》，应以红头文件形式下发到各部门或下属单位实施，同时要注意做好宣贯和动态管理。

（一）加强培训和宣贯。为了保证《保管期限表》落到实处，企业应当通过召开会议、培训或座谈会等形式，就有关内容进行详细宣讲，提高大家尤其是兼职档案员的重视和认知程度。

（二）制定实施细则。对《保管期限表》范围内的文件材料归档工作进行细化，形成实施细则，将责任具体分解到每个部门、每个岗位，以提高文件材料的归档率。

（三）适时进行修订。10号令第十七条规定“企业资本结构或主营业务发生较大变化时，应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表”。因为企业股权结构、经营管理活动、机构设置等变化，势必导致文件材料发生变化。因此，当企业资本结构、生产规模或主营业务范围发生重大变化时，都应及时组织对《保管期限表》进行修订。这种修订可以是局部的，但应重新履行报批程序。

总之，《保管期限表》的编制、宣贯、修订工作将贯穿企业发展、改革、变迁的各个重要时期，需要广大档案工作者不懈坚持、始终如一地做好相关工作，才能为档案鉴定和档案管理提供充分可靠的依据和标准，对国家档案的积累和档案事业发展发挥重要的作用。

（作者单位：河北交通投资集团公司）